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Automatización de ventas: mide tu éxito con 5 indicadores

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 6 Agosto 2020
Última actualización en 13 Julio 2021

En 2018, el gigante del e-commerce, Amazon, generó un total de US$234.610 millones en ingresos. Piensa cuántas ventas fueron necesarias para llegar a esa cifra. ¿Crees que esto sería posible si toda la gestión de las oportunidades de ventas fuese manual? 

Rastrear a todos los compradores, redactar emails de confirmación de compra, actualizar el estatus, enviar el producto… Todas estas actividades consumen mucho tiempo, y por tanto, dinero.

La automatización de ventas se encarga de esto por ti. Además de optimizar procesos y recursos, puede aumentar considerablemente tus ganancias. Es también un proceso que reduce riesgos, ya que las chances de error son muy limitadas. 

Si estás considerando la automatización de la fuerza de ventas, quédate por aquí. En este post te enseñamos:

  • ¿Qué es la automatización de ventas?
  • 4 beneficios de automatizar el proceso de ventas
  • ¿Qué procesos pueden ser automatizados?
  • Posibilidades de la automatización de ventas
  • Métricas de automatización de ventas
  • Tecnología para automatizar ventas

¡Acompáñanos! 

¿Qué es la automatización de ventas?

La automatización de ventas es el proceso de mecanizar las actividades que se realizan manualmente para ahorrar tiempo, recursos y dinero.

Con la ayuda de la tecnología, es posible implementar un nuevo modelo de ventas más eficiente. Después de todo, las tareas repetitivas que consumen el tiempo y la energía de los representantes de ventas están ahora en manos de software especializado, como CRM de ventas.

Por supuesto, la tecnología para automatizar ventas no sustituye a los equipos humanos, sino que les ayuda a implementar con éxito las estrategias de promoción, marketing y ventas, y analizar resultados. 

Algunas de las funciones de la automatización de ventas son: 

  • Rastreo, alertas y envío de emails;
  • Reportes de métricas;
  • Prospección de clientes.

4 beneficios de automatizar el proceso de ventas

Ahora que ya sabes qué es la automatización de ventas, quizás te estés preguntando: ¿por qué debería usar un software de automatización para gestionar mi equipo comercial?

Aquí te damos cuatro razones para invertir en tecnología y adoptar un nuevo modelo de ventas.

1. Generar más leads 

¿Sabías que las empresas que incorporan automatización de ventas generan alrededor de un 16% más clientes potenciales

Con un software de automatización, el proceso de captación, calificación y seguimiento de leads llega directo a tu bandeja de entrada. En otras palabras, te esfuerzas menos por atraer a las personas adecuadas a tu negocio.  

2. Acortar el ciclo de ventas

Otro beneficio de la automatización de ventas es la optimización del embudo de ventas. Los insights proporcionados por el software te permiten saber quiénes son tus clientes y, más que eso, cuales son sus necesidades y preferencias. De esa manera, puedes crear ofertas más relevantes para cada persona y reducir el tiempo entre la consideración y la decisión de compra.

¿Quieres conocer las expectativas del cliente en cada etapa del ciclo comercial? Te recomendamos leer: Pipeline de ventas: ¿qué necesita el cliente en las 4 etapas?

3. Mejorar la productividad de tu equipo

Imagina que tu vendedor demoró en contactar a un cliente porque antes de la llamada necesitó reunir manualmente los datos necesarios. Inclusive, luego de la llamada deberá completar informes. ¿No te parece que esa dinámica afecta su productividad?

De hecho, un artículo en la revista Forbes reveló que casi el 65% del tiempo de los representantes de ventas es dedicado a actividades que no generan ingresos.

Cuando adoptas la automatización de ventas se eliminan los contratiempos, porque el software actualiza la información sobre tratos en tiempo real. De esa manera, tu equipo siempre tendrá acceso a datos correctos, y podrá tomar mejores decisiones comerciales.

