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¿Qué es la gestión de proyectos y para qué sirve?

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 11 Enero 2021
Última actualización en 11 Enero 2021

Imagina un conjunto de círculos con áreas de intersección entre sí. Parte de esos círculos representan equipos diferentes, los otros, retratan las etapas de desarrollo  del proyecto; y las zonas de intersección son los puntos de interdependencia entre todas sus dimensiones. 

Es decir, que si en una empresa un equipo retrasa una entrega o existe una falla en algún departamento, todo el proyecto sufre consecuencias.

El reporte del PMI de 2018 muestra cuánto dinero pierden las organizaciones que tienen desempeños negativos en los proyectos. Los datos muestran que, en promedio, se pierden U$S 99 millones a cada U$S 1 billón invertido.    

En tiempos de cambios ambientales, económicos, sociales y tecnológicos que avanzan muy rápido, la gestión de proyectos debe evolucionar y adaptarse a las nuevas condiciones para seguir siendo relevante y satisfacer las demandas de organizaciones enfocadas en innovar.

En este artículo aprenderás: 

  • Qué es la gestión de proyectos;
  • Cuáles son las metodologías para proyectos;
  • Qué es un gestor de proyectos;
  • Otros detalles sobre los procesos que constituyen esta disciplina. 

¿Qué es la gestión de proyectos?

De forma simplificada, un proyecto es un conjunto de actividades temporales, realizadas en grupo, con el objetivo de producir un producto, servicio o resultado.

El conjunto de prácticas y competencias exigidas a un gestor de proyectos permite que estos profesionales puedan planear, ejecutar, monitorear y controlar proyectos para entregar resultados de la mejor forma posible y con el menor número de fallas y riesgos. 

La gestión de proyectos cuenta con 3 objetivos:

  1. Gestionar el inicio y el progreso del proyecto;
  2. Administrar y solucionar problemas que puedan ocurrir al largo del proceso;
  3. Facilitar las tareas de finalización y aprobación del proyecto.

La gestión y administración de proyectos es una disciplina que incluye una variedad de aspectos complejos y que exigen conocimiento; y para eso existen capacitaciones y certificaciones. 

De hecho, la gestión de proyectos es un término general que incluye una serie de disciplinas relacionadas, como planificación, programación, gestión de tareas, gestión de recursos, gestión de riesgos, entre otras.

El renombrado instituto PMI (Project Management Institute) enseña qué es la gestión de proyectos y sus metodologías. Su finalidad es que las empresas y profesionales adopten, valoren y utilicen sus metodologías en cualquier tipo de proyecto. 

Según el PMI, el conocimiento de la gestión de proyectos se basa en 10 áreas:

  1. Integración;
  2. Alcance del trabajo;
  3. Tiempo; 
  4. Costo;
  5. Calidad;
  6. Obtención;
  7. Recursos humanos;
  8. Comunicaciones;
  9. Gestión de riesgos;
  10. Gestión de las partes involucradas / stakeholders. 

PMI desarrolló “la Biblia” de la gestión de proyectos, el PMBOK (Guide to the Project Management Body of Knowledge), donde apunta que el ciclo de vida de un proyecto está compuesto por 5 etapas de gestión.

Un proyecto tiene un comienzo, un desarrollo y un final bien definidos, además de recursos limitados y un plazo final para cumplir. 

Diferente del trabajo del día a día, los proyectos no son una operación de rutina, sino un conjunto único de actividades desarrolladas para lograr un objetivo específico. 

5 etapas de la gestión de proyectos  

1. Inicialización 

Los procesos de esta fase ayudan a definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto. 

Su objetivo es estudiar la viabilidad del proyecto, alinear e identificar las expectativas de los grupos de interés, además de preparar la versión preliminar del alcance del trabajo y realizar la primera estimación de costos, recursos y cronograma. 

Esta etapa exige un encuentro que reúne a los equipos y las partes involucradas para definir los objetivos y procesos, como la guía de comunicación entre las partes. 

Tal vez te interese leer: Cómo gestionar la comunicación en la empresa: el plan de comunicación organizacional.

El plazo de apertura del proyecto también se desarrolla en esta etapa. Se trata de un documento que establece exactamente lo que el proyecto ofrece y cómo alcanzará su objetivo final. Una vez que todas las partes están de acuerdo, se pasa a la segunda fase: la planificación.

2. Planificación

Esta fase es dibujada para profundizar y detallar mejor cada parte del proceso. Aquí se divide el trabajo para planearlo en partes más pequeñas y estimar el tiempo que cada una va a llevar.  

Los procesos de esta fase tienen como meta crear el alcance total del proyecto, refinar los objetivos y definir las acciones para completarlo.  

Como resultado, se crean documentos como el plan de gestión del proyecto, que a menudo se visualiza en un gráfico que ilustra el orden de las tareas, sus interdependencias y acompaña la evolución de las diferentes etapas del proyecto. De ese modo, la organización tiene un mapa que la guía hasta su conclusión.

Otros requisitos de esta etapa son:

  • Desarrollar el EAP (Estructura Analitica del Proyecto); 
  • Crear el plan de gestión de riesgos;
  • Planificación de gestión del cronograma;
  • Planificar la gestión del alcance;
  • Organizar los requisitos;
  • Definir el alcance;
  • Definir actividades;
  • Definir la secuencia de las actividades;
  • Desarrollar el cronograma;
  • Planificar la gestión de costos;
  • Costo estimado;
  • Determinar el presupuesto;
  • Planificar la gestión de la calidad;
  • Planificar la gestión de recursos;
  • Estimar los recursos de las actividades;
  • Planificar la gestión de las comunicaciones;
  • Identificar los riesgos;
  • Realizar análisis de riesgo cualitativo y cuantitativo;
  • Planificar las respuestas al riesgo;
  • Planificar la gestión de adquisiciones;
  • Planifique la participación de las partes interesadas.

3. Ejecución

La finalidad de esta fase es coordinar y ejecutar la planificación. Para tener éxito durante estos procesos no alcanza con  poner en práctica lo que fue planeado, sino  mejorar continuamente y adaptarse a medida que el  proyecto evoluciona.

Ejecutar el proyecto es la etapa que demanda más recursos económicos, humanos y materiales. Además, la mayor parte del trabajo de un gestor de proyecto ocurre en esta fase. Eso incluye la coordinación de recursos, optimización del tiempo, mantener la productividad del equipo y compromiso de todas las partes interesadas. 

Es natural que en fase ocurran problemas o alteraciones. Con un buen plan de riesgos el proyecto sufre menos impacto y se mantiene en un flujo controlado y productivo. 

Al mismo tiempo, un equipo bien capacitado en estrategias de comunicación es esencial para asegurar que el proyecto se mantenga coordinado y funcionando. 

Si quieres consejos útiles de comunicación interna para aplicar a tu empresa, te recomendamos esta guía práctica

La ejecución también abarca las siguientes tareas:

  • Implementar respuestas al riesgo;
  • Gestionar la calidad;
  • Adquirir recursos;
  • Desarrollar el equipo;
  • Manejar el equipo;
  • Gestionar comunicaciones;
  • Realizar adquisiciones;
  • Gestionar la participación de las partes interesadas;
  • Guiar y gestionar el trabajo del proyecto;
  • Gestionar el conocimiento del proyecto.

4. Monitoreo y control

Este paso ocurre simultáneamente con el anterior y debe realizarse diariamente. Tiene como propósito fundamental asegurar que la ejecución se lleve a cabo según lo planeado y también actuar con acciones correctivas y de control cuando sea necesario para lograr el resultado esperado.

Es fundamental monitorear constantemente el progreso del proyecto y controlar todos los ángulos para asegurar el cumplimiento del cronograma y presupuesto. El proceso de verificación constante es lo que permite al gestor del proyecto constatar el desempeño real vs el desempeño planeado. 

El control de la calidad del proyecto ayuda a visualizar los indicativos de variaciones, tendencias del proyecto, desvíos y la necesidad de solicitar aprobaciones de solicitudes de cambio. 

Dichos aspectos deben ser detectados y arreglados rápidamente por los gestores, y así, mantener el control del proyecto.

Parte del conjunto de procesos de esta fase tiene las siguientes atribuciones: 

  • Monitorear y controlar el trabajo del proyecto;
  • Realizar control de cambios integrado;
  • Auditoría de riesgos;
  • Validar el alcance;
  • Controle el alcance;
  • Controle el horario;
  • Control de costos;
  • Control de calidad;
  • Controlar los recursos;
  • Administración de contratos;
  • Monitorear las comunicaciones;
  • Informes de desempeño;
  • Monitorear los riesgos;
  • Control de adquisiciones;
  • Monitorear la participación de las partes interesadas.

