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Sistema de control de ventas: ¿qué es y para qué sirve?

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 21 julio 2020
Última actualización en 29 abril 2021

El sistema de control de ventas es una tecnología diseñada para alinear las acciones de los vendedores con los objetivos organizacionales. Es una herramienta que ayuda a los gerentes a monitorear el desempeño del equipo, como la cantidad de oportunidades abiertas y de cierre de tratos.

Con la ayuda de un programa de control de ventas, las empresas pueden revisar su política comercial y las estrategias seguidas, además de implementar pasos para mejorar la productividad y rentabilidad de la fuerza de ventas.

En un momento en el que el 35% de las organizaciones se preocupan por optimizar sus proceso de ventas, saber cómo utilizar un sistema de control puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de tu negocio.

En este artículo, te explicaremos qué es un sistema de control de ventas, para qué sirve, cuáles son sus ventajas y cómo la tecnología puede optimizar la rutina de trabajo de los vendedores en tu organización.

¡Adelante!

¿Qué es un sistema de control de ventas?

Un sistema de control de ventas es una herramienta que se utiliza para facilitar la gestión de oportunidades en todo el embudo de ventas. También puede ser utilizado por los líderes para monitorear el desempeño del equipo frente a los objetivos establecidos, ya sean individuales o colectivos.

Según estudios académicos, el sistema de ventas se puede dividir en dos tipos: control de resultados y control de comportamiento.

Sistema de control de ventas por resultados

También conocido como Outcome Control en inglés, este tipo de sistema de control de ventas se basa directamente en medidas objetivas de resultados. Por ejemplo, el volumen de ventas, los ingresos o el logro de cuotas obtenidas de un vendedor. Implica relativamente poca supervisión por parte de los líderes del equipo, ya que adopta un enfoque impersonal.

Sistema de control de ventas por comportamiento

Ya el Behavioral Control, o sistema de control de ventas por comportamiento, se centra en los esfuerzos laborales del vendedor. Por ejemplo, las actividades, el conocimiento y las técnicas de ventas efectivas que uno tiene o desarrolla a diario. Normalmente, implica un seguimiento exhaustivo por parte de los líderes y una cultura de feedback constante, ya que adopta un enfoque muy personal e individual.

¿Para qué sirve un sistema de control de ventas?

Tener un sistema de control de ventas en cualquier empresa es importantísimo para lograr toda y cualquier meta económica estipulada.

Este tipo de programa de control de ventas también ayuda a recopilar las informaciones de los clientes y registrar correctamente los precios de los productos y servicios. Ve cómo esta tecnología puede mejorar la eficiencia de diversas áreas de tu empresa:

Sirve para gestión de operaciones financieras

Un sistema de control de ventas te ayuda a recopilar información sobre los ingresos reales y comparar los resultados con lo esperado de forma simple y eficaz. Puedes monitorear todas las transacciones, facturas y operaciones financieras que se realizan en la empresa, sin datos duplicados o incorrectos.

Sirve para pronosticar ventas

En un sistema de control de ventas, los vendedores pueden ingresar información detallada sobre la facturación, incluyendo descuentos dados a los clientes o modificación del valor de un producto en caso de que este tenga un defecto.

Al tener a la mano el historial de ventas, puedes predecir las ganancias de los próximos meses y realizar mejores inversiones, ahorrar y asignar recursos de manera inteligente.

Si quieres saber más sobre el tema, te recomendamos leer: Pronóstico de ventas: 3 métodos esenciales para tu empresa.

Sirve para monitorear el rendimiento de los vendedores

Algunos de los procesos a los que tendrás fácil acceso en un sistema de control de ventas son: 

  • Organización, clasificación e información completa de los leads;
  • Acceso a reportes, inclusión del histórico de ventas;
  • Información acerca de las reuniones agendadas.

En otras palabras, todo estará a disposición para que el equipo de ventas y los ejecutivos comerciales tengan acceso a un ciclo de trabajo uniforme y concreto.

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¿Cuáles son las ventajas de un sistema de control de ventas?

Ahora que ya sabes qué es un sistema de control de ventas y para qué sirve, ha llegado el momento de conocer sus ventajas. Sigue leyendo para una descripción detallada de los beneficios de esa herramienta para tu empresa.

1. Establecer metas realistas

Imagina que una persona quiere construir un cohete y aterrizar en la luna sin entrenamiento o conocimiento formal para hacerlo. Si bien no es imposible, es poco probable que el resultado de este intento sea positivo.

