Artículo

Software para control de ventas: guía para iniciantes

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 21 julio 2020
Última actualización en 7 junio 2022

El sistema de control de ventas es una tecnología diseñada para alinear las acciones de los vendedores con los objetivos organizacionales. Es una herramienta que ayuda a los gerentes a monitorear el desempeño del equipo, como la cantidad de oportunidades abiertas y de cierre de tratos.

Con la ayuda de un programa de control de ventas, las empresas pueden revisar su política comercial y las estrategias seguidas, además de implementar pasos para mejorar la productividad y rentabilidad de la fuerza de ventas.

En un momento en el que el 35% de las organizaciones se preocupan por optimizar sus procesos de ventas, saber cómo utilizar un software para control de ventas puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de tu negocio.

En este artículo aprenderás:

  • ¿Qué es un sistema de control de ventas?
  • ¿Cuáles son los tipos de sistemas de ventas que existen?
  • ¿Qué es un software de información de ventas?
  • ¿Qué lleva un sistema de ventas?
  • ¿Cuáles son las funciones del sistema de ventas?
  • ¿Cuáles son las ventajas de un sistema de control de ventas?
  • ¿Cuáles son los sistemas de ventas más utilizados?

¡Adelante!

¿Qué es un sistema de control de ventas?

Un sistema de control de ventas es una herramienta que se utiliza para facilitar la gestión de oportunidades en todo el embudo de ventas. También puede ser utilizado por los líderes para monitorear el desempeño del equipo frente a los objetivos establecidos, ya sean individuales o colectivos.

¿Cuáles son los tipos de sistemas de ventas que existen?

Según estudios académicos, el software para control de ventas se puede dividir en dos tipos: control de resultados y control de comportamiento.

1. Sistema de control de ventas por resultados

También conocido como Outcome Control en inglés, este tipo de sistema de control de ventas se basa directamente en medidas objetivas de resultados. Por ejemplo, el volumen de ventas, los ingresos o el logro de cuotas obtenidas de un vendedor. Implica relativamente poca supervisión por parte de los líderes del equipo, ya que adopta un enfoque impersonal.

¿Te interesaste por estas funciones del sistema de ventas? Lee: Cómo manejar un equipo de ventas exitoso.

2. Sistema de control de ventas por comportamiento

Ya el Behavioral Control, o sistema de control de ventas por comportamiento, se centra en los esfuerzos laborales del vendedor. Por ejemplo, las actividades, el conocimiento y las técnicas de ventas efectivas que uno tiene o desarrolla a diario. Normalmente, implica un seguimiento exhaustivo por parte de los líderes y una cultura de feedback constante, ya que adopta un enfoque muy personal e individual.

Te recomendamos leer: Análisis de ventas: beneficios y cómo hacer en 3 pasos.

¿Qué es un software de información de ventas?

Un software de información de ventas es una solución tecnológica que reúne todos los datos de los clientes en un único lugar. Su objetivo es mejorar la visibilidad del pipeline de ventas, facilitando la identificación de oportunidades y problemas en el recorrido del cliente.

Aprende más sobre el tema: ¿Cuál es el uso del CRM en las empresas?

¿Qué lleva un sistema de ventas?

Un software de control de ventas para empresas suele llevar:

  • un espacio de trabajo unificado, donde puedes gestionar información de tus prospectos y clientes actuales con unos pocos clics;
  • una sección de informes y análisis para que monitorees el resultado de tus esfuerzos, pronostique ventas y tomes decisiones estratégicas impulsadas por datos;
  • herramientas conversacionales para que interactúes con los leads, prospectos y clientes;
  • herramientas de automatización de procesos para ahorrar tiempo y dinero;
  • integraciones con aplicaciones, sistemas y herramientas que ya utilizas para facilitar la rutina laboral y aumentar la productividad del equipo.

¿Quieres saber qué lleva un sistema de ventas en profundidad? Lee: Dashboard de ventas: guía completa para el equipo comercial.

¿Cuáles son las funciones del sistema de ventas?

Tener un sistema de control de ventas en cualquier empresa es importantísimo para lograr toda y cualquier meta económica estipulada.