 5. Finalización

En esta fase es necesario producir un entregable para determinar el final de la ejecución del proyecto y el inicio del cierre. El gestor del proyecto debe asegurarse de que todos los entregables estén identificados, completos y encaminados a los respectivos responsables. 

Un proyecto solo termina cuando existe confirmación de todas las partes interesadas, los clientes y el equipo. Los documentos aprobados son los que determinan el fin del proyecto.

Es imprescindible que la persona responsable de revisarlos garantice que todos hayan sido firmados y se encuentren dentro de los parámetros de cierre de un proyecto.  

Una vez finalizado el proyecto,es importante cumplir con las obligaciones formales de la contratación de funcionarios, empresas subcontratadas, alquileres de locales, etc. Asegúrate que todo esté de acuerdo con lo que fue previamente establecido para evitar demandas por parte de algún proveedor o subcontratado.

Esta fase exige un estudio general de todo lo que se ha realizado durante el período del proyecto. Es fundamental analizar los errores que surgieron a lo largo del camino e identificar cuáles fueron las lecciones aprendidas para que esos problemas no vuelvan a ocurrir en el futuro. 

Por fin, el equipo de trabajo verifica los resultados obtenidos y concluye si el proyecto ha logrado sus objetivos o no.

¿Para qué sirve la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es una solución para que empresas fundamenten el proyecto en estrategias ágiles, productivas, efectivas y con decisiones basadas en prácticas recomendadas por especialistas. 

Por medio de la gestión de proyectos y sus metodologías ágiles es posible extraer el mejor rendimiento de tu equipo. Todo este esfuerzo sirve para asegurarte que, basándose en este conocimiento, brindarás los mejores resultados a tus clientes.

En suma, la gestión de proyectos tiene como objetivo conseguir que el resultado sea satisfactorio tanto para la empresa - en relación con los plazos y costes establecidos - como para tu cliente final.

¿Qué es un gestor de proyectos?

Ahora que ya sabes cómo funciona la gestión de proyectos, te resta conocer qué es un gestor de proyectos y cuál es su papel en este proceso.

Un gestor de proyectos precisa trabajar con foco en las metodologías de gestión.

A continuación, enumeramos las principales responsabilidades y tareas de un gestor de proyectos: 

  • Implementación de metodologías ágiles;
  • Implementación de metodologías de gestión del cambio;
  • Implementación metodologías basadas en procesos;
  • Planificación y definición del alcance del trabajo;
  • Establecer y gestionar expectativas;
  • Proceso de elaboración;
  • Desarrollar planes de proyecto;
  • Gestionar tareas;
  • Planificación de recursos;
  • Estimación de tiempo / costo;
  • Analizar y gestionar riesgos y problemas;
  • Control de los procesos  y presentación de informes sobre el status del proyecto;
  • Liderazgo de equipo;
  • Influencia estratégica;
  • Facilitar las comunicaciones y la colaboración;
  • Planificación y facilitación de reuniones;

Pero eso no es todo, con base en una encuesta con 5.402 profesionales de administración de proyectos, PMI mostró que el rol de los gestores de proyecto se está expandiendo hacia estos perfiles:  

  • Asesor estratégico: planifica, ejecuta y entrega.
  • Innovador: actúa como propietario y desarrollador de productos o servicios.
  • Comunicador: se comunica con claridad y de manera concisa, sin importar cuál es la audiencia. 
  • Gran pensador: flexible, adaptable y con inteligencia emocional.
  • Gerente versátil: tiene experiencia con diferentes enfoques de metodologías de gestión y sabe aplicarlo con un enfoque híbrido.

Se trata, por tanto, de una actividad de gestión que involucra tanto habilidades técnicas como de liderazgo que exigen inteligencia social y emocional.

¿Cuáles son los tipos de metodologías de gestión de proyectos?

Las metodologías de gestión permiten que los procesos del proyecto sean más prácticos, organizados y eficientes.

Los métodos de gestión de proyectos se clasifican en tres pilares: 

  1. Los procesos, que son los pasos de cada tarea;
  2. Herramientas de apoyo, como software;
  3. Los estándares que se componen de informes, formularios y controles.

Las metodologías de gestión de proyectos se dividen en: 

1.  Metodologías ágiles

Las metodologías ágiles de gestión de proyectos fueron desarrolladas para auxiliar profesionales que consideraban las metodologías tradicionales obsoletas por ser extremadamente inflexibles y no atender totalmente las necesidades de los clientes. 

