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¿Cómo hacer seguimiento de leads y aumentar las conversiones?

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 17 julio 2020
Última actualización en 13 julio 2021

Construir relaciones sólidas con tus clientes es un proceso que requiere dedicación y trabajo. Acompañar de cerca a los prospectos y su recorrido por el embudo de ventas es fundamental para ayudarlos a tomar la decisión de comprar. Pero, ¿cómo hacerlo adecuadamente? La respuesta es simple: mediante un seguimiento de leads.

¿Sabías que realizando el seguimiento de leads aumentas 9 veces las probabilidades de convertirlos en clientes? Increíble, ¿no crees?

El seguimiento de leads es el proceso que se utiliza para supervisar el estado de tus clientes potenciales y entender en cuál etapa del embudo de ventas se encuentran. Esto es indicado para tomar decisiones acertadas que mejoren la calidad de los leads y la productividad del equipo comercial.

Pero, ¿ya te preguntaste qué son los leads? La palabra en inglés lead se usa para representar a un usuario que ha registrado sus datos en cualquier plataforma de tu empresa. Estos registros, generalmente, se realizan a través de una página web, aplicación móvil o durante un evento organizado por tu compañía.

Lo más adecuado para obtener leads es crear contenido de valor, cómo ebooks, blogs, webinars o plantillas descargables, para ofrecer a cambio de  los datos personales de los usuarios.

Una vez que tengas una base de datos cargada con la información de contacto de cada usuario, debes realizar el seguimiento de leads. Para que desarrolles el proceso correctamente, en este artículo aprenderás:

  • ¿Qué son los leads en ventas?
  • Pasos para hacer el seguimiento de leads
  • Gestión de leads
  • ¿Cómo convertir leads en clientes para tu empresa?
  • 3 consejos para hacer el seguimiento de leads en tu empresa

¿Qué son los leads en ventas?

Los leads son importantes para una compañía porque son sus futuros clientes. 

Si un usuario está interesado en los productos o servicios de tu empresa, demostrará un compromiso con tus contenidos y brindará sus datos a cambio de ellos.

Por esta razón, tu empresa debe tener una estrategia de marketing que se encargue de gestionar la base de datos para crear acciones certeras. De esta forma, podrás nutrir a tus leads con materiales interesantes para resolver inquietudes y futuras necesidades.

El viaje del consumidor, desde que se convierte en lead hasta que se vuelve un cliente, no tiene un tiempo exacto estipulado. Varía mucho dependiendo del grado de interés que tienen por adquirir los productos o servicios de tu empresa.

¿Cómo hacer el seguimiento de leads?

1. Manejo de datos

Al extraer la base de datos de los usuarios puedes interactuar con ellos. La forma de hacer el seguimiento de leads empieza a través del área de Marketing.

Si cuentas con una buena estructura de marketing para desarrollar materiales sobre tu empresa, puedes implementar una campaña de marketing por correo electrónico con el objetivo de captar leads.

Por ejemplo, si tu empresa pertenece al sector de salud, puedes compartir con tus usuarios artículos sobre salud mental o cuidados básicos para prevenir el COVID-19. Este material servirá como divulgación para tu empresa y atraerá visitantes a tu página web.

Una vez que has nutrido a los usuarios con materiales relevantes, es hora de invitarlos a participar en eventos organizados por tu compañía. Un ejemplo aquí son los webinars o seminarios virtuales. Actualmente son muy utilizados por cualquier tipo de empresa debido a que sirven para dar a conocer a la marca y tienen una tasa de conversión del 55%.

Al crear el evento virtual, se elabora una landing page en la que debes colocar un formulario para que los usuarios completen si están interesados en participar. De este modo, podrás recolectar datos de contacto y trabajar para convertir leads en ventas.

2. Lead Scoring

El lead scoring es un sistema de puntos utilizado para medir la calidad del lead y el grado de interés que tiene en tus productos o servicios.

La puntuación puede realizarse en función de la información que te han enviado, cantidad de interacciones en redes sociales con tu marca o contenidos que han descargado en tu página web, por ejemplo. Este proceso ayuda a tu equipo a priorizar los leads y realizar acciones adecuadas para llevarlos a las próximas etapas del embudo de ventas.

El lead scoring generalmente se mide de 1 a 10 o de 1 a 100. Esto depende de cada empresa.

¿Quieres un ejemplo para entenderlo mejor?

Lead A:

  • Rellenó un formulario en tu landing page (20 puntos);
  • abre los correos electrónicos que envías y visita tu web (15 puntos);
  • interactúa con tu negocio en las redes sociales suma (10 puntos).

Su puntuación sería de 45 puntos.

Lead B

  • Leyó un artículo en tu blog (5 puntos);
  • visitó la página de inicio (5 puntos);
  • siguió la cuenta de Instagram de tu empresa (10 puntos).

Su puntuación sería de 20 puntos.

Teniendo en cuenta los resultados, el Lead A tiene un score significativamente más alto porque su nivel de compromiso con tu empresa es mayor. Evidentemente, tendrá más prioridad para tu negocio porque existen más chances de convertirlo en un cliente.

3. Gestión de leads y conversión

En procesos de ventas largos y complejos, los clientes potenciales tienen varias interacciones con las empresas antes de convertirse en clientes. Por este motivo, la gestión de leads es crucial para concretar la venta.

Tu equipo de trabajo debe entender el tipo de contenido que puede ser útil para que el lead quiera tener a tu empresa cómo aliada. Sin embargo, debe hacer una gestión de leads adecuada para que tu negocio no parezca invasivo.

