Guía

Departamento de ventas desde cero: cómo crear paso a paso

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 26 julio 2021
Última actualización en 7 junio 2022

El departamento de ventas es aquel que impulsa la comercialización de productos y servicios de una empresa. Conocer su estructura, organización y metodologías de gestión es fundamental para el éxito en el mercado.

En este artículo te explicaremos:

  • ¿Qué es el departamento de ventas?
  • ¿Por qué es importante organizar el departamento de ventas?
  • ¿Cuáles son las funciones del departamento de ventas?
  • ¿Cómo hacer un departamento de ventas?

¿Empezamos?

¿Qué es el departamento de ventas?

El departamento de ventas es el área encargada de comercializar los productos y servicios de una empresa. Su objetivo es atraer, nutrir y convertir leads en clientes. Una vez que esto se logra, pasan a invertir en la retención de clientes.

En un departamento de ventas, los líderes se dedican a la orientación, capacitación y tutoría de sus empleados, con el fin de que estén mejor capacitados para realizar su trabajo. También crean una estrategia comercial, establecen objetivos de ventas para el equipo y establecen cuotas de ventas individuales para impulsar la productividad.

Además, es parte de la rutina del departamento de ventas analizar datos sobre el número de oportunidades generadas y convertidas, pronósticos de ventas para los próximos meses, tendencias de consumo y cambios en el comportamiento del consumidor.

Aprende más sobre el tema: Administración del departamento de ventas: 4 funciones clave.

¿Por qué es importante organizar el departamento de ventas?

Organizar el departamento de ventas es importante para optimizar el flujo de trabajo, aumentar la tasa de cierre de tratos y escalar tus operaciones de forma segura. ¡Mira los datos que comprueban esto!

1. Optimizar el flujo de trabajo

Según una nota publicada en Forbes, los vendedores dedican alrededor del 65% de su tiempo de trabajo a actividades que no generan ingresos. Organizar el departamento de ventas te permite diseñar un flujo de trabajo que sea más eficiente, ya que las tareas repetitivas y las distracciones se eliminarán de la rutina.

2. Aumentar la tasa de cierre de tratos

Un estudio reciente reveló que el porcentaje de vendedores que alcanzan sus cuotas se ha reducido de 63% a 53% en los últimos seis años. Esta elevada cifra revela la importancia de organizar el departamento de ventas para que los representantes se dediquen a lo que hacen de mejor: vender.

3. Escalar las operaciones de forma segura

De acuerdo con el Informe de Tendencias en Ventas 2021 de Zendesk, casi el 40% de las Pymes considera prioritario escalar sus operaciones de manera eficiente. Sin organizar el departamento de ventas, corre el riesgo de perder tiempo y dinero en procesos que podrían ser más simples y claros.

¿Cuáles son las funciones del departamento de ventas?

Las funciones de un departamento de ventas varían de una empresa a otra. Sin embargo, algunos puestos de trabajo son comunes en organizaciones de todas las industrias, sin importar su tamaño.

Son ellas: líder de ventas, representante de ventas inbound, representante de ventas outbound, business development representative (BDR), sales development representative, ejecutivo de cuentas, gerente de cuentas, gestor de cuentas clave y sales enablement representative.

1. Líder de ventas

El líder de ventas es la persona que lleva el equipo de fuerza de ventas al éxito. Está encargado de la gestión de recursos, del establecimiento de metas, de la supervisión del rendimiento y de la motivación del equipo en el día a día.

Lee: 5 características de un líder empresarial exitoso.

2. Representante de ventas inbound

El representante de ventas inbound es la persona que se ocupa de satisfacer las necesidades del consumidor. Sus responsabilidades incluyen mantener un registro de leads, programar citas con prospectos y responder llamadas o consultas.

Lee: ¿Qué es inbound sales?

3. Representante de ventas outbound

El representante de ventas outbound es la persona que contacta al cliente antes de que éste exprese un interés explícito en los productos o servicios de la empresa. Sus atribuciones incluyen prospectar en frío y generar una primera impresión positiva de la empresa, además de responder a consultas y dudas sobre los productos.

Lee: Prospectar en frío: 5 tips para conquistar clientes.

4. Business Development Representative (BDR)

El Business Development Representative es la persona que se ocupa de generar nuevas oportunidades para el negocio. Muchas veces, es responsable por iniciar contacto con prospectos y llenar el embudo de ventas del equipo con oportunidades prometedoras.

Lee: Guía actualizada: Cómo hacer una generación de prospectos.

5. Sales Development Representative (SDR) 

El Sales Development Representative es la persona dedicada a calificar los leads y hacer búsquedas sobre los clientes potenciales para asegurarse de que estén interesados ​​en tus productos y servicios.

Lee: Estudio de clientes: guía de primeros pasos.

6. Ejecutivo de cuentas

El ejecutivo de cuentas es la persona encargada de administrar los asuntos diarios y garantizar la satisfacción del cliente. Es alguien que sabe negociar muy bien y que tiene una alta capacidad analítica, además de facilidad con números y cálculos.

7. Gerente de cuentas

El gerente de cuentas es la persona que se ocupa de gestionar la cartera de clientes y asegurar relaciones duraderas. Su objetivo es hacer los clientes contentos y mantenerlos leales a tu marca, además de renovar los contratos.

8. Gerente de cuentas clave

El gerente de cuentas claves es la persona que se dedica a crear y mantener relaciones clave con cuentas de alto valor. En otras palabras, es el profesional responsable por tratar con clientes que representan la mayor fuente de ingresos de la empresa.

