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6 etapas para una correcta planificación de ventas y operaciones

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 26 enero 2022
Última actualización en 26 enero 2022

La planificación de ventas y operaciones es un proceso de negocios que ayuda al equipo directivo a alcanzar sus objetivos en todas las áreas y procesos de una empresa; desde la cadena de suministro hasta la demanda.

Si en ocasiones incrementar el número de ventas en tu empresa llega a ser complicado, conocer más sobre la planificación de ventas, sus procesos y estructura, te ayudarán a ver el panorama con más claridad.

¿Estás listo? 

¿Qué es el plan de ventas y operaciones y cómo se integra? 

Antes de conocer las etapas de una correcta planificación de ventas y operaciones, necesitas entender qué es la planificación de ventas.

Un plan de ventas contiene información sobre el objetivo de tu empresa y a qué target te diriges; y su integración es fundamental. De hecho, la falta de planificación de ventas perjudica tus ganancias en hasta un 10%

Para hacer una planificación de ventas, es necesario definir algunos puntos: 

  • Las ventas que deseas alcanzar; 
  • Estimación de unidades o servicios a vender;
  • Un plan de marketing con posibles nichos de mercado; 
  • Diferencial de tu producto/servicio frente a la competencia.

Por otro lado, el plan de operaciones concentra todos los detalles que están relacionados con la producción de productos y servicios que ofrece una organización.

Es un proceso de toma de decisiones que busca el balance entre la demanda y la producción mejorando la comunicación y eficiencia entre la empresa y sus clientes. De hecho, el plan de ventas y operaciones tiene como objetivo entender la estrategia de negocio y desarrollar acciones que integren un plan estratégico para toda la organización. 

Hacer una planificación de ventas y operaciones te brindará una idea general de todo el proceso de operación. 

Algunas ventajas de la planificación de ventas y operaciones son: 

  • Mejor comunicación entre áreas;
  • Detectar factores de riesgo; 
  • Prevenir el desabastecimiento de producto en centros de distribución;
  • Mayor adherencia a la demanda de ventas;
  • Disminuir costos de producción, transporte y almacenaje;
  • Brindar seguimiento para el cumplimiento de objetivos.

Si deseas aumentar tus ventas te recomendamos leer: ¿Cómo incrementar las ventas?: estrategias que funcionan aun en tiempos de crisis.

Etapas para poner en marcha la planificación de ventas

Seguro te estás preguntando cómo implementar el plan de ventas y operaciones. A continuación, siguen algunos consejos útiles para poner en marcha tu planificación de ventas y operaciones. 

1. Fija tus objetivos

Como lo hemos dicho, los targets necesitan ser alcanzables. Si en realidad quieres que tu equipo de ventas alcance sus objetivos, precisas ser claro al establecerlos.  

La manera más eficiente a la hora de fijar objetivos es planificarlos conjuntamente:

  • Describe de forma breve y clara;
  • Establece fechas límites para lograrlo;
  • Realiza un seguimiento diario de tus objetivos;
  • Involúcrate en lo que se esté haciendo y así enfocar otra vez tus esfuerzos en los objetivos correctos.

Para la definición de metas claras y alcanzables, te recomendamos usar la metodología SMART. Entiende cómo ponerlo en práctica con: ¿Cómo establecer metas de ventas y tener éxito?

2. Establece metas de ventas

Cuando estés realizando la planificación de ventas,  ten claro hacia dónde quieres llegar, para ello debes: 

  • Estudiar el mercado y las estrategias de la competencia;
  • Visualizar las áreas que precisan más trabajo. ¿Debes enfocarte en captar clientes o en fidelizar a los que ya tienes?;
  • Tener en cuenta la estacionalidad de tu producto o servicio;
  • Evaluar si tu equipo tiene el conocimiento y las herramientas necesarias para llevar a cabo la planificación;
  • Establecer las metas de ventas según el perfil de cada vendedor.

3. Define una estrategia 

Una vez que se fijaron los objetivos y metas en tu planificación de ventas y operaciones, es necesario comunicar a tu equipo la estrategia que pondrás en marcha.

Por ejemplo, dar a conocer las acciones y capacitaciones que se llevarán a cabo en tu departamento;; las cuales estarán orientadas hacia 3 áreas: producto, cliente y ventas. 

Para definir tu estrategia necesitas: 

  • Diagnóstico: evaluar el estado de tus ventas. Define un período y registra cuánto has vendido, quiénes son tus clientes, qué producto se vende más y a partir de qué acciones. ¿Precisas continuar como vienes o corregir la estrategia?  
  • Define con precisión quién es tu cliente ideal. El estudio de buyer persona te permitirá conocer exactamente las necesidades de tu público objetivo y su comportamiento de compra. 
  • Define un presupuesto para tus acciones comerciales y de marketing. ¿Sabés qué aspectos determinan una buena experiencia del cliente y cómo mejorarlos puede aumentar tus ventas? Encuentra la respuesta en: ¿Qué es la experiencia del cliente? ¿Cuál es su impacto en una empresa?