Continuando con el ejemplo de los webinars, una vez que el evento termine podrás sacar el reporte de quienes fueron los participantes e incluir su información en la base de datos. Ahora, es momento de que el equipo de ventas entre en acción.

Los representantes comerciales tendrán acceso a los datos de los leads y realizarán llamadas en frío, por ejemplo, siguiendo un pitch de ventas previamente estructurado.

La conversión se dará cuando el vendedor entienda las necesidades del lead y lo convenza de que tu empresa es la indicada para ayudar a solucionar su problema. Veamos un ejemplo para que entiendas mejor:

Supongamos que trabajas en una empresa de arquitectura y recientemente hicieron un webinar sobre cómo las organizaciones tendrán que adaptar sus ambientes corporativos luego del COVID-19.

El equipo de marketing genera la base de datos de los asistentes al evento para que los representantes comerciales entren en contacto por teléfono con ellos.

Al llamar al usuario, te presentas y luego dices que quieres recibir un feedback sobre el contenido del webinar: “Hola, soy X de la empresa Y. Nos gustaría agradecer por tu participación durante nuestro webinar. ¿Serías tan amable en darnos tu feedback en relación al contenido?”.

Al escuchar la respuesta, cabe al vendedor utilizar sus conocimientos y decir algo cómo: “Muchas gracias X, en realidad, estamos con proyectos interesantes que muestran una variedad de diseños con una moderna adaptación de los espacios corporativos que se utilizarán de ahora en adelante. Por eso, me gustaría agendar una reunión para presentarlos. . ¿Qué te parece?”.

Esta es una forma clásica y muy efectiva de convertir leads en ventas. Al hacer esta reunión y recibir un interés por parte del usuario, podrás generar una propuesta comercial y cerrar un nuevo trato.

El seguimiento de leads y la gestión de relaciones con el cliente abarca varios puntos clave y no es una tarea fácil. Los software de CRM son excelentes herramientas para ayudar con esta tarea, pues con ella tendrás toda la información de tus leads y clientes en un solo lugar.

Para sacarle el máximo provecho a tu CRM, te invitamos a que descargues el informe “Las cinco mejores formas de usar una plataforma de CRM abierta”.

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Consejos para hacer el seguimiento de leads en tu empresa

1. Determina que es un buen lead

Determinar qué es un buen lead es fundamental para el proceso de ventas. ¿De qué sirve tener un proceso de ventas bien estructurado si no logras convertir a tus leads en clientes?

Aunque parece obvio, la calificación de leads a veces se pasa por alto. Por eso, las áreas de ventas y marketing deben trabajar juntas para definir las características de un buen prospecto. 

Las mejores prácticas para realizar este proceso son:

  • realiza un seguimiento de la información básica del cliente potencial. Debes tener sus datos siempre actualizados (nombre, dirección de correo electrónico, cargo, nombre de la empresa, tamaño de la empresa, etc);
  • considera un modelo de lead scoring para priorizar a los clientes potenciales;
  • implementa un tiempo de respuesta rápido para los clientes potenciales.

2. Organiza los datos y traza los objetivos de tu campaña de seguimiento de leads

Es normal que tengas prisa por lanzar tus campañas y convertir tus leads en ventas. Sin embargo, es esencial que definas los objetivos y mantengas ordenados los datos de tus clientes para crear estrategias exitosas

Algunos consejos son:

  • define los objetivos y KPI antes de realizar un seguimiento de los clientes potenciales;
  • mantén tu base de datos limpia;
  • establece un padrón de organización de datos.

3. Promueve acciones que faciliten las tareas de tu equipo

Las tareas repetitivas llevan demasiado tiempo. Para hacer que el trabajo de tu equipo sea eficaz, debes elegir herramientas de ventas que mejoren su productividad y ayuden a automatizar algunos procesos.

Del mismo modo, fomentar la comunicación entre las diferentes áreas permitirá tener una noción completa del funcionamiento del proceso de ventas.

Algunos consejos son:

  • fomenta la comunicación entre el área de marketing y ventas;
  • pide la opinión del equipo de ventas para entender su punto de vista sobre la generación y seguimiento de leads;
  • implementa un software que permita automatizar tareas;
  • crea plantillas de correo electrónico personalizables.

El seguimiento de leads es uno de los pasos esenciales para crear un proceso de ventas sólido y exitoso. La adopción de herramientas tecnológicas es una gran ayuda para tus equipos de marketing y ventas, ya que significa menos entrada manual de datos, procesos de ventas más intuitivos y estrategias más certeras.

¡Para realizar el seguimiento de tus leads y convertirlos en clientes puedes contar con Zendesk!

El software de Zendesk para ventas ha sido diseñado para automatizar procesos y actualizar toda la información sobre tus leads. Así sabrás en qué etapa del embudo de ventas se encuentran y entenderás qué acciones debes tomar para convertir los leads en clientes.

Entre sus funciones puedes encontrar:

  • CRM móvil;
  • automatización de correo electrónico;
  • registro de llamadas;
  • recomendaciones basadas en leads inteligentes;
  • informes y métricas;
  • datos e historial de contacto con tus clientes.

Dentro de Zendesk para ventas, además, tendrás toda la información de tus clientes para ofrecer una atención personalizada y de calidad.No pierdas la oportunidad de conocer todos los beneficios que te ofrece Zendesk. Inicia tu prueba gratis hoy mismo.