Algo similar ocurre en los equipos de ventas que se fijan metas audaces sin el apoyo de la tecnología para hacerlas asertivas y alcanzables.

Un programa de control de ventas proporciona datos valiosos para establecer objetivos realistas, basados ​​en información concreta y no en la intuición. Al implementar una estructura que facilita la gestión del pipeline de ventas, también ganas más tiempo para mejorar otros elementos del entorno, como upselling, crosselling y retención de clientes.

2. Aumentar los ingresos

Según un estudio reciente, el 81% de las ventas se producen después de 7 o más interacciones. Si bien esta cifra es una realidad para muchas industrias, no significa que deba ocurrir lo mismo en tu empresa.

Un sistema de ventas puede ayudarte a acortar el embudo de ventas al atraer mejores clientes potenciales. De esa manera, puede concentrarte en las personas que están genuinamente interesadas en tus productos y servicios, lo que aumenta tus posibilidades de convertirlos y ganar más dinero.

3. Mantener tu negocio sincronizado

6 de cada 10 empresas carecen de una estrategia para recopilar, almacenar e interpretar datos. Este es un problema grave, ya que deja a los negocios más propensos a errores humanos, información duplicada y malas decisiones comerciales.

Un sistema de control de ventas te permite:

  • Fomentar la colaboración entre equipos para garantizar una experiencia unificada y sencilla para el cliente;
  • Realizar seguimiento de las propuestas enviadas para evitar contactar el mismo cliente varias veces;
  • Cerrar las brechas entre el equipo de marketing y ventas para mejorar la eficacia.

4. Obtener información contextual y actualizada de tus clientes

Según el Informe de Tendencias de Zendesk, al 45% de los clientes no le gusta tener que repetir la misma información una y otra vez. Combinados con largos tiempos de espera (60%) y agentes mal informados (30%), estos elementos configuran una mala experiencia para el consumidor.

Afortunadamente, un sistema de control de ventas permite que tu empresa tenga acceso a la información necesaria en el momento adecuado. Esta es la clave para comunicarte de forma proactiva con los clientes, con el mejor enfoque posible para la etapa del ciclo de ventas en la que se encuentren.

5. Personalizar las ofertas

Según un estudio de Accenture, a casi el 70% de los consumidores le gustaría que las marcas personalizaran la comunicación. Es decir, la mayoría de la gente quiere recibir ofertas, mensajes y descuentos específicos para sus necesidades y deseos.

Un sistema de control de ventas te permite acceder al historial de compras, hábitos de consumo y tendencias de comportamiento de cada cliente. De esa forma, es más fácil hacer propuestas que tengan sentido para la realidad de cada persona de tu audiencia.

6. Gestionar los datos de forma segura

El 92% de los clientes cree que las empresas deben ser proactivas en la protección de datos, de acuerdo con un estudio de PWC. Si sienten que su información sensible es vulnerable, ya sea debido a un uso indebido o ataques cibernéticos, 8 de cada 10 consumidores harían negocios con la competencia.

Para evitar el customer churn (abandono de clientes), puedes adoptar un sistema de control de ventas. Este tipo de programa generalmente tiene reglas muy específicas sobre quién puede y quién no puede acceder a los datos y cambiar la información.

Esta es una medida de seguridad para que solo las personas necesarias manejen datos sensibles, reduciendo los riesgos de exponer la base de conocimiento de clientes a terceros.

¿Cómo un sistema de control de ventas optimiza la rutina de trabajo?

Ahora que ya tienes a la mano tu planilla de control de ventas y comisiones, estás listo para ir más allá y conectar tu empresa con la mejor tecnología posible.

El sistema de control de ventas de Zendesk fue diseñado para mejorar la productividad, los procesos y la visibilidad del pipeline de los equipos de ventas. Al automatizar tareas repetitivas y facilitar la colaboración interna, la herramienta permite que tus vendedores estén 100% enfocados en vender.

Con el CRM de ventas de Zendesk puedes:

  • Hacer llamadas, enviar correos, programar reuniones y ver el historial de tratos de un solo lugar;
  • Segmentar y filtrar leads con listas inteligentes;
  • Diseñar y administrar un pipeline adaptado a tus necesidades comerciales;
  • Guardar scripts y notas de llamadas;
  • Capturar datos automáticamente para mantener tu negocio siempre sincronizado;
  • Obtener informes y análisis sobre métricas clave;
  • Capitalizar oportunidades generadas por los equipos de soporte o marketing.

Y muchas otras funciones. ¿Listo para cerrar más tratos dondequiera que estés? ¡Empieza tu prueba gratuita!

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