Métodos ágiles son más orgánicos y se planifican de manera iterativa e incremental al paso que se realizan descubrimientos durante los procesos. El foco está en  solucionar un problema con un plazo y presupuesto fijos.

2. Metodologías tradicionales 

En las metodologías tradicionales la mayor parte del proceso de planificación se realiza con mucha anticipación y todas las etapas son proyectadas. 

En esta lógica, los detalles son más importantes que el tiempo y el costo, pues al final, esos dos son vistos como consecuencia.

3. Metodologías híbridas

Se componen de una mezcla de conceptos tradicionales y ágiles. De esa manera, las organizaciones pueden personalizar su gestión al elegir cuáles son las prácticas más adecuadas para lograr sus metas y objetivos actuales.

Buscar una metodología ágil de gestión de proyectos exige entender cuál se adapta mejor a los objetivos y necesidades del proyecto y de la empresa. 

No existe una metodología mejor que otra, debes usar la que tiene recursos específicos para cumplir con los requisitos de cada proyecto.

5 tipos de metodologías más utilizadas

  1. KANBAN

Es un framework de gestión ágil que funciona para diferentes tipos de equipos. Sirve para controlar las tareas, comprender los plazos, la productividad o identificar cuellos de botella en el flujo de trabajo. 

El término Kanban significa tablero y tiene como objetivo aumentar la productividad, optimizar la gestión del trabajo, monitorear de forma visual, práctica y con pocos recursos el avance de los flujos de producción en las empresas; además de ser muy adaptable para cada realidad.

Funciona muy bien en contextos donde no hay tiempo para consultas en planillas u otros sistemas de gestión más complejos. 

La metodologia consiste en la creación de columnas indicadoras para cada etapa, en las que se coloca una tarjeta de color o post-it por cada tarea o subtarea a realizar. El número de columnas puede variar según las necesidades del proyecto; en cada paso completado, la tarea se mueve a la siguiente columna.

Este recurso requiere elementos visuales que faciliten su comprensión. Puedes exhibirlo en un lugar en donde todos los involucrados puedan ver y acompañar.

Las columnas más utilizadas son:

  • Por hacer: todas las tareas aún no han comenzado;
  • Hoy: tareas que deben iniciarse hoy;
  • En curso: tareas en curso, pero que dependen de alguna acción de terceros o recursos aún no adquiridos;
  • Hecho: tareas completadas.

  1. SCRUM

Es un método ágil de gestión de proyectos que se puede adoptar en cualquier tipo de proyecto, especialmente aquellos más complejos como el desarrollo de software.

El uso de Scrum se recomienda para proyectos de innovación donde el producto no se conoce por completo al inicio de la propuesta; y en los casos donde no se domina la tecnología con la que se conducirá el proyecto.

Esta metodología ágil divide el proyecto en pequeños pasos llamados sprints, cuya vigencia es de dos a cuatro semanas. En cada sprint hay un conjunto de tareas que se deben poner en práctica y entregar al usuario final. Con esa estrategia, el cliente no esperará a que se complete el proyecto para probar el producto.

Al final de cada sprint, se evalúan los resultados y se detectan errores y aciertos, con el fin de permitir la mejora de los siguientes pasos.

Además, también forma parte de SCRUM realizar reuniones diarias de hasta 15 minutos, en las que se evalúan las tareas completadas el día anterior y se establecen las prioridades para la jornada. Esto permite que el proyecto continúe con alineaciones y retroalimentaciones constantes.

  1. Feature-Driven Development

Conocido como FDD, este es un método ágil con enfoque en el desarrollo debido al requerimiento funcional de un proyecto. 

Mientras que SCRUM se concentra en la gestión de tareas, FDD se enfoca  en el desarrollo de funciones. 

Se basa en 5 procesos fundamentales:

  1. Análisis orientado a objetos;
  2. Creación de la lista de funcionalidades o descomposición funcional;
  3. Planificación incremental por funcionalidad;
  4. Detalles de la funcionalidad orientada a objetos;
  5. Construcción por funcionalidad.

Durante los procesos de este método, las etapas se desarrollan una a una de forma incremental mediante la integración continua basada en pruebas y alineación constante con el cliente. 

Es bastante común que FDD se use junto con SCRUM y otras metodologías ágiles.

  1. PRINCE 2

El método PRINCE 2 es britanico, y la traducción de la sigla en inglés significa Proyecto en Ambiente Controlado.  

Esta metodología tradicional de gestión de proyectos tiene como foco principal el producto y las entregas que se deben realizar durante la ejecución del proyecto. 

