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5 técnicas para un proceso de integración de personal exitoso

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 18 mayo 2021
Última actualización en 18 mayo 2021

Uno de los procesos más relevantes que ocurren en las empresas es el proceso de integración de personal. No es algo que le concierne  solo al Departamento de Recursos Humanos, aunque algunos crean que sí.

De la forma en que recibas a un nuevo empleado depende, en gran medida, su productividad y comportamiento futuro. Una buena recepción constituye el punto de partida para tener un colaborador comprometido.

La falta de compromiso de los trabajadores puede tener un  impacto económico negativo en tu organización.  Por tanto,  la integración de personal en una empresa resulta crucial. 

De hecho, según un informe internacional, las empresas pierden, en promedio, $2,246 anuales por cada empleado que no está comprometido. Asimismo, los equipos donde faltan empleados comprometidos venden 20% menos.

Otro estudio reveló que las organizaciones que consiguen generar un mayor nivel de compromiso por parte de sus empleados son capaces de incrementar en un 50% la lealtad de sus clientes.

Por otro lado, la importancia de la integración del personal trasciende el aspecto económico. Un proceso de integración de recursos humanos con la calidad debida impacta en todas las áreas de la empresa.

El proceso de integración de personal no ha permanecido ajeno a la transformación digital. Así, han surgido técnicas de integración grupal virtual que hacen posible la contratación e incorporación online.

Contratar personas adecuadas e integrarlas con éxito a la organización es, sin dudas, un desafío, pero un desafío posible. El primer paso es comprender que se trata de una prioridad común de elevado impacto.

Si te interesa profundizar en las características e importancia del proceso de integración de recursos humanos en las organizaciones comerciales,  has llegado al texto adecuado.

En este post te ofrecemos, además, 5 poderosas técnicas para implementar un proceso de integración de personal ordenado y exitoso en tu organización. No lo dudes, ¡acompáñanos!    

¿Qué es el proceso de integración de personal?

Significado del proceso de integración de recursos humanos

El concepto de proceso de integración de personal se define como el conjunto de acciones desarrolladas por las organizaciones para la incorporación exitosa de nuevos recursos humanos.

La base del proceso de integración de recursos humanos radica en la adquisición y conservación de colaboradores que posean y desarrollen las competencias necesarias para el buen funcionamiento de la marca. 

Durante el proceso de integración de personal es la organización la que se presenta ante el nuevo trabajador. Es este el momento de comunicar con claridad cuáles son los valores de la empresa.

El tema de los valores corporativos cobra cada vez mayor relevancia. ¿Sabías que un 54%  de los clientes prefiere comprar en empresas que priorizan la diversidad, igualdad e inclusión en sus comunidades y lugares de trabajo?

Por otro lado, resulta necesario transmitirle al colaborador iniciante las normas y procedimientos que regirán su comportamiento durante todo el tiempo que dure la relación laboral.

Aspectos como la historia de la marca, su misión y visión, así como el análisis de los diferentes escenarios en los que la organización se posiciona o aspira a hacerlo, también son relevantes para este proceso.

Todo esto debes hacerlo sin olvidar que se trata de una situación en la que debes transmitir confianza y seguridad para que el proceso de socialización del empleado resulte fructífero.

Desde el punto de vista psicológico, el proceso de integración de personal tiene un impacto crucial en el trabajador. Es una situación en la que las expectativas se mezclan con la incertidumbre y la angustia.

Entre los principales miedos que experimenta un nuevo colaborador está el de no ser aceptado por el grupo. Puedes atenuar este temor al propiciar la participación activa del equipo en el proceso de integración de personal.

Un componente fundamental del proceso es la caracterización pormenorizada del puesto de trabajo que va a ocupar el empleado. Todo resulta más fácil cuando hay dominio de este crucial aspecto.

Resulta vital transmitir qué se espera del nuevo colaborador. Los objetivos del puesto, sus funciones y los indicadores utilizados para la evaluación del desempeño del trabajador no pueden faltar en esta explicación. 

Ahora que ya sabes qué es el proceso de integración de personal, ha llegado el momento de explicar cuál es su importancia. Continúa con nosotros. 

Importancia de la integración del personal

La importancia de la integración del personal radica, en primer lugar, en el hecho de que se trata de la primera interacción del colaborador con la empresa, con la cual se inicia el camino del compromiso laboral. 