4. Aumentar tus ventas

Es una cuenta sencilla: equipo más productivo + clientes satisfechos = más ventas. 

La automatización permite una gestión de las oportunidades de venta mucho más eficiente. Cuando los agentes acceden al contexto completo de la cuenta de un cliente y están al día con la situación de cada prospecto, son más exitosos en capitalizar las oportunidades. 

Por ejemplo, cuando un ticket de soporte se convierte en preguntas acerca de productos nuevos, se puede pasar ese lead al equipo de ventas. Además, el seguimiento es fácil porque la captura de datos está automatizada, de manera que los representantes y agentes se mantienen sincronizados.

Y este espíritu colectivo genera resultados: según un estudio de BCG, las empresas que usan técnicas automatizadas para generar leads consiguen aumentar las ventas en un 20% en tan solo unas semanas.

¿Qué procesos pueden ser automatizados? 

Cuando hablamos de automatización de la fuerza de ventas, el objetivo no es sustituir a todos los seres humanos por máquinas, sino utilizar la tecnología para hacer la rutina de trabajo más ágil y precisa. De esa manera, los vendedores pueden concentrarse en lo que realmente importa: cerrar más acuerdos y aumentar la satisfacción del cliente.

Aquí encontrarás los principales procesos que pueden ser automatizados para una mejor gestión de las oportunidades de ventas. ¡Echa un vistazo!

Follow Up

El follow up o seguimiento es el proceso de acompañar al cliente a través del ciclo de ventas. Se puede realizar después de una reunión, después de una compra, o en otros momentos cuando sea necesario verificar que la persona ha realizado la acción deseada.

Con el proceso de automatización de ventas es posible realizar un seguimiento de las compras de un cliente y mantenerte actualizado sobre las tendencias de comportamiento. Esto hace que sea más fácil anticiparte a las necesidades y ponerte en contacto cuando sea conveniente.

Te recomendamos leer: Qué significa follow up y cómo aplicarlo en tu estrategia de ventas.

Informes

Según un estudio reciente de KPMG, el 71% de las organizaciones cree que los datos y el análisis son fundamentales para comprender el rendimiento empresarial. Esto se debe a que la toma de decisiones basada en hechos es mejor que cualquier intuición.

Uno de los beneficios de automatizar el proceso de ventas es la obtención de informes detallados sobre tu equipo comercial. Con unos pocos clics, puedes descubrir tu tasa de conversión, número de tratos cerrados por vendedor, tiempo promedio de las llamadas telefónicas, interacciones llevadas a cabo, plazos, metas y mucho más. 

Tareas repetitivas

La tecnología para automatizar ventas te permite delegar actividades repetitivas al sistema, tales como: 

  • El envío de los correos electrónicos de ventas;
  • La programación de reuniones;
  • Grabación y transcripción de llamadas con clientes potenciales;
  • Historial de transacciones y compras de cada persona;
  • Recopilación, almacenamiento y organización de datos básicos del cliente, como nombre, dirección y fecha de nacimiento.

5 métricas de automatización de ventas

Una vez que hayas adoptado una solución de automatización de ventas, debes definir métricas que te permitan medir el éxito de tus esfuerzos.

A través de estas cifras, sabrás si la inversión en tecnología para automatizar las ventas valió la pena. Además, dispondrás de parámetros concretos para evaluar el desempeño de tu equipo en el reporte gerencial de ventas.

1. Número de correos electrónicos enviados

Si el objetivo de la automatización de ventas es aportar más eficiencia a la rutina de trabajo, la cantidad de correos electrónicos enviados es una excelente métrica para medir este cambio de actitud.

Esta es una métrica de actividad que indica si el nuevo modelo de ventas realmente está teniendo efectos positivos. Después de todo, con un programa que dispara mensajes automáticamente a los clientes en función de desencadenantes preconfigurados, tus vendedores podrán aumentar la cantidad de envíos.

Si sientes que necesitas profundizar en este tema, hemos preparado una guía completa sobre automatización de correos de ventas para ti. ¡Haz clic en el botón y descarga la tuya!

