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¿Qué es un roadmap?: guía para hacer tu hoja de ruta

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 17 mayo 2021
Última actualización en 17 mayo 2021

Si tienes un negocio, o trabajas en la gestión de proyectos o productos, necesitas  conocer qué es un roadmap. Saber cómo hacer un roadmap que funcione puede convertirse en una ventaja competitiva.

Road map - en español,  hoja de ruta-  es una valiosa herramienta tecnológica que facilita una gestión avanzada y exitosa de un negocio.

La definición de roadmap hace referencia a la secuencia general de pasos a seguir para alcanzar los objetivos de la marca. Su finalidad principal es obtener una visión general del desarrollo futuro e informar a las partes sobre el alcance y progreso de un proyecto.  

Entender qué es un roadmap y cómo utilizarlo resulta crucial para dirigir un proyecto con éxito.

Según un estudio internacional,  las empresas desperdician US$122 millones por cada inversión de US$1.000 millones debido a una mala gestión de proyectos.

Por eso, si eres de los que prefieren organizar los procesos con metodología y herramientas tecnológicas de avanzada, este post es para ti.

Aquí, además de profundizar en qué es un roadmap, compartimos contigo algunas ideas sobre cómo hacer una hoja de ruta que se adapte a las características de tu organización. ¡Acompáñanos!

¿Qué es un roadmap? Definición de hoja de ruta 

En español, roadmap significa hoja de ruta. Ambos términos se utilizan de manera indistinta en el mundo corporativo y en este texto procederemos de la misma forma.

La expresión Roadmap (traducción de hoja de ruta) se utiliza para dar a conocer el ‘trazado del camino’ por medio del cual vamos a llegar del estado actual al estado futuro. Es decir, la secuencia de actividades o camino de evolución que nos llevará al estado futuro”.(Sensagent)

Según esta definición de hoja de ruta, para posicionarse de forma estratégica, las organizaciones necesitan saber exáctamente dónde están y, sobre todo, hacia dónde se dirigen. Es ahí donde entra a jugar su rol el roadmap.

¿Ya te haces una idea de qué es un roadmap? El roadmap recoge la secuencia general de pasos a desarrollar para alcanzar los objetivos de la marca. Se trata de una herramienta operativa con mayor flexibilidad y dinamismo que el tradicional plan de marketing. 

La hoja de ruta sirve para expresar mediante un gráfico las demandas de recursos humanos, financieros y tecnológicos; así como los plazos de cumplimiento de las acciones trazadas.

Para que la hoja de ruta cumpla su cometido, es importante que hagas un certero diagnóstico inicial. Ese punto de partida sirve para conducir a la organización hacia el escenario ideal. 

Ahora que ya sabes qué es un roadmap, te dejamos algunos tips antes de pasar a la siguiente fase, donde te mostramos cómo hacer tu hoja de ruta. 

  1. Establece objetivos claros y concisos; 
  2. define las etapas (no olvides evaluación y control);
  3. considera acciones a corto, mediano y largo plazo;
  4. establece tus prioridades en función del ROI

Ventajas de usar la herramienta de roadmap

  1. Permite a las empresas trabajar con objetivos y direccionamiento claros;
  2. contribuye a mostrar el progreso a equipos, clientes y accionistas;
  3. define las etapas del proyecto o producto, lo cual facilita la implementación de mecanismos de evaluación y control;
  4. facilita el flujo de trabajo;
  5. mejora la organización de procesos y la productividad; 
  6. propicia que los equipos se mantengan enfocados en lo que más importa: la experiencia del cliente.

En resumen, saber qué es un roadmap y aplicarlo en tu empresa te permite optimizar la gestión de tiempo y de recursos, así como perfeccionar la gestión de riesgos y la gestión de cambios.

¿Cómo hacer un roadmap de producto?

Hay dos tipos de hojas de ruta: las que se diseñan en función de un producto y las que se crean para regir el desarrollo de un proyecto. A continuación te mostramos  cómo hacer un roadmap de producto.

Para conocer qué es un roadmap de producto resulta necesario destacar que este tipo de hoja de ruta debe contener las respuestas a las posibles preguntas que puedan surgir durante el desarrollo del producto.

Si aspiras a que tu oferta tenga un éxito total e impacte de forma extraordinaria en la experiencia del cliente, debes crear un roadmap flexible, que se adapte a los necesarios cambios que tendrá el producto.

