Reporte de ventas: ¿cómo hacer en 5 pasos simples?

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 30 julio 2021
Última actualización en 30 julio 2021

El reporte de ventas es un informe donde se recogen las actividades comerciales de una empresa. Su objetivo es evaluar el desempeño del departamento comercial, las estrategias de ventas y el trabajo de los representantes, para  identificar fallas y oportunidades de mejora en los procesos. 

Como sabes, la función principal del departamento comercial es atraer clientes, vender más y de forma más eficiente. El reporte de ventas es la herramienta que te permitirá reunir y analizar el volumen de ventas de la empresa, determinar la efectividad de las acciones que realizas para generar ventas y evaluar la productividad de los agentes de ventas.   

Si nunca hiciste un reporte de ventas o quieres tips para mejorar tu metodología, quédate por aquí. En este post te enseñamos:

  • para qué sirve un reporte de ventas;
  • cómo se hace un informe de ventas;
  • cómo hacer un reporte de ventas diarias;
  • técnicas de reporte de ventas;
  • ejemplos de reporte de ventas.  

¿Vamos? 

¿Para qué sirve un reporte de ventas?

¿Sabías que la mayoría de los representantes de ventas (63%) dedica su tiempo a actividades que no generan ingresos? Esto se puede evitar usando técnicas de reporte de ventas para mejorar la eficiencia en los procedimientos y en la toma de decisiones. 

Además de estar al tanto del avance y los resultados de las actividades comerciales de la empresa, el reporte de ventas te permite conocer mejor el mercado y a tus clientes para detectar oportunidades. También te ayuda a conocer más a fondo al equipo de ventas en términos de productividad. 

Como contiene el historial de ventas, podrás tener una visión 360º de tu organización, ya que, a medida que avances, contarás con datos y análisis pertinentes que te ayudarán a gestionar tu negocio de forma más eficiente. De hecho, 53% de las compañías clasificadas como de “alta performance” se consideran altamente analíticas para la toma de decisiones.

Con un reporte de ventas podrás analizar el éxito de tu empresa. Digamos que te has propuesto aumentar las ventas anuales en un 5%, que para ello invertiste en ciertas acciones de marketing y quieres ver si dieron resultado. 

El reporte de ventas puede mostrarte: 

  • si has alcanzado tus objetivos (al comparar las ventas anuales con la inversión);
  • cómo han influido las acciones de marketing en las ventas (si tus ventas aumentaron para el período, quiere decir que fue bueno apostar en esa estrategia);
  • si se producen cambios cuando introduces nuevas acciones de marketing (al comparar el período en que realizaste acciones de marketing con otros períodos en los que no realizaste campañas);
  • si es rentable continuar con la misma estrategia (si no obtienes los resultados esperados, lo mejor es reevaluar tu estrategia. 

¿Cómo se hace un informe de ventas? 

Un reporte de ventas puede brindarte un panorama general o específico de tu negocio. Depende de tus objetivos, el tipo de registro que quieras llevar y lo que desees analizar. 

En un reporte de ