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Software de ventas desde cero: guía para iniciantes

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 2 diciembre 2021
Última actualización en 2 diciembre 2021

El software de ventas es una herramienta que ayuda a las empresas a gestionar los procesos de negocio de un extremo a otro. Desde administrar el embudo de ventas hasta monitorear el desempeño de los representantes, el software de ventas es un gran aliado para hacer que tu equipo sea más productivo y rentable.

En este artículo aprenderás:

  • ¿Qué es un software de ventas?
  • ¿Qué es un software de ventas y facturación?
  • ¿Qué es un  software de ventas y stock?
  • ¿Qué es un software de ventas y marketing?
  • ¿Por qué tener un software de ventas y facturación?
  • ¿Por qué tener un software de ventas y stock?
  • ¿Por qué tener un software de ventas y marketing?

¡Adelante!

¿Qué es un software de ventas?

Un software de ventas es una herramienta que facilita la gestión del departamento comercial. También conocido como CRM, captura automáticamente información sobre tus leads y clientes, a la que tu equipo de ventas puede acceder, analizar y actuar en consecuencia.

El software de ventas guarda todas las interacciones entre un representante de ventas y un cliente potencial o actual: cada correo electrónico, llamada, mensaje o demostración.

También se puede utilizar el software de ventas para tomar notas sobre las preferencias del cliente, programar reuniones y recordar a los representantes que envíen correos electrónicos de follow-up.

En resumen, el software de ventas simplifica el proceso de nutrir clientes potenciales y mantener relaciones duraderas con los clientes existentes.

Lee también: Software de CRM de ventas: ¿qué es y para qué sirve?

¿Qué es un software de ventas y facturación?

Un software de ventas y facturación es una herramienta que te permite gestionar todos los aspectos financieros del departamento comercial, incluyendo, pero sin limitarse a:

  • pronóstico de ventas;
  • volumen de ventas en un período determinado;
  • creación y envío de facturas personalizadas, recibos de ventas y presupuestos;
  • seguimiento de ventas, gastos y ganancias;
  • controle y administración de impuestos o tarifas;
  • transacciones en varias monedas;
  • creación de órdenes de compra;

  • configuración de pagos recurrentes para ahorrar tiempo;
  • configuración recordatorios de retraso para que los pagos se cobren automáticamente.

Si quieres aprender más sobre el papel de un software de ventas y facturación, quizás te interese leer: Administración de compras y ventas: ¿cómo mejorar hoy?

¿Qué es un software de ventas y stock?

Un software de ventas y stock es una herramienta que te permite ver problemas y oportunidades en la gestión de tu cartera de productos o servicios. Entre las principales funciones que debe buscar en dicho software se encuentran:

  • seguimiento de inventario en tiempo real;
  • valor de inventario en tiempo real;
  • puntos de venta que deben reabastecerse;
  • alertas de stock bajo;
  • gestión de compra y venta de insumos;
  • número ilimitado de clientes, productos, servicios y códigos de seguimiento.

¿Te interesas por un software de ventas y stock? Lee: Sistema de control de ventas: ¿qué es y para qué sirve?

¿Qué es un software de ventas y marketing?

Un software de ventas y marketing es una herramienta que centraliza los esfuerzos de atracción, nutrición y conversión de clientes en una única plataforma, compartida entre los profesionales de la comunicación y los representantes de ventas.

Es una excelente medida para asegurar que las personas atraídas por los esfuerzos de marketing estén alineadas con el perfil trazado en la estrategia comercial de la empresa.

¿Por qué tener un software de ventas y facturación?

Ahora que ya sabes qué es un software de ventas y facturación, te brindamos algunas razones basadas en datos para implementar este sistema en tu empresa. ¡Echa un vistazo!

1. Para hacer inversiones inteligentes

De acuerdo con un estudio de Gartner, el 55% de los líderes de ventas no confía en que sus proyecciones sean precisas. Un software de ventas y facturación permite que analices las oportunidades y los riesgos de cada acción comercial, además de facilitar la toma de decisión acerca de inversiones y desarrollo de mercado.

Lee más: ¿Cómo hacer análisis para la toma de decisiones estratégicas?

2. Para saber si tu negocio es rentable 

Según un estudio reciente, solo 40% de las empresas es rentable. Esto significa que más de la mitad de las empresas están perdiendo dinero o están a punto de hundirse.

Un software de ventas y facturación permite evaluar la salud financiera de tu organización, incluso:

  • el equilibrio entre lo que gastas y lo que generas en ingresos;
  • cuál es tu margen de beneficio;
  • cuánto necesitas vender para cubrir los costos operativos;
  • cuánto has vendido o necesitas vender en relación con tus objetivos.

Te recomendamos leer: ¿Cómo se calcula el margen de utilidad bruta?

3. Para ahorrar dinero

Además de identificar los gastos principales y el impacto que tienen en tu margen de beneficio, el software de ventas y facturación puede ayudarte a ahorrar dinero al presentar la declaración de impuestos anual. Dependiendo del país en el que operes, algunos gastos pueden ser deducibles o reembolsables.

Si quieres saber cuánto dinero ganas antes de que se deduzcan los intereses y los impuestos, lee: ¿Qué es el EBIT y EBITDA? Concepto, fórmula y ejemplos

¿Por qué tener un software de ventas y stock?

No importa si vendes bienes o servicios: la gestión eficaz de la cadena de suministro es fundamental para el éxito de tu negocio.

Sin embargo, llevar el producto correcto al cliente en el lugar adecuado, en el momento oportuno y con la mejor calidad es un desafío para cualquier empresa.

Afortunadamente, un software de ventas y stock puede hacer este trabajo más simple y más eficiente. ¡Echa un vistazo a las principales ventajas de tenerlo!

1. Para tener más visibilidad de tu inventario

Una investigación sobre supply chain reveló que para el comercio minorista el inventario es preciso solo el 63% de los casos. Este es un problema que puede tener consecuencias negativas en cadena.

Por ejemplo, un cliente compra un producto que está agotado y solo te enteras cuando ha pasado el plazo de envío. El cliente se ve insatisfecho con tu marca y se pone en contacto con el soporte. Esta situación se vuelve aún peor si el equipo de ventas y soporte no tienen acceso a la misma información y le dicen cosas diferentes al cliente.

Un software de ventas y stock corta este problema de raíz.

2. Para cumplir plazos de envío

Un tercio de las empresas perderá el plazo de envío porque vendió un artículo que en realidad no estaba en stock. Como mencionamos en el ejemplo anterior, esto puede conducir a una serie de situaciones desagradables. Incluso si realiza un reembolso por la cantidad gastada por el cliente, es muy probable que pierda la confianza en comprarte nuevamente.

3. Para obtener informes y análisis

Un buen software de ventas y stock es capaz de generar informes y análisis valiosos sobre tus operaciones comerciales, incluyendo:

  • tu tasa de rotación de inventario;
  • tu tasa de pedidos pendientes;
  • la cantidad de productos devueltos;
  • la cantidad de productos dañados;
  • volumen de ventas;
  • picos de ventas eventuales.

¿Por qué tener un software de ventas y marketing?

Un software de ventas y marketing puede ser un gran aliado de tus esfuerzos comerciales. Mira dos razones para implementarlo en tu empresa.

1. Para fomentar la colaboración entre los equipos

Según un estudio reciente, 4 de cada 10 empleados cree que no hay suficiente colaboración en su entorno laboral. Esto significa que casi la mitad de los empleados de una empresa no siente que los equipos trabajen de manera integrada, lo que puede generar desánimo y un sentimiento de falta de propósito.

Con un software de ventas, haces que la comunicación interna sea más fluida y eficaz entre el equipo de marketing, ventas y soporte.

2. Para generar ofertas más relevantes

¿Sabías que el 65% de los compradores dedica 15 minutos o más a comparar productos en línea? Un software de ventas y marketing permite que los vendedores y los expertos en comunicación estén al tanto de las preferencias de los clientes para brindar las mejores ofertas, recomendaciones y condiciones de pago.

Conoce el software de ventas en línea de Zendesk

En este artículo aprendiste qué es un software de ventas, sus diferentes tipos y usos. También descubriste, basado en datos, razones para implementar un sistema de gestión en tu departamento comercial.

La buena noticia es que Zendesk ha reunido las mejores características de cada uno de los tipos de software de ventas y ha creado una solución completa de ventas. Con esta herramienta puedes:

  • Capitalizar las oportunidades tan pronto como surjan;
  • Automatizar tareas administrativas y enfocarte en cerrar más tratos;
  • Hacer llamadas, enviar correos electrónicos, programar reuniones desde un único lugar;
  • Segmentar y filtrar leads en tiempo real;
  • Acceder el historial de tratos con unos pocos clics;
  • Integrar con otras herramientas del equipo comercial, como MailChimp o Pandadoc.

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