Es innegable que el compromiso con el trabajo tiene un impacto tremendo en la organización. David Zinger, un destacado estudioso del tema, lo define así:

“El compromiso de los empleados es el arte y la ciencia de implicar a las personas en conexiones auténticas y reconocidas respecto a la estrategia, roles, desempeño, organización, comunidad, relación, clientes, desarrollo, energía y felicidad; para apalancar, sostener y transformar trabajo en resultados ”.

Asimismo, se trata de un momento idóneo para incentivar las conexiones entre las personas que integran la organización. Mientras más conectados estén tus empleados, mejor será el ambiente laboral.

Es también un momento de aprendizaje, no solo para el colaborador, sino también para quienes lo reciben. El intercambio de ideas durante este proceso beneficia el crecimiento de la organización.

El proceso de integración de personal permite construir y consolidar la experiencia del empleado desde el inicio de su relación con la empresa. Y este es un aspecto cada vez más importante.

Este concepto, también conocido como employee experience, es vital para alcanzar la satisfacción del cliente. La idea es considerar a los empleados como un recurso clave para generar una mejor experiencia en el cliente

En resumen, un proceso de integración de personal bien pensado y ejecutado impacta de manera positiva en la productividad y disminuye los tiempos de rotación, lo que contribuye al crecimiento de la marca. 

Integración de personal en una empresa: los desafíos de la transformación digital

El futuro del trabajo es ahora

“Con el trasfondo de unos cambios vertiginosos e interacciones que se sitúan a niveles de récord, las empresas no han tenido otra alternativa que cambiar de maneras impensables en un momento en el que la experiencia del cliente es más importante que nunca”.

Zendesk, Informe de Tendencias en Experiencia del Cliente 2021.

El mundo en general, y en especial el corporativo, atraviesa un momento de profundas transformaciones.  En todos los ámbitos se ha producido una importante aceleración de la transformación digital.

Hoy por hoy las interacciones entre negocios y clientes trascienden el espacio físico. Un aspecto importante es que también ocurre lo mismo entre empresas y empleados.

Al parecer, el teletrabajo llegó para quedarse. Según una encuesta, un 51% de la población prefiere el trabajo a distancia, aunque el 40% afirma que se ha extendido el tiempo de su jornada laboral. 

Así de contradictorio es este fenómeno, que también incluye el proceso de integración de personal. O sea, que a un proceso que ya tenía en sí mismo cierto nivel de complejidad, se le añaden nuevas formas de interacción. 

La reorganización de equipos y procesos es un desafío común en tiempos de transformación digital. De hecho, un 92% de directivos asegura que ha tenido que cambiar de manera radical sus formas de gestión.

Hoy es determinante ser flexible y creativo. De hecho, un 60% de los líderes de empresas entrevistados por Zendesk afirman que su organización planea ofrecer a sus empleados una mayor flexibilidad para teletrabajar. 

¿Será que es posible aprovechar esta flexibilidad en el proceso de incorporación de personal? Claro que sí. Mercado Libre, la mayor empresa de América Latina, constituye un referente en este sentido.

Según Statista, para el 6 de julio de 2020, el valor neto de la plataforma de comercio electrónico se estimó en casi 51.5 mil millones de dólares, el valor más alto desde la creación del sitio web en 1999.

Para hacer sostenible este crecimiento la compañía ha tenido que incrementar a un ritmo vertiginoso las contrataciones y, por ende, fortalecer el proceso de integración de personal. 

De hecho, se prevé que la compañía cree más de 16 000 puestos de trabajo en América Latina durante el 2021. Todo esto en el contexto de una pandemia que hace cada vez más difícil el contacto físico.

Técnicas de integración grupal virtual

Las técnicas de integración grupal virtual constituyen una valiosa herramienta para alcanzar una exitosa integración horizontal. Su presencia en el plan de acogida remoto resulta común en los tiempos que corren.

A continuación te mostramos 3 técnicas virtuales para utilizar en el proceso de integración de personal de tu empresa. Recuerda que puedes adaptarlas a las necesidades y características de tu organización.

1. Dinámica punto de partida

El proceso de integración de personal se caracteriza por la emisión de una gran cantidad de información desde la empresa hacia el colaborador. Con la  dinámica punto de partida el empleado asume el rol de emisor.

Se organiza  en una plataforma virtual, de tal manera que todos los miembros del equipo al que se integrará el nuevo colaborador y él mismo respondan a preguntas como:

  • ¿Por qué estoy aquí?
  • ¿Cuáles son mis expectativas?
  • ¿Cómo puede mi experiencia contribuir al desarrollo del equipo?       

2. Dinámica la sustancia de las personas

El objetivo de esta dinámica es estimular un debate sobre competencias y características en general de los miembros del equipo. Se utiliza la fantasía y no involucra características físicas.