4. Invierte en tecnología 

Contar con herramientas que te ayuden a elaborar un buen plan de ventas y operaciones es una buena inversión. Existe tecnología que puede ayudarte a hacer presupuestos, análisis de  datos, previsiones de ventas, fijar objetivos comerciales medibles o tener visibilidad de cada proceso comercial.

Un CRM de ventas puede ayudarte con esto y mucho más. Descúbrelo aquí: CRM de Ventas: ¿qué es, para qué sirve y qué tan importante es?

5. Gestiona tu fuerza de ventas

Tu fuerza de ventas debe conocer en detalle quién es consumidor y cuáles son sus necesidades. Inclúyelos a cada paso de tu planificación de ventas y operaciones. 

¿Por qué la gestión de tu fuerza de ventas es tan importante? 

  • Porque atrae nuevos clientes;
  • Porque trabaja para alcanzar la satisfacción del cliente y su lealtad;
  • Porque colabora con la retención de clientes.

¿Cómo debe ser el diseño general de la planificación de ventas y operaciones?

Ahora bien, cuando hablamos del diseño general de la planificación de ventas y operaciones estamos ante un evento cíclico. Por tanto, depende de todo lo que suceda en el año, trimestre o mes, y sobre todo en las decisiones de una empresa.

Para ejecutar de forma eficiente la planificación de ventas y operaciones en toda la organización, se requiere llegar a un consenso sobre los planes de demanda y producción, ya que si no existe una comunicación fluida entre departamentos, implementar este tipo de procesos puede ser un gran reto, esto se traduce a que debe existir un solo proyecto que unifique las planificaciones de ventas y los de operaciones de las principales áreas implicadas.

Etapas para la buena planificación de ventas y operaciones

La planificación de ventas y operaciones es un proceso de cinco etapas que te ayudará a lograr la coordinación y el enfoque en todas las áreas de tu empresa, de las cuales destacan: 

  • Pronosticar y recopilación de datos
  • Planificar la demanda
  • Planificar el suministro 
  • Reunión previa de ventas y operaciones 
  • Finalización del proceso de ventas y operaciones

A continuación te explicamos cada etapa. 

1. Pronosticar y recopilación de datos

La primera etapa en el proceso de planificación de ventas y operaciones es realizar un pronóstico, donde se va a recopilar los datos necesarios para pronosticar las ventas futuras. Los datos recopilados van a  depender de tu línea de negocio y los procesos actuales de tu empresa.

2. Planificar la demanda 

Analiza tus pronósticos en función de los factores internos y externos que podrían afectar la demanda de tus ventas y modifica el inventario en caso de ser necesario.

En esta etapa, puedes gestionar la demanda con incentivos de precios y modificaciones de costos para cumplir con tus objetivos.

3. Planificar el suministro 

La planificación se basa en los ajustes de inventario y tiene como objetivo determinar si existen restricciones relacionadas con las personas, proveedores, maquinaria o tecnología. 

Programa reuniones periódicas con los involucrados en el suministro para una mejor coordinación con tu equipo. De igual manera, anticipa las necesidades del cliente final. 

4. Reunión previa de ventas y operaciones 

El objetivo de esta reunión es tener la aprobación del equipo ejecutivo con relación a los planes de cambio de suministro, ventas y operaciones.

5. Concluye con el proceso de ventas y operaciones

Para finalizar e implementar con éxito tu planificación de ventas y operaciones, deberás delegar algunas acciones a tu equipo de trabajo. Guarda la información en un espacio compartido para brindar visibilidad. 

Una vez que se hayan finalizado las tareas y se haya implementado el proceso de ventas y operaciones, debes estar atento a los cambios en tu sistema de oferta y demanda. 

La planificación de ventas y operaciones puede generar un impacto positivo en tu empresa, ya que simplificará los procesos de identificación y la colaboración entre tu equipo. 

Uno de los ejemplos de planificación de ventas y operaciones más tangible es el de Shipit, una compañía que busca ayudar a los retailers a automatizar, monitorear y gestionar el sistema de envíos en un solo lugar.

Esta empresa de origen chileno necesitaba asegurar su flujo de comunicación a través de toda su cadena con el objetivo de tener un servicio óptimo para sus clientes, y con la ayuda de Zendesk pudieron analizar y medir cómo estaba funcionando su servicio al cliente, además de organizar las solicitudes que recibían diariamente. 

Actualmente Shipit cuenta con una base de más de 1,000 clientes activos y recibe un promedio de 22 mil tickets mensuales de clientes y 10 mil tickets de los proveedores de logística

Conoce la historia completa aquí.

Zendesk facilita tu planificación de ventas y operaciones

Ahora que sabes qué es la planificación de ventas y operaciones y conociste un ejemplo, te presentamos la herramienta que puede ayudarte a organizar tu flujo de ventas para conseguir el éxito. 

Con el software de CRM para ventas de Zendesk puedes: 

  • Capturar datos y hacer seguimiento de tus clientes de forma automatizada;
  • Elaborar y gestionar un canal que se ajuste a tu negocio para darle prioridad a tus clientes y prospectos; 
  • Tendrás visibilidad completa de tu canal de ventas para que puedas planificar, hacer seguimiento, administrar y analizar todo el proceso de ventas.

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