Administración de compras y ventas: ¿cómo mejorar hoy?

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 7 octubre 2021
Última actualización en 8 octubre 2021

La administración de compras y ventas es un departamento encargado de garantizar los bienes y servicios necesarios para el funcionamiento de una empresa.

Pero eso no es todo. La rutina diaria de un administrador de compras y ventas implica mucha negociación, planillas, cálculos, gestión de presupuestos y una buena dosis de urgencia.

En este artículo aprenderás:

  • ¿Qué es administración de compras y ventas?
  • ¿Por qué implementar la gestión de compra y ventas?
  • ¿Cuáles son las características de un administrador de ventas?
  • ¿Cómo mejorar la administración de compras y ventas en tu empresa?

¡Adelante!

¿Qué es administración de compras y ventas?

La administración de compras y ventas es el proceso de gestionar la adquisición y comercialización de bienes o servicios en una empresa, con el fin de asegurar el buen funcionamiento de sus operaciones.

En la gestión de compra y ventas, el administrador es responsable de identificar las necesidades de la organización, encontrar proveedores calificados para satisfacerlas y negociar precios o condiciones en el mercado.

¿Quieres ir más allá de la pregunta ‘qué es administración de compras y ventas’? Lee: 3 consejos para hacer la gestión de compra y venta.

¿Por qué implementar la gestión de compra y ventas?

Una vez que sepas qué es administración de compras y ventas, quizás te preguntes qué tan importante es implementarla en tu empresa. ¡Aquí te brindamos tres razones!

1. Porque optimiza las inversiones

La administración de compras y ventas realiza actividades fundamentales en el mantenimiento del equilibrio financiero en las empresas.

Al negociar los mejores precios, tarifas y plazos de pago — tanto para la adquisición como para la comercialización de bienes o servicios — el administrador de ventas busca siempre obtener el máximo resultado por la mínima inversión.

En otras palabras, la gestión de compra y ventas intenta optimizar las inversiones y maximizar el ROI en cada operación.

Quizás te interese leer: ¿Cómo calcular el ROI? Fórmula con ejemplos.

2. Porque mejora el rendimiento

¿Sabías que los vendedores dedican alrededor del 65% de su tiempo de trabajo a actividades que no generan ingresos?

Implementar la administración de compras y ventas te permite satisfacer las necesidades operativas del equipo y dejar que los profesionales hagan lo que mejor saben hacer: cerrar tratos. Como resultado, el estrés disminuye y el rendimiento aumenta.

Esto también es cierto para otros departamentos, como marketing y soporte, ya que la gestión de compras y ventas es responsable de proporcionar las mejores condiciones materiales de trabajo para todos los colaboradores.

Si estás interesado en monitorear el rendimiento de tu equipo comercial, te recomendamos leer: Sistema de control de ventas: ¿qué es y para qué sirve?

3. Porque te permite tomar decisiones estratégicas

La administración de compras y ventas es aquella área que hace circular el dinero, ya sea dentro o fuera de los bolsillos de la empresa. Por lo tanto, contratar a un buen gerente para el departamento te permitirá desarrollar una ventaja competitiva y tomar decisiones estratégicas en el momento adecuado.

Te damos un ejemplo. El Informe de Tendencias en CX 2021 de Zendesk reveló que la media semanal de solicitudes de soporte ha aumentado un 20% desde el inicio de la pandemia.

Si, ante este escenario, tus agentes también se sienten abrumados y no logran responder a todos los mensajes, tal vez sea un buen momento para comprar un software de atención al cliente.

En este contexto, realizar esta inversión es una decisión estratégica por parte de la administración de compras y ventas, ya que aumentará la productividad de los agentes y la satisfacción del cliente.

Lee también: ¿Cómo hacer análisis para la toma de decisiones estratégicas?

¿Cuáles son las características de un administrador de ventas?