La idea es que en una reunión virtual cada uno de los miembros del equipo exprese con qué planta u objeto identifica a su compañero y por qué. 

Esta dinámica le permite al nuevo empleado familiarizarse con las características de sus colegas así como constatar la impresión inicial que ha causado en ellos.

3. Dinámica cada quien a lo suyo

Se trata de un interesante juego de roles que puede aplicarse en diferentes reuniones online. Su principal objetivo es identificar y analizar el el impacto de los roles asumidos en función del objetivo del grupo.

Entre los roles que puedes asignar están:

  • El fotógrafo 
  • El interrogador
  • El animador
  • El escribano
  • El focalizador

La participación del nuevo empleado en esta técnica facilita su integración en el grupo y le permite sentirse útil.

El proceso de integración de personal en el equipo de atención al cliente: 5 técnicas que funcionan

El proceso de integración de personal en el área de atención al cliente posee ciertas particularidades. Al tratarse de un equipo que funciona como la “cara” de la empresa, la preparación debe ser muy cuidadosa.

A diferencia de lo que puede suceder en otras áreas, en el servicio al cliente el nuevo colaborador va a entrar en contacto con los consumidores de manera casi inmediata, lo cual amerita una capacitación específica.

5 técnicas que funcionan para la integración del personal en el equipo de atención al cliente son:

  1. Diseña una experiencia memorable para el onboarding del nuevo agente. Esto le permitirá constatar cómo es el tratamiento en la empresa y le servirá de modelo para brindar una excelente experiencia del cliente.
  2. Establece un horario y una metodología específica para el desarrollo de un encuentro entre el nuevo agente y el líder del equipo de atención al cliente. 
  3. Utiliza una técnica de integración grupal virtual para la presentación del nuevo miembro al equipo.
  4.  Elabora un plan de capacitación individual que estimule el desarrollo de competencias y la adquisición de nuevos conocimientos por el nuevo empleado.
  5. Asigna un miembro del equipo con experiencia, resultados sólidos y competencias comunicativas para asesorar de forma directa al nuevo empleado por un período razonable.

No caben dudas de que el servicio al cliente es fundamental. La experiencia del cliente es el resultado de la suma de cada momento de servicio a lo largo de la jornada, de una interacción a otra. 

La principal diferencia entre el servicio de hoy y el de hace 10 años es que los clientes esperan que el servicio premium sea incorporado desde la primera interacción de ventas o de marketing.

Los consumidores también aspiran a que la excelencia en el servicio se prolongue hasta el momento en que piden ayuda, después de la compra y todo el camino de regreso.

El proceso de integración de personal en el equipo de atención al cliente es clave si aspiras a obtener y mantener la excelencia en el servicio al cliente.

En este sentido, la utilización de la tecnología resulta vital y Zendesk puede ayudarte con eso. El servicio de atención al cliente es algo más que el cliente; también incluye a tu negocio y tus equipos.

Aparte de facilitar la vida a tus clientes, Zendesk también prepara a tu equipo para el éxito y mantiene tu negocio en perfecta sintonía. El espacio unificado del agente hace más fácil el proceso de integración de personal.

Zendesk para el servicio de atención al cliente es todo lo que necesitas, en un paquete único avanzado. Al implementarlo en tu empresa consigues:

  • Administrar y responder desde un único lugar: Facilita el seguimiento, la priorización y la respuesta a los clientes con un espacio de trabajo unificado de agente. Con el contexto completo del cliente —incluidas más de 1000 integraciones prediseñadas— los agentes pueden proporcionar un soporte mejor y más personalizado.
  • Aumentar la eficiencia de los agentes: Ahorra tiempo a los agentes con herramientas de colaboración que les permiten conectarse eficientemente con sus socios internos y externos. Ayúdalos a dar una respuesta más rápida con contestaciones preparadas y los detalles que se necesitan para cada problema.
  • Optimizar tu trabajo con el desvío y la inteligencia empresarial: Aprovecha la inteligencia empresarial y el desvío integrados para recopilar detalles esenciales e introducir menos datos. Además, podrás derivar los problemas al agente más preparado para resolverlos.

Estas y otras muchas ventajas aguardan por ti. Implementa Zendesk para el servicio de atención al cliente y haz el proceso de integración de personal más liviano y efectivo. ¿Qué esperas? Pruébalo gratis

Solución de servicio de atención al cliente

Zendesk ofrece una solución integral de servicio de atención al cliente fácil de usar y con capacidad para crecer al ritmo de tu negocio.