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Administración del departamento de ventas: 4 funciones clave

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 28 septiembre 2021
Última actualización en 28 septiembre 2021

De acuerdo con el Informe de Zendesk sobre las Tendencias de la Experiencia del Cliente, el 73% de los líderes de venta que predice un crecimiento de los ingresos también considera que la colaboración entre los equipos de venta y servicio de atención al cliente es fundamental.

El equipo de ventas se encarga de guiar a los clientes hacia la compra, mientras que atención al cliente procura brindar la mejor experiencia posible al usuario, anticipando problemas y ofreciendo soluciones.

La administración del departamento de ventas es un proceso que siempre se puede mejorar; y esa mejora, como apunta el estudio, va a estimular el crecimiento de la empresa en su conjunto.

Si quieres hacer una mejor organización del departamento de ventas, en este post te mostramos:

  • cuáles son las funciones de un departamento de ventas;
  • paso a paso para mejorar la administración del departamento de ventas.

¿Empezamos?

Administración del departamento de ventas: principales funciones

La administración del departamento de ventas involucra la planificación, supervisión, control y evaluación de las diferentes fases del proceso de ventas. También permite realizar un seguimiento de la estrategia de ventas para detectar falencias y oportunidades de mejora. 

Las principales funciones del departamento de administración de ventas son:

1. Organizar el equipo de ventas

Organizar el equipo humano que llevará a cabo todas las tareas de administración de ventas, como: establecer objetivos, crear estrategias y lazos con los clientes, etc. El equipo de ventas suele estar compuesto por:

  • Gerente de ventas;
  • Jefe de ventas;
  • Supervisor de ventas;
  • Ejecutivo de ventas.

¿Sabes exactamente cómo funciona un equipo comercial? Conoce objetivos y tareas + 4 funciones clave

2. Planificar la estrategia de ventas

Esta función de la administración del departamento de ventas consiste en varias etapas: 

  • hacer un estudio de clientes: para conocer características, hábitos y tendencias de consumo;
  • hacer una investigación de mercado: para conocer también a la competencia y entender cómo diferenciarse;
  • establecer precios para los productos: para obtener los ingresos esperados según las variables del mercado. Aprende cómo calcular el precio de un producto en 4 pasos
  • establecer vías de promoción y comercialización: según el tipo de producto o servicio puede ser presencial (tienda física) o virtual (e-commerce). 

3. Relacionarse con los clientes

Otra de las funciones del departamento de administración de ventas es alimentar las relaciones entre vendedores y clientes. 

Ya sea que se trate de clientes potenciales o actuales, conocer sus características, preferencias y hábitos de consumo te ayudará a crear las estrategias adecuadas para relacionarte con ellos.

Algunas técnicas que puedes usar para eso:

  • crear tu buyer persona: una descripción de tu cliente ideal;
  • hacer segmentación de clientes: para ofrecerles tus productos o servicios según sus características, necesidades y preferencias; 
  • crear estrategias de retención: ¿sabías que la adquisición de un nuevo cliente es entre 5 y 25 veces más costosa que la retención de uno actual? Sin embargo, hay muchas cosas que puedes hacer al respecto, como: promover incentivos para clientes leales, conocer quienes son tus clientes actuales y a quiénes perdiste y contar con el soporte tecnológico adecuado. 

Conoce estas estrategias a fondo con 6 tips para la retención de clientes en tiempos de crisis. 

4. Medir el desempeño del departamento de administración de ventas

Finalmente, la administración del departamento de ventas precisa, además de tener metas claras, medir el desempeño de sus actividades y comprobar si dieron los resultados esperados. 

Para establecer objetivos de ventas puedes aplicar la metodología SMART, acrónimo para específico, medible, alcanzable, realista y en un tiempo determinado. 

Mira cada una:

  • Específico: se refiere a establecer metas concretas. No es lo mismo establecer el objetivo "conseguir la mayor facturación posible", que "crecer un 25% en el próximo trimestre".
  • Medible: es fundamental establecer metas que se puedan medir. Esto te permitirá verificar si has obtenido buenos resultados en función de ciertos indicadores. Por ejemplo: si tu meta es aumentar las compras en el e-commerce un 70%, podrás medir diferentes aspectos: como cantidad de visitantes, cifras de abandono de carrito, etc.
  • Alcanzable: asegúrate de que puedes cumplir tus objetivos con los recursos que tienes a la mano (humanos, materiales, etc.).
  • Realista: tienes que estar seguro de que tu meta es realizable. Por ejemplo, no tiene sentido proponerse aumentar las ventas en tu e-commerce un 70% si tu sitio web es lento y poco usable.
  • En un tiempo determinado: designa una fecha límite para cumplir con tu objetivo.

Conoce el método SMART a fondo para establecer metas de venta y tener éxito.

Organización del departamento de ventas

La administración del departamento de ventas puede llevarse a cabo de distintas maneras según el tipo de empresa, producto, servicio y clientes que atiende. A continuación, te mostramos algunos tipos de organización del departamento de ventas.

1. Organización geográfica o por zonas

En este tipo de organización del departamento de ventas los vendedores se relacionan con clientes de ciertas áreas geográficas asignadas. Las zonas con más promesa se establecen luego de hacer el estudio de mercado y la segmentación que mencionamos antes.

2. Organización por producto o servicio

Los vendedores trabajan con productos o servicios asignados en los cuales tienen que especializarse. Este conocimiento, junto con el estudio de clientes, les permite establecer un vínculo más estrecho con el consumidor, sus hábitos de uso, sus necesidades y preferencias.

3. Organización por clientes o cuentas 

En este tipo de organización del departamento de ventas, el trabajo de los agentes de ventas se divide de acuerdo con los tipos de clientes. Por ejemplo, clientes corporativos, personas físicas, etc.

Mejora hoy la administración del departamento de ventas

Como viste, el proceso de ventas es complejo y la administración del departamento de ventas se compone de varias funciones fundamentales. La buena noticia es que existen herramientas para ayudarte en la organización del departamento de ventas para que tu actividad principal sea vender y tener éxito. 

Zendesk para ventas es sencillo y elimina los contratiempos porque actualiza la información sobre tratos para que tu equipo pueda siempre tener acceso, analizar y colaborar de acuerdo con datos pertinentes.

¿Cómo te ayuda con la administración del departamento de ventas?

  • porque te ofrece herramientas integradas para acceder al contexto completo de la cuenta de un cliente, para mantenerte al día y permitirte capitalizar las oportunidades.

  • porque estás al tanto de lo que sucede en el pipeline de ventas, mientras que tu equipo se concentra en los leads y los tratos de máximo valor sin que las tareas administrativas lo abrumen.


¿Cómo?

Zendesk Sell te permite:

  • Personalizar y automatizar los correos electrónicos;
  • Recibir notificaciones y realizar un seguimiento por correo electrónico;
  • Acceder a informes para analizarlos y llevar a cabo acciones de mejora;
  • Realizar llamadas con tan solo hacer clic en el número de teléfono del cliente;
  • Guardar y acceder a las notas y los scripts de las llamadas;
  • Utilizar CRM móvil.

Y mucho más! Convierte las conversaciones en conversiones y aumenta la productividad de tu departamento de compra y ventas. Accede a una prueba gratuita y conoce todos los beneficios que el software CRM de ventas de Zendesk tiene para ti. 

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