9. Sales Enablement Representative

El sales enablement representative es la persona que busca proporcionar los recursos, herramientas, entrenamiento y materiales necesarios para que la fuerza de ventas tenga éxito.

¿Cómo hacer un departamento de ventas?

Si deseas aprender cómo hacer un departamento de ventas, te recomendamos empezar por los pilares: establecer un método, diseñar el organigrama del equipo, definir metas e invertir en un software CRM. Descubre los detalles de cada paso a continuación.

1. Establece un método para desarrollar la estructura del departamento de ventas

El primer paso para entender cómo crear un departamento de ventas es definir las características del proceso de ventas de tu empresa y cómo se llevará a cabo. Para hacerlo, responde las siguientes preguntas:

  • ¿Qué tan complejas son las negociaciones con tus clientes?
  • ¿Los representantes se reunirán personalmente con los clientes?
  • ¿Las etapas de prospección, venta y postventa podrán llevarse a cabo de manera remota?
  • ¿Habrá participación de intermediarios comerciales en el proceso de ventas?

Definir estos aspectos te permitirá elegir un modelo de ventas adecuado para tu negocio y evitará que más adelante tengas que reestructurar las estrategias y la organización del departamento de ventas. Los dos modelos más comunes son:

1.1 Field sales

Field sales se refiere a la venta de productos o servicios de manera externa – es decir, los vendedores tienen contacto directo con los clientes. Este modelo representa la forma más tradicional de venta: cara a cara. Por lo general se aplica en ventas complejas, en las que los equipos comerciales se reúnen potenciales y mantienen relaciones con los clientes de manera personal.

1.2 Inside sales

Inside sales se lleva a cabo dentro de la propia empresa de manera remota. Los representantes prospectan, nutren y convierten a los clientes potenciales en clientes de la marca usando herramientas como teléfono, correo electrónico, redes sociales y aplicaciones de mensajería.

Este modelo de ventas ha ganado mucho espacio en los últimos años. De hecho, el 78% de los vendedores dice que han contribuido a agilizar y facilitar los procesos de negociación.

Si quieres saber más sobre ambos modelos y descubrir cuál es el más adecuado para ti, lee: Qué es inside sales: significado, funcionamiento y diferencias con las field sales.

2. Define el organigrama del departamento de ventas

Una de las claves para entender cómo crear un departamento de ventas es definir un organigrama. Existen algunos puestos y funciones esenciales que no puedes dejar por fuera de la organización del departamento de ventas en tu negocio:

2.1 Director Comercial

El director comercial es el profesional responsable de realizar estudios de mercado y llevar a cabo adecuadamente la estrategia de ventas de una empresa. Su función principal es liderar al equipo comercial y trabajar en conjunto con el área de marketing para planificar la divulgación de productos y servicios; y de atención al cliente, para ofrecer información adecuada y responder ante cualquier duda o problema antes o después de la venta. 

2.2 Gerente Comercial

El gerente comercial es fundamental para el desarrollo del departamento de ventas, puesto que es responsable de llevar a cabo la gestión comercial. Entre sus funciones se encuentran: planificar estrategias de ventas junto con el Director Comercial, realizar entrenamientos del equipo y garantizar que los objetivos pactados se cumplan.

¿Quieres saber más? Aprende todas las funciones del Gerente Comercial y el perfil que necesita un profesional para ocupar el cargo.

2.3 Analista de Inteligencia Comercial

El analista de inteligencia comercial se encarga de realizar análisis, proyecciones y estudios de tendencias de mercado. Debe reunir datos para sustentar el buen funcionamiento de las estrategias.

2.4 Ejecutivo Comercial

El ejecutivo comercial tiene como objetivo calificar y nutrir leads, además de prospectar nuevos clientes y buscar oportunidades de negocios. 

2.5 Representante de Ventas

Dentro de la estructura del departamento de ventas, el representante es el profesional que se encarga de contactar a los clientes potenciales y llevar a cabo las ventas.

2.6 Analista Comercial

El analista comercial se encarga de realizar tareas administrativas, como registros y ejecución de pedidos, atención al cliente y seguimiento postventa.

3. Define metas, desafíos y aprende a planificar

Desarrollar una visión analítica y estratégica del departamento comercial es clave para entender cómo crearlo. Esa capacidad de planificación te ayudará a evitar, identificar y resolver problemas con agilidad. 

Algunos aspectos básicos para el desarrollo del departamento de ventas son:

  • definir metas claras, específicas y medibles – para hacerlo puedes aplicar el método SMART para crear objetivos específicos, medibles, alcanzables, realistas y dentro de un tiempo determinado.

4. Invierte en un software de ventas

Invertir en tecnología especializada es recomendable cuando piensas en cómo crear un departamento de ventas en tu empresa. Un software de ventas te permite almacenar y monitorear toda la información de tus clientes de una manera organizada y fomentar el desarrollo de forma eficiente.

De este modo, podrás personalizar la comunicación y crear acciones de acuerdo con la etapa del proceso de ventas en la que se encuentre cada cliente.

Conoce más sobre el viaje del cliente y cómo seguirlo para cerrar más tratos.

Desarrolla tu departamento de ventas con Zendesk

Ahora que ya sabes cómo crear un departamento de ventas, llegó la hora de conocer la herramienta que te ayuda a mejorar la productividad y los procesos de tu equipo comercial.

La solución completa de ventas de Zendesk te permite:

  • Reunir todos los datos de los clientes en un único lugar;
  • Mejorar la visibilidad del pipeline de ventas;
  • Segmentar y filtrar tus clientes potenciales con listas inteligentes;
  • Obtener informes y análisis automáticos de las principales métricas;
  • Maximizar la productividad de los vendedores.

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