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¿Qué es la automatización de procesos?

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 30 Abril 2021
Última actualización en 30 Abril 2021

La automatización de procesos consiste en el uso de la tecnología para realizar tareas, hasta entonces, hechas de forma manual.

Es importante enfatizar que esto no significa reemplazar el desempeño de los profesionales. Todo lo contrario, la idea es utilizar este recurso para optimizar y facilitar las actividades que se realizan a diario.

¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización de procesos consiste en transformar las actividades manuales en actividades realizadas de forma automatizada con la ayuda de la tecnología.

Se trata, por ejemplo, de enviar correos electrónicos a varios clientes utilizando, para ello una herramienta específica para esta tarea, en lugar de enviar los correos electrónicos uno a uno.

¿Por qué automatizar procesos?

Además de formar parte del proceso de transformación digital por el que atraviesan las empresas, la automatización de procesos aporta numerosas ventajas al día a día de una empresa.

Entre los que más destacan están:

  • Optimización de tiempo
  • Aumento de productividad
  • Estandarización de procesos
  • Disminución de las posibilidades de errores
  • Reducción de costos
  • Mayor poder competitivo
  • Escalabilidad

Optimización de tiempo

Una de las primeras ventajas que se obtienen al automatizar procesos es la optimización del tiempo para realizar las tareas.

Por ejemplo, un informe de ventas, o un informe de productividad, en lugar de hacerse manualmente y requerir la atención de un profesional (o incluso más), exclusivamente para esto, se puede preparar fácilmente con el software adecuado.

Aumento de productividad

En consecuencia, tu equipo gana en productividad. Después de todo, el tiempo que se utilizaría para una tarea puede destinarse a otra.

Con esto, tus clientes internos, es decir, tus empleados, también se sentirán más satisfechos, sobre todo si eliminan de su rutina actividades repetitivas que impactan en el resultado que se presentará al final de la jornada.

Estandarización de procesos

La automatización también ayuda a estandarizar los procesos de tu empresa. Desde el momento en que comienzan a realizarse con la ayuda de software y otras herramientas tecnológicas, se evita que cada empleado realice una determinada tarea de forma diferente.

Con esto, también es posible establecer un estándar de calidad para tus procesos y mantenerlos de manera más eficiente.

Disminución de las posibilidades de errores.

Otra razón por la que vale la pena la automatización de procesos está relacionada con la reducción de errores.

Por ejemplo, en tareas repetitivas que requieren mecanografía o análisis de datos, los casos de error humano son algo frecuentes, por más que el profesional esté atento a su función.

Al automatizar este proceso, quien va a realizar esta tarea es una máquina. Aunque puede ocurrir un error, las posibilidades son considerablemente menores en comparación con el desempeño de un humano.

Reducción de costos

La reducción de costos también es una forma de aumentar las ganancias, y los procesos automatizados contribuyen a esto.

Además de reducir el tiempo total de ejecución de alguna tarea, la automatización de procesos también contribuye a reducir la necesidad de que varios profesionales realicen la misma actividad.

De esta manera, tienes la oportunidad de dirigir a estos empleados a otras funciones que contribuirán al crecimiento de la empresa.

Mayor poder competitivo

Cuando se ejecutan más procesos en menos tiempo, más competitiva se vuelve tu empresa.

La automatización de procesos puede contribuir, por ejemplo, a entregar productos a los clientes en menos tiempo, a resolver tickets de servicio más rápidamente, entre otras posibilidades. 

Consejo de lectura: "¿Qué es un ticket de soporte?"

Escalabilidad

Por último, la automatización de procesos también te ayuda a escalar tu negocio. Esto significa que es posible crecer sin incurrir en mayores gastos ni realizar nuevas inversiones para ello.

Si bien es necesario, inicialmente, invertir en alguna solución, a la larga, es suficiente para replicar los procesos y promover la escalabilidad de tu empresa.

¿Qué es la automatización de procesos robóticos?

La automatización de procesos robóticos, o RPA, consiste en utilizar robots digitales, llamados bots, para realizar tareas repetitivas que anteriormente realizaban personas.

Por ejemplo, utilizar un chatbot para atención al cliente que resuelva problemas como aclarar dudas recurrentes, emitir comprobantes de pago, rastrear el estado del pedido, programar servicios, etc.

Acerca de esta solución, asegúrate de leer "Chatbot para empresas: sorpréndete con los resultados de estos 7 casos de éxito"

¿Cómo automatizar un proceso?

Para automatizar un proceso se indica que:

  • Comprendas lo que necesita tu empresa con esta automatización
  • Traces en detalle todos los pasos del proceso a automatizar
  • Identifiques puntos de mejora en la ejecución de este proceso
  • Mantengas al cliente y su satisfacción como foco de la automatización de procesos
  • Elijas soluciones que cumplan con los puntos anteriores
  • Determines un cronograma para implementar este cambio
  • Capacites a tu equipo sobre cómo utilizar las nuevas soluciones
  • Realices un seguimiento de los resultados obtenidos con la automatización de procesos
  • Realices ajustes siempre que identifiques la necesidad de mejorar

¿Cuáles son los beneficios de la automatización?

La automatización de procesos es beneficiosa, principalmente, para optimizar las tareas que realiza diariamente una empresa.

Dado que las actividades se realizan de forma más dinámica, precisa y en menos tiempo, también aumenta el nivel de satisfacción de tus empleados. Este sentimiento, de hecho, tiende a reflejarse directamente en el servicio prestado al público.

Brindarle a los clientes, procesos más ágiles, respuestas más rápidas y reducción de errores, entre otras ventajas promovidas por la automatización de procesos, ayudan a elevar el nivel de satisfacción con la marca.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de la automatización de procesos?

La principal ventaja de la automatización de procesos es convertir las tareas repetitivas en tareas automatizadas.

Si hay alguna desventaja en este sentido, podría ser que los empleados comprendan que esta no es una estrategia que los reemplazará. De hecho, la idea es optimizar la vida diaria.

En cuanto a la atención al cliente, es muy importante que la empresa no permita que el servicio robótico prevalezca sobre el servicio humanizado.

Entonces, el consejo es usar soluciones que automaticen tus procesos de servicio, pero que permitan al cliente hablar fácilmente con el agente si lo prefiere.

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