Este software para control de ventas también ayuda a recopilar las informaciones de los clientes y registrar correctamente los precios de los productos y servicios. Ve cómo esta tecnología puede mejorar la eficiencia de diversas áreas de tu empresa:

1. Sirve para gestión de operaciones financieras

Un sistema de control de ventas te ayuda a recopilar información sobre los ingresos reales y comparar los resultados con lo esperado de forma simple y eficaz. Puedes monitorear todas las transacciones, facturas y operaciones financieras que se realizan en la empresa, sin datos duplicados o incorrectos.

Amplía tu conocimiento sobre el tema: Cómo hacer un reporte de ventas mensual paso a paso.

2. Sirve para pronosticar ventas

En un sistema de control de ventas, los vendedores pueden ingresar información detallada sobre la facturación, incluyendo descuentos dados a los clientes o modificación del valor de un producto en caso de que este tenga un defecto.

Al tener a la mano el historial de ventas, puedes predecir las ganancias de los próximos meses y realizar mejores inversiones, ahorrar y asignar recursos de manera inteligente.

Si quieres saber más sobre el tema, te recomendamos leer: Pronóstico de ventas: 3 métodos esenciales para tu empresa.

3. Sirve para monitorear el rendimiento de los vendedores

Algunos de los procesos a los que tendrás fácil acceso en un sistema de control de ventas son: 

  • Organización, clasificación e información completa de los leads;
  • Acceso a reportes, inclusión del histórico de ventas;
  • Información acerca de las reuniones agendadas.

En otras palabras, todo estará a disposición para que el equipo de ventas y los ejecutivos comerciales tengan acceso a un ciclo de trabajo uniforme y concreto.

Si necesitas ayuda para comprender tu situación actual, hemos preparado una plantilla de cálculo de comisiones y ventas. El documento es gratuito y completamente editable, y te ayudará a tener una idea de los desafíos de tu negocio. ¡Haz clic en el botón de abajo y obtén la tuya!

¿Cuáles son las ventajas de un sistema de control de ventas?

Ahora que ya sabes qué es un software de control de ventas y para qué sirve, ha llegado el momento de conocer sus ventajas. Sigue leyendo para una descripción detallada de los beneficios de esa herramienta para tu empresa.

1. Establecer metas realistas

Imagina que una persona quiere construir un cohete y aterrizar en la luna sin entrenamiento o conocimiento formal para hacerlo. Si bien no es imposible, es poco probable que el resultado de este intento sea positivo.

Algo similar ocurre en los equipos de ventas que se fijan metas audaces sin el apoyo de la tecnología para hacerlas asertivas y alcanzables.

Un software de control de ventas para empresas proporciona datos valiosos para establecer objetivos realistas, basados ​​en información concreta y no en la intuición. Al implementar una estructura que facilita la gestión del pipeline de ventas, también ganas más tiempo para mejorar otros elementos del entorno, como upselling, crosselling y retención de clientes.

2. Aumentar los ingresos

Según un estudio reciente, el 81% de las ventas se producen después de 7 o más interacciones. Si bien esta cifra es una realidad para muchas industrias, no significa que deba ocurrir lo mismo en tu empresa.

Un software para control de ventas puede ayudarte a acortar el embudo de ventas al atraer mejores clientes potenciales. De esa manera, puede concentrarte en las personas que están genuinamente interesadas en tus productos y servicios, lo que aumenta tus posibilidades de convertirlos y ganar más dinero.

3. Mantener tu negocio sincronizado

6 de cada 10 empresas carecen de una estrategia para recopilar, almacenar e interpretar datos. Este es un problema grave, ya que deja a los negocios más propensos a errores humanos, información duplicada y malas decisiones comerciales.

Un sistema de control de ventas te permite:

  • Fomentar la colaboración entre equipos para garantizar una experiencia unificada y sencilla para el cliente;
  • Realizar seguimiento de las propuestas enviadas para evitar contactar el mismo cliente varias veces;
  • Cerrar las brechas entre el equipo de marketing y ventas para mejorar la eficacia.

¿Necesitas aplicaciones e integraciones prediseñadas? Consulta la Guía para el Marketplace de Zendesk.

4. Obtener información contextual y actualizada de tus clientes

Según el Informe de Tendencias de Zendesk, al 45% de los clientes no les gusta tener que repetir la misma información una y otra vez. Combinados con largos tiempos de espera (60%) y agentes mal informados (30%), estos elementos configuran una mala experiencia para el consumidor.

Afortunadamente, un sistema de control de ventas permite que tu empresa tenga acceso a la información necesaria en el momento adecuado. Esta es la clave para comunicarte de forma proactiva con los clientes, con el mejor enfoque posible para la etapa del ciclo de ventas en la que se encuentren.

Lee también: ¿Qué datos debo saber de mi cliente? 4 datos esenciales.

5. Personalizar las ofertas

Según un estudio de Accenture, a casi el 70% de los consumidores le gustaría que las marcas personalizaran la comunicación. Es decir, la mayoría de la gente quiere recibir ofertas, mensajes y descuentos específicos para sus necesidades y deseos.

Un sistema de control de ventas te permite acceder al historial de compras, hábitos de consumo y tendencias de comportamiento de cada cliente. De esa forma, es más fácil hacer propuestas que tengan sentido para la realidad de cada persona de tu audiencia.

Lee más sobre el tema: La hiper-personalización como pilar de la CX que ofrece su empresa.

6. Gestionar los datos de forma segura

El 92% de los clientes cree que las empresas deben ser proactivas en la protección de datos, de acuerdo con un estudio de PWC. Si sienten que su información sensible es vulnerable, ya sea debido a un uso indebido o ataques cibernéticos, 8 de cada 10 consumidores harían negocios con la competencia.

Para evitar el customer churn (abandono de clientes), puedes adoptar un sistema de control de ventas. Este tipo de programa generalmente tiene reglas muy específicas sobre quién puede y quién no puede acceder a los datos y cambiar la información.

Esta es una medida de seguridad para que solo las personas necesarias manejen datos sensibles, reduciendo los riesgos de exponer la base de conocimiento de clientes a terceros.

Lee también: Plataforma de datos del cliente: toda la información en un solo lugar.

¿Cuáles son los sistemas de ventas más utilizados?

Los sistemas de ventas más utilizados son los CRM. El acrónimo en inglés significa customer relationship management y hace referencia a una herramienta que facilita la gestión de relaciones con el cliente

Los CRM suelen ser clasificados en tres tipos de sistemas de ventas:

  • CRM Operativo: enfocado en impulsar la productividad de los equipos a través de la automatización de tareas repetitivas.
  • CRM Analítico: enfocado en la recopilación, almacenamiento y procesamiento de datos.
  • CRM Colaborativo: enfocado en la integración de herramientas, personas y procesos.

Además, existen software de control de ventas para empresas que hacen todo eso y un poco más. Es el caso de la solución completa de ventas de Zendesk, una herramienta con enfoque omnicanal:

Echa un vistazo a este artículo – ¿Qué significa CRM y cuáles son los 3 tipos de software?

¿Cómo un sistema de control de ventas optimiza la rutina de trabajo?

Ahora que ya tienes a la mano tu planilla de control de ventas y comisiones, estás listo para ir más allá y conectar tu empresa con la mejor tecnología posible.

El sistema de control de ventas de Zendesk fue diseñado para mejorar la productividad, los procesos y la visibilidad del pipeline de los equipos de ventas. Al automatizar tareas repetitivas y facilitar la colaboración interna, la herramienta permite que tus vendedores estén 100% enfocados en vender.

Con el CRM de ventas de Zendesk puedes:

  • Hacer llamadas, enviar correos, programar reuniones y ver el historial de tratos de un solo lugar;
  • Segmentar y filtrar leads con listas inteligentes;
  • Diseñar y administrar un pipeline adaptado a tus necesidades comerciales;
  • Guardar scripts y notas de llamadas;
  • Capturar datos automáticamente para mantener tu negocio siempre sincronizado;
  • Obtener informes y análisis sobre métricas clave;
  • Capitalizar oportunidades generadas por los equipos de soporte o marketing;
  • Y muchas otras funciones.

¿Listo para cerrar más tratos dondequiera que estés? ¡Empieza tu prueba gratuita!

Software de CRM de ventas completo

CRM de ventas para mejorar la productividad, los procesos y la visibilidad del pipeline de los equipos de ventas.

Software de CRM de ventas completo

CRM de ventas para mejorar la productividad, los procesos y la visibilidad del pipeline de los equipos de ventas.

Pruébalo gratis