Existen diversos enfoques para el diseño del roadmap de productos. Entre los más utilizados se destacan la hoja de ruta en cascada y la hoja de ruta ágil

La hoja de ruta de productos en cascada se caracteriza por transmitir un compromiso a largo plazo. Tiene un carácter más estratégico y general que otros tipos de road maps.

Por su parte, la hoja de ruta ágil resulta más operativa y funcional a corto y mediano plazo. Quizás por eso es la preferida de muchas empresas en su planificación.

Aunque ambas son eficientes, en este post nos detendremos en la hoja de ruta ágil y sus componentes. Vivimos una época de altas velocidades, en que las marcas y los clientes priorizan la agilidad.

7 Componentes de una hoja de ruta ágil para productos

  1. Producto: Artículo o servicio que ofrece la marca con el fin de satisfacer las necesidades de sus clientes. Puede ser tangible o intangible.
  2. Objetivos: Metas que se propone alcanzar la organización en cada una de las etapas de desarrollo del producto. Se caracterizan por estar asociados a indicadores de desempeño concretos, lo cual permite su medición.
  3. Cronología: Calendario que recoge las fechas de lanzamiento de productos, así como los momentos en los que se presentarán las nuevas versiones. 
  4. Producto mínimo viable (MVP): Técnica que permite que un nuevo producto adquiera la funcionalidad suficiente para comenzar a funcionar de manera básica. Es de gran utilidad para conocer la opinión del cliente e introducir cambios.
  5. Versiones: Actualización que experimentan desde su lanzamiento los productos como consecuencia de las  modificaciones que ocurren durante su desarrollo y evolución. 
  6. Funciones: Beneficios que le proporciona el producto al cliente. Pueden estar asociados con la apariencia, el uso específico o la posición del producto en el mercado. En esencia, se trata de la relación que se establece entre el producto y el cliente.
  7. Historias de usuario: Término equivalente a características. Contiene la definición de la funcionalidad del producto desde la perspectiva del usuario final. 

7 pasos para la elaboración de una hoja de ruta de producto

  1. Diagnóstico inicial: Antes de lanzarte a producir debes estudiar el escenario que te rodea y realizar un análisis profundo hacia el interior de tu empresa. Los estudios de mercado resultan muy útiles durante este primer paso.
  2. Definir objetivos: Los objetivos constituyen el norte fundamental hacia los que se movilizarán los recursos humanos, financieros y tecnológicos. 
  3. Mapear de historias de usuarios: Nada como conocer de forma exhaustiva las expectativas del cliente para crear un producto exitoso. Al pensar como el usuario -y eso incluye al cliente interno- se pueden agrupar todas las sugerencias en un mapa conceptual y obtener así una visión gráfica del producto deseado.
  4. Establecer prioridades y características: Cuando la visión general está lista, es la hora de establecer las prioridades y definir qué características va a alcanzar el producto en cada etapa y qué funciones debe cumplir en cada período.
  5. Definir niveles: Según la magnitud del proceso necesario para la construcción definitiva de tu producto, debes decidir en cuántos  niveles vas a dividirlo. 

Para un producto menos complejo se aconsejan hasta 3 niveles, mientras que para aquellos más estructurados puedes establecer hasta 6. Es en este paso que se produce la categorización de las tareas en correspondencia con un cronograma.

  1. Representación gráfica: En este paso debes crear un mapa general de la hoja  de ruta al que deben tener acceso todas las partes interesadas. 

Además de los niveles, es esencial que esta representación contenga las pruebas que se realizarán y los plazos establecidos para la incorporación o modificación de funciones.

  1. Modificación de la hoja de ruta: La hoja de ruta es una herramienta flexible. Resulta vital que se introduzcan los cambios necesarios de acuerdo a la reacción del mercado y a la satisfacción del cliente con el producto. 

Roadmap: ejemplo de hoja de ruta para un proyecto de transformación digital

¿Qué es un road map de proyecto?

La hoja de ruta de proyecto se caracteriza por ofrecer una panorámica con altos niveles de precisión acerca del cumplimiento de los objetivos, los logros y las entregas de un proyecto determinado.

El objetivo primario del roadmap de proyectos es ofrecer una visión general a todos los involucrados que les permita trabajar de forma conjunta en pos del feliz término del proyecto.