Hasta el momento, has visto qué es administración de compras y ventas y por qué es importante para cualquier empresa. Pero ¿cuáles son las responsabilidades y características esenciales en un administrador de este tipo? Aquí las tienes.

Responsabilidades de un administrador de ventas

  • Desarrollar relaciones a largo plazo con clientes y proveedores;
  • Negociar contratos de compra y venta;
  • Asegurarse del cumplimiento de los acuerdos comerciales;
  • Desarrollar estratégias de gestión de compras y ventas con el fin de maximizar el retorno sobre las inversiones;
  • Identificar clientes potenciales y oportunidades de desarrollo de mercado;
  • Participar de las reuniones presupuestarias;
  • Mantener a los líderes, dueños e inversores informados;
  • Crear informes periódicos sobre compras y ventas en administración.

Habilidades clave para un administrador de ventas

  • Habilidades de negociación y resolución de problemas;
  • Conocimiento de prácticas de responsabilidad social empresarial;
  • Excelentes capacidades de comunicación y presentación;
  • Mirada analítica y orientada a los detalles;
  • Automotivación y predisposición al liderazgo;
  • Facilidad con números, cálculos y gestión de presupuesto;
  • Conocimiento de la normativa contable y las leyes pertinentes.

Tal vez te interese leer: Cómo hacer un reporte de ventas mensual paso a paso.

¿Cómo mejorar la administración de compras y ventas en tu empresa?

La administración de compras y ventas no es una tarea fácil. Es necesario atender demandas de diferentes departamentos, establecer prioridades, hablar con proveedores, negociar precios, asegurar que todo se cumpla a tiempo... Todo sin sobrepasar el presupuesto y comprometer la salud financiera de la empresa.

Para que la gestión de compra y ventas sea más fácil para ti, hemos preparado cuatro consejos prácticos. ¡Echa un vistazo!

1. Identifica el ciclo de compras y ventas que gestionas

El primer paso para mejorar la administración de compras y ventas es identificar el ciclo detrás de estas actividades. 

  • ¿Qué necesitas comprar o vender?
  • ¿Cuándo necesitas comprar o vender?
  • ¿Cómo vas a comprar o vender?
  • ¿Cuánto vas a comprar o vender?
  • ¿Dónde vas a comprar o vender?

2. Realiza un pronóstico de compras y ventas

El segundo paso para mejorar la administración de compras y ventas es realizar pronósticos — una proyección de ingresos y gastos futuros. Esto te permite predecir la efectividad de los esfuerzos comerciales de una empresa a corto y largo plazo, además de asignar recursos de manera inteligente.

Para que te hagas una idea de la importancia del tema, el 55% de los líderes de ventas no confía en que sus proyecciones sean precisas. ¡El impacto de esta falta de información y planificación podría ser catastrófico!

Si quieres estar preparado para el éxito, lee: Pronóstico de ventas: 3 métodos esenciales para tu empresa.

3. Busca maximizar tu ROI

El tercer paso para mejorar la administración de compras y ventas es intentar maximizar el retorno sobre tus inversiones. Si compras un sistema de gestión de clientes, asegúrate de que tus agentes de soporte sepan cómo utilizar todas las funciones. Si vendes servicios, asegúrate de la calidad de la prestación para que las personas te vuelvan a comprar.

4. Adopta un software CRM

Un software CRM es un sistema de gestión de relaciones con el cliente. Es una herramienta que te ayuda a recopilar información, analizar datos, desarrollar estrategias y actuar sobre los resultados. Además de automatizar tareas simples y mantener los equipos informados, el CRM te permite centralizar todo lo que necesitas en una única interfaz.

Mejora tu administración de compras y ventas con Zendesk

En este artículo has aprendido qué es administración de compras y ventas, su importancia y las características que una empresa debe buscar en un administrador de ventas.

Si quieres mejorar la administración de compras y ventas en tu empresa, es fundamental tener la tecnología a tu lado. Con la solución completa de ventas de Zendesk, eres capaz de:

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