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Software de ventas desde cero: guía para iniciantes

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 2 diciembre 2021
Última actualización en 7 junio 2022

El software de ventas es una herramienta que ayuda a las empresas a gestionar los procesos de negocio de un extremo a otro. Desde administrar el embudo de ventas hasta monitorear el desempeño de los representantes, el software de ventas es un gran aliado para hacer que tu equipo sea más productivo y rentable.

En este artículo aprenderás:

  • ¿Qué es el software para ventas?;
  • Software de ventas y facturación;
  • Software de ventas y stock;
  • Software de ventas y marketing;
  • ¿Cuál es la utilidad general de los softwares para el departamento de ventas?;
  • ¿Por qué tener un software de ventas y facturación?;
  • ¿Por qué tener un software de ventas y stock?;
  • ¿Por qué tener un software de ventas y marketing?;
  • ¿Qué softwares y aplicaciones existen para el control y seguimiento de ventas?

¡Adelante!

¿Qué es el software para ventas?

Un software de ventas es una herramienta que facilita la gestión del departamento comercial. También conocido como CRM, captura automáticamente información sobre tus leads y clientes, a la que tu equipo de ventas puede acceder, analizar y actuar en consecuencia.

El software de ventas guarda todas las interacciones entre un representante de ventas y un cliente potencial o actual: cada correo electrónico, llamada, mensaje o demostración.

También se puede utilizar el software de ventas para tomar notas sobre las preferencias del cliente, programar reuniones y recordar a los representantes que envíen correos electrónicos de follow-up.

En resumen, el software de ventas simplifica el proceso de nutrir clientes potenciales y mantener relaciones duraderas con los clientes existentes.

Lee también: Software de CRM de ventas: ¿qué es y para qué sirve?

Software de ventas y facturación

Un software de ventas y facturación es una herramienta que te permite gestionar todos los aspectos financieros del departamento comercial, incluyendo:

  • Pronóstico de ventas;
  • volumen de ventas en un período determinado;
  • creación y envío de facturas personalizadas, recibos de ventas y presupuestos;
  • seguimiento de ventas, gastos y ganancias;
  • control y administración de impuestos o tarifas;
  • transacciones en varias monedas;
  • creación de órdenes de compra;

  • configuración de pagos recurrentes para ahorrar tiempo;
  • configuración de recordatorios de retraso para que los pagos se cobren automáticamente.

Si quieres aprender más sobre el papel de un software de ventas y facturación, quizás te interese leer: Administración de compras y ventas: ¿cómo mejorar hoy?

Software de ventas y stock

Un software de ventas y stock es una herramienta que te permite ver problemas y oportunidades en la gestión de tu cartera de productos o servicios. Entre las principales funciones que debes buscar en dicho software se encuentran:

  • Seguimiento de inventario en tiempo real;
  • valor de inventario en tiempo real;
  • puntos de venta que deben reabastecerse;
  • alertas de stock bajo;
  • gestión de compra y venta de insumos;
  • número ilimitado de clientes, productos, servicios y códigos de seguimiento.

¿Te interesas por un software de ventas y stock? Lee: Sistema de control de ventas: ¿qué es y para qué sirve?

Software de ventas y marketing

Un software de ventas y marketing es una herramienta que centraliza los esfuerzos de atracción, nutrición y conversión de clientes en una única plataforma, compartida entre los profesionales de la comunicación y los representantes de ventas.

Es una excelente medida para asegurar que las personas atraídas por los esfuerzos de marketing estén alineadas con el perfil trazado en la estrategia comercial de la empresa.

¿Cuál es la utilidad general de los softwares para el departamento de ventas?

Mencionamos que los softwares para el departamento de ventas simplifican el proceso de nutrir clientes potenciales y mantener relaciones duraderas con los clientes existentes. Sin embargo, ¿qué debe tener un software de ventas para lograr esto? ¿Cuáles son los sistemas utilizados en la gestión de ventas?

Las utilidades que debe tener un software de ventas son:

  • Gestión de contactos: dado que el software de ventas puede salvar todos los datos e información pertinente de los clientes en una base de datos, así como las interacciones con ellos. Esto genera un perfil integrado y completo del cliente, lo cual ayuda a que los agentes puedan entenderlos mejor y, por tanto, ofrecer una atención mucho más personalizada y valiosa. 

  • Gestión de leads, a través de lo cual el software de ventas o CRM es capaz de capturar información y detalles importantes de los leads a partir de múltiples canales. La gestión de leads permite que categorices a tus leads correctamente y que no pierdas de vista a ninguno.

  • Gestión del pipeline de ventas, es decir, el ciclo de ventas. Un software de ventas te permite ver de comienzo a fin todo el proceso e identificar exactamente en qué etapa se encuentra un cliente. Esta información brinda la oportunidad de realizar acciones específicas y dirigidas al avance del proceso.