La hoja de ruta de proyectos propicia la alineación de los implicados en torno a los objetivos y a los valores de la empresa. Su divulgación resulta un punto clave en la estrategia de comunicación institucional.

A diferencia de la hoja de ruta de producto, el roadmap de proyecto puede ser utilizado tanto para un evento virtual como es el caso del webinar, como para el proceso de implementación de un CRM de ventas.

De hecho, cualquier proyecto que inicies en tu empresa debería contar con hoja de ruta. Al usar esta herramienta de gestión, adquieres una percepción más completa del proceso en cuestión. 

Con el objetivo de que puedas comprender mejor qué es un road map de proyecto, a continuación te ofrecemos una caracterización de tres componentes fundamentales de este tipo de hoja de ruta.  

3 componentes de la hoja de ruta de proyectos

  1. Herramientas tecnológicas: Cada una de las soluciones  que se van a utilizar en el roadmap de proyecto deben estar recogidas en la hoja de ruta. Especial atención merecen las que garantizan la seguridad de los datos y las que facilitan la automatización de procesos
  2. Recursos humanos: El triunfo de cualquier proyecto depende en primer lugar de la calidad humana y profesional de las personas que se involucren en él. 

Es por eso que el roadmap de proyecto debe priorizar, tanto en su diseño como en su ejecución, el contar con los recursos humanos idóneos para las tareas previstas.

  1. Planificación: Como toda herramienta de gestión, la hoja de ruta de proyecto debe comprender una planificación minuciosa de las tareas y las etapas correspondientes. Entre las principales acciones se destacan la comunicación oportuna y eficiente del roadmap a todos los involucrados en el proyecto, con énfasis en la participación  de los clientes.

Paso a paso de un roadmap para un proyecto de transformación digital

En el contexto de la transformación digital resulta muy útil conocer qué es un roadmap y cómo hacerlo. Puedes adaptar a tu realidad la hoja de ruta que te ofrecemos a continuación.

Paso 1: Construye las bases para la transformación digital de tu empresa 

Contrario a lo que podría pensarse, el mayor obstáculo para la transformación digital no reside en la implementación de nuevas tecnologías, sino en las barreras culturales corporativas.

Al realizar el diagnóstico para tu roadmap de transformación digital, no te olvides de explorar los conocimientos y la inclinación de tu equipo ante este desafío.

Paso 2: Diseña y desarrolla la estrategia de cambio 

En el diseño del proyecto debes considerar con igual rigor las variables técnicas y las culturales. Recuerda que el objetivo final es el desarrollo de capacidades que funcionen como ventajas competitivas.

En este sentido, es de gran relevancia la correcta identificación de problemas. Otra recomendación es que el diseño esté enfocado en las personas y no en los procesos.

La determinación de fechas de entrega parcial con un carácter periódico razonable, permite que no transcurra un tiempo excesivo sin evaluar el desarrollo del proyecto.

El análisis objetivo de estas entregas debe ser usado para la mejora continua del proyecto de transformación digital. Esto permite, entre otras ventajas, que aumente la satisfacción del cliente.

Paso 3: Haz sostenible la transformación digital de tu empresa 

Tu hoja de ruta debe garantizar que se  mantengan las capacidades alcanzadas. De lo contrario, corres el riesgo de perder la inversión, pues la transformación digital es un proceso que no se detiene.

Lejos están los tiempos en los que las soluciones y tecnologías innovadoras solo les importaban a los expertos digitales. La transformación digital es hoy una preocupación para todas las empresas y los equipos. 

Ya no se trata de evolucionar para no quedarse atrás. Es básicamente una cuestión de supervivencia. El futuro del trabajo es ahora, no dentro de 5 o 10 años.

De hecho, según un informe de Zendesk, un 50 % de los líderes empresariales afirma que la transformación digital se ha acelerado entre 1 y 3 años; mientras que un 25% afirma que se ha acelerado entre 4 y 7 años.

Ahora que ya sabes qué es un roadmap y cómo hacerlo, ¿qué tal usarlo en el proceso de transformación digital de tu empresa? Puedes contar con el apoyo de Zendesk para enfrentar este desafío.

En Zendesk nos especializamos en trabajar como una extensión de tu equipo para asegurarnos de que nuestras soluciones tengan un efecto estratégico en tu negocio.

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