A pesar de ser una metodología bastante utilizada en todo el mundo, tiene como limitaciones el hecho de que presenta pocas técnicas y la bibliografía de referencia, en general, está en inglés.

Al utilizar esta estrategia se realiza la primera idealización y búsqueda de viabilidad. El desarrollo de actividades corresponde a las fases de control, revisión y seguimiento, hasta el final del proyecto.

Para eso, es necesario seguir algunos principios básicos:

  1. Aprender de los errores y los éxitos del pasado;
  2. Asignación bien definida de roles;
  3. Dividir el proyecto en etapas;
  4. Tolerancia a la adversidad;
  5. Centrarse en los resultados;
  6. Grado de flexibilidad, adaptando el método al proyecto;
  7. Justificar el desarrollo del proyecto.

  1. Cascada

Esta metodología tiene un enfoque tradicional y lineal para la gestión de proyectos y se utiliza con más frecuencia en los sectores de fabricación o construcción. 

La cascada tiene este nombre porque es secuencial, es decir, una etapa del proyecto solo se inicia cuando se completa la anterior.

Como la mayoría de las metodologías tradicionales, la planificación de la cascada se realiza antes del inicio de la ejecución del proyecto y todos los pasos se juntan y aprueban una sola vez.

Este método consta de 5 pasos:

  1. Diseño de sistemas; 
  2. Implementación; 
  3. Pruebas y validación;
  4. Mantenimiento;
  5. Ingeniería de ideas.

Ventajas y beneficios de la gestión de proyectos

Ahora ya tienes claro qué es la gestión de proyectos y cómo estos procesos te ayudan a lograr éxito en tus emprendimientos. 

La gestión de proyectos permite realizar la planificación, seguimiento y control de forma más eficiente y eficaz, con menos esfuerzo, recursos y tiempo.

Para contextualizar mejor las ventajas de la gestión de proyectos, apuntamos algunos de sus beneficios:

Optimización del tiempo

La gestión del cronograma se puede utilizar como referencia al comparar el tiempo planificado con el tiempo real invertido.

Al tener más control sobre el proyecto, se sabe cuándo asignar cada recurso, se evita el desperdicio y optimiza el uso de los recursos humanos, financieros y materiales.

Reducción de costos

Una vez que el gerente del proyecto ha elaborado su línea de base de costos es posible reducirlos aprovechando oportunidades, pero principalmente aplicar recursos financieros en los momentos oportunos.

Resultados más asertivos

Como en la gestión de proyectos todo el trabajo es detallado y los procesos establecidos, es más fácil garantizar la calidad del producto final. 

Con una buena planificación y la rutina de control del proyecto, el resultado final sin duda será más asertivo y estará más próximo de los requisitos del cliente.

Mayor compromiso del equipo

Un ambiente profesional organizado y con un buen gestor que genere confianza y transparencia, proporciona al equipo más motivación y como consecuencia, un mayor compromiso al compartir y alinear informaciones del proyecto con todas las partes involucradas.

Mayor control del proceso

El hecho de simplificar el proceso de gestión de algo complejo como un proyecto representa una gran ventaja. 

La gestión de proyectos te permite centralizar todas las etapas y elementos necesarios para organizar el proyecto desde el comienzo hasta la entrega final y tornar el trabajo más productivo. 

Control de riesgos

En este proceso se mapean las principales amenazas al proyecto y también las oportunidades. Es decir, el gestor puede identificar las señales de cuáles amenazas se están materializando y saber qué hacer para minimizar los impactos en el proyecto. Por otro lado, un buen gestor sabe visualizar las oportunidades y usarlas a su favor. 

Mayor satisfacción del cliente

Este beneficio es consecuencia de los anteriores. Al tener el control de un proyecto es posible gestionarlo bien y dentro del plazo y coste previstos. De esa manera, es natural que tu cliente se sienta más satisfecho con los resultados obtenidos. Al final, el objetivo común de un proyecto es justamente un cliente contento.

Si te interesa saber más sobre el tema, puedes recurrir a libros de gestión de proyectos como: 

Un cliente satisfecho es la mejor estrategia de negocio. Mantener feliz a tu cliente no siempre es una tarea sencilla; y en eso, el software puede ser tu gran aliado. 

Existen varios tipos de software para ayudarte en la gestión de proyectos, pero no todos están enfocados en la atención al cliente con soporte técnico inteligente.

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