  • Automatización de los flujos de trabajo: quizás una de las herramientas más importantes de estos softwares para el departamento de ventas, pues ofrece la posibilidad de automatizar procesos y tareas que, de otra manera, los agentes tendrían que hacer. Esto aumenta la productividad y permite que el equipo de ventas se concentre en aquello que realmente requiere de su atención.

  • Reportes y analíticas, pues el software de ventas registra métricas e información sobre rentabilidad, conversiones, retención de clientes, entre otras cosas. Con esto, los agentes son capaces de analizar los resultados de todas las operaciones relacionadas con ventas, de manera que se puedan corregir aquellos aspectos donde hace falta e impulsar aún más las ventas.

A la hora de hablar sobre cuáles son los sistemas utilizados en la gestión de ventas, existen muchos más. Dependiendo de la naturaleza de tu negocio y la tecnología que emplees, lo que debe tener un software de ventas puede variar. Asegúrate de analizar a profundidad la herramienta o software de ventas que desees utilizar en tu empresa, de manera que cuente con todas las utilidades que buscas.

¿Por qué tener un software para ventas y facturación?

Ahora que ya sabes qué es un software de ventas y facturación, te brindamos algunas razones basadas en datos para implementar este sistema en tu empresa. ¡Echa un vistazo!

1. Para hacer inversiones inteligentes

De acuerdo con un estudio de Gartner, el 55% de los líderes de ventas no confía en que sus proyecciones sean precisas. Un software de ventas y facturación permite que analices las oportunidades y los riesgos de cada acción comercial, además de facilitar la toma de decisiones acerca de inversiones y desarrollo de mercado.

Lee más: ¿Cómo hacer análisis para la toma de decisiones estratégicas?

2. Para saber si tu negocio es rentable 

Según un estudio reciente, solo 40% de las empresas es rentable. Esto significa que más de la mitad de las empresas están perdiendo dinero o están a punto de hundirse.

Un software de ventas y facturación permite evaluar la salud financiera de tu organización, incluso:

  • El equilibrio entre lo que gastas y lo que generas en ingresos;
  • cuál es tu margen de beneficio;
  • cuánto necesitas vender para cubrir los costos operativos;
  • cuánto has vendido o necesitas vender en relación con tus objetivos.

Te recomendamos leer: ¿Cómo se calcula el margen de utilidad bruta?

3. Para ahorrar dinero

Además de identificar los gastos principales y el impacto que tienen en tu margen de beneficio, el software de ventas y facturación puede ayudarte a ahorrar dinero al presentar la declaración de impuestos anual. Dependiendo del país en el que operes, algunos gastos pueden ser deducibles o reembolsables.

Si quieres saber cuánto dinero ganas antes de que se deduzcan los intereses y los impuestos, lee: ¿Qué es el EBIT y EBITDA? Concepto, fórmula y ejemplos

¿Por qué tener un software para ventas y stock?

No importa si vendes bienes o servicios: la gestión eficaz de la cadena de suministro es fundamental para el éxito de tu negocio.

Sin embargo, llevar el producto correcto, al cliente adecuado, en el momento oportuno y con la mejor calidad, es un desafío para cualquier empresa.

Afortunadamente, un software de ventas y stock puede hacer este trabajo más simple y más eficiente. ¡Echa un vistazo a las principales ventajas de tenerlo!

1. Para tener más visibilidad de tu inventario

Una investigación sobre supply chain reveló que para el comercio minorista el inventario es preciso solo el 63% de los casos. Este es un problema que puede tener consecuencias negativas en cadena.

Por ejemplo: un cliente compra un producto que está agotado y solo te enteras cuando ha pasado el plazo de envío. El cliente se ve insatisfecho con tu marca y se pone en contacto con el soporte. Esta situación se vuelve aún peor si el equipo de ventas y soporte no tienen acceso a la misma información y le dicen cosas diferentes al cliente.

Un software de ventas y stock corta este problema de raíz.

2. Para cumplir plazos de envío

Un tercio de las empresas perderá el plazo de envío porque vendió un artículo que en realidad no estaba en stock. Esto puede conducir a una serie de situaciones desagradables, como en el ejemplo anterior. Incluso si realizas un reembolso por la cantidad gastada por el cliente, es muy probable que no quiera comprarte nuevamente.

3. Para obtener informes y análisis

Un buen software de ventas y stock es capaz de generar informes y análisis valiosos sobre tus operaciones comerciales, incluyendo:

  • Tu tasa de rotación de inventario;
  • tu tasa de pedidos pendientes;
  • la cantidad de productos devueltos;
  • la cantidad de productos dañados;
  • volumen de ventas;
  • picos de ventas eventuales.

¿Por qué tener un software para ventas y marketing?

Un software de ventas y marketing puede ser un gran aliado de tus esfuerzos comerciales. Mira dos razones para implementarlo en tu empresa.

1. Para fomentar la colaboración entre los equipos

Según un estudio reciente, 4 de cada 10 empleados cree que no hay suficiente colaboración en su entorno laboral. Esto significa que casi la mitad de los empleados de una empresa no siente que los equipos trabajen de manera integrada, lo que puede generar desánimo y un sentimiento de falta de propósito.

Con un software de ventas, haces que la comunicación interna sea más fluida y eficaz entre el equipo de marketing, ventas y soporte.

2. Para generar ofertas más relevantes

¿Sabías que el 65% de los compradores dedica 15 minutos o más a comparar productos en línea? Un software de ventas y marketing permite que los vendedores y los expertos en comunicación estén al tanto de las preferencias de los clientes para brindar las mejores ofertas, recomendaciones y condiciones de pago.

¿Qué softwares y aplicaciones existen para el control y seguimiento de ventas?

Seguro quieres conocer cuáles son los sistemas utilizados en la gestión de ventas y qué aplicaciones existen para que puedas llevar un control de todas tus ventas, aumentar la productividad de tus equipos y las ganancias y, a su vez, ofrecer a tus clientes una mejor experiencia.

Actualmente, existen en el mercado numerosas opciones a las que puedes recurrir para atender estas necesidades y comenzar a gestionar tus ventas de la manera más eficiente. Estas son las mejores cuatro que vas a encontrar:

Zendesk para ventas

Zendesk es una empresa de software dedicada especialmente a la atención al cliente, que diseña soluciones para mejorar las relaciones con los clientes. 

Gracias a esta filosofía, al implementar la solución de Zendesk en tu empresa, no solo cuentas con un software de ventas completo, flexible y dinámico, sino que incluye toda una plataforma e integración para el servicio de atención al cliente, con lo cual puedes atender tanto los frentes de ventas como los de la experiencia del cliente desde un solo lugar y de una forma única.

Entre las ventajas que te proporciona el CRM para ventas de Zendesk, puedes:

  • Capitalizar las oportunidades tan pronto como surjan;
  • automatizar tareas administrativas y enfocarte en cerrar más tratos;
  • hacer llamadas, enviar correos electrónicos, programar reuniones desde un único lugar;
  • segmentar y filtrar leads en tiempo real;
  • acceder al historial de tratos con unos pocos clics;
  • integrar con otras herramientas del equipo comercial, como MailChimp o Pandadoc.

ConnectWise Manage

ConnectWise Manage trabaja sobre la base de ser una plataforma multipropósito, ofreciendo una serie de funcionalidades para múltiples departamentos e integrándolas. Entre ellas, existen utilidades de software de ventas que pueden ser ventajosas.

Algunos de sus beneficios son:

  • Mejora tu comunicación interna, conectando a los departamentos de tu empresa para que todos puedan estar alineados respecto a los objetivos y actividades del negocio;
  • incrementa tus ganancias y reduce tus costos, gracias a diferentes automatizaciones que te ayudan a ser más efectivo y ahorrar tiempo;
  • te proporciona increíbles insights a partir de los reportes y análisis de datos que genera sobre todas tus operaciones.

Katana

Katana es un software de ventas muy particular, pues se especializa en el área de producción de tu negocio, ofreciendo una serie de funcionalidades que te ayudarán a producir más y mejor, incrementando tus ventas y ganancias.

Algunas de sus utilidades son:

  • Gestión de inventario en vivo;
  • organización de la producción, agendamientos y recursos desde un solo lugar;
  • gestión de ventas por ecommerce y operaciones B2B;
  • múltiples integraciones con las mejores aplicaciones en el mercado. Entre ellas, el CRM para ventas de Zendesk.

CrankWheel

Especializado en compartir pantallas, este es un software de ventas creado para profesionales de ventas B2B que necesiten mostrar detalles técnicos de forma remota. Su filosofía es incrementar la conversión de prospectos a través de una vista detallada de los productos y servicios, sin necesidad de descargar nada y usando cualquier navegador.

Con CrankWheel, puedes:

  • Reducir el tiempo para cerrar acuerdos con leads, a través de un método sencillo y efectivo, que no requiere descargas;
  • compartir pantallas en cualquier contexto, pues la plataforma está hecha para funcionar a su máximo potencial, incluso con internet inestable;
  • mejorar el trabajo de tus agentes sin necesidad de entrenamiento para usar la aplicación, ayudándoles a enfocarse en su pitch de ventas.

¡Prueba el software de ventas en línea de Zendesk!

En este artículo aprendiste lo que debe tener un software de ventas y qué es, así como sus diferentes tipos y usos. También descubriste razones para implementar un sistema de gestión en tu departamento comercial; y qué softwares y aplicaciones existen para el control y seguimiento de ventas, de manera que puedas llevarlas a un nuevo nivel.

La buena noticia es que Zendesk reúne las mejores características de cada uno de los tipos de software de ventas en una solución completa de ventas que probará ser muy útil para ti. Además, ¡puedes comenzar a probar todo esto sin ningún costo, con un solo clic!

¿Te animas a disfrutar los beneficios del software de ventas de Zendesk? Solicita tu prueba gratuita ahora y descubre por qué Zendesk es el mejor software de ventas para tu negocio.

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