2. Tráfico del sitio web

Si la primera métrica de automatización de ventas indicó cómo tu equipo estaba aprovechando la tecnología, ésta revela cómo los clientes reaccionan a los cambios.

El volumen de tráfico a tu sitio web es una métrica de respuesta, es decir, mide cómo responden los clientes de tu marca a las novedades provocadas por la automatización de ventas.

Cuantos más correos electrónicos envíe el sistema, más clientes potenciales se generarán. Por lo tanto, se espera que el número de visitas a tu página y la tasa de conversión también aumenten.

Al verificar el tráfico de tu sitio web, recuerda identificar la fuente de tus usuarios. Si provienen más de las redes sociales que del correo electrónico, por ejemplo, tal vez la automatización no esté funcionando en el primer caso.

3. Costo de adquisición del cliente (CAC)

Con o sin automatización de ventas, el costo de adquisición de clientes (CAC) es una de las métricas más importantes para cualquier estrategia comercial.

Como sugiere el nombre, este indicador revela cuánto invierte tu empresa en dinero por cada cliente que conquista. En esta cuenta, debes incluir todos los gastos involucrados en el proceso, tales como: herramientas de marketing, anuncios pagados, comisiones, entre otros.

La fórmula es simple:

CAC = suma de inversiones ÷ número de clientes adquiridos

Si bien no existe un CAC ideal para todas las empresas, cuanto más baja sea esta métrica, mejor. Eso significa que estás gastando un poco de dinero para atraer nuevas personas a tu negocio y será más fácil recuperar tu inversión, ¿ok?

4. Retorno sobre la inversión (ROI)

Otro acrónimo esencial en el vocabulario de automatización de ventas: retorno de la inversión o ROI. Es una métrica de valor, que revela qué tan beneficiosa fue una inversión en relación con su costo.

La fórmula para calcular el ROI también es muy simple:

ROI = (Rendimiento obtenido – inversión) ÷ inversión x 100

El resultado obtenido como porcentaje sirve para evaluar las ganancias y pérdidas de una empresa, además de orientar las decisiones estratégicas. En otras palabras, esta métrica revela si la automatización es una inversión eficiente en la gestión de oportunidades de ventas.

¿Quieres saber qué significa ROI positivo y ROI negativo? Quizás te interese leer: ¿Cómo calcular el ROI? Fórmula con ejemplos.

5. Oportunidades generadas vs. Clientes conquistados

Finalmente, tenemos una métrica de desempeño para medir los resultados generados por la automatización de ventas.

Al dividir la cantidad de clientes potenciales generados por la cantidad de clientes obtenidos en el mismo período, averiguas qué tan efectivos son tus representantes de ventas cuando se trata de cerrar un trato. 

¡Cuanto más cerca de 1 el resultado de la cuenta, mejor! Después de todo, si generaste 50 oportunidades y cerraste 50 acuerdos, significa que aprovechaste al 100%.

Si quieres profundizar tu conocimiento acerca de este tema, te recomendamos leer: Métricas de ventas: 5 indicadores efectivos para medir el desempeño de tu equipo comercial.

Automatiza tus ventas con la ayuda de Zendesk 

Ahora que sabes qué es la automatización de ventas y conoces todos sus beneficios, ¿tienes dudas de que precisas una tecnología para optimizar el trabajo de tu equipo comercial? 

Con Zendesk para ventas, puedes realizar la gestión de las oportunidades de ventas con mucha facilidad. Además de brindar acceso actualizado a la información sobre tratos, esta herramienta te permite:

  • Transformar las conversaciones en conversiones, con seguimiento y captura de datos automatizado;
  • Estar al tanto de lo que sucede en el pipeline de ventas, mientras que tu equipo se concentra en los leads y los tratos de máximo valor;
  • Cerrar tratos en donde quieras, gracias a un CRM de ventas móvil que te brinda todos los datos relevantes en la palma de la mano, incluso si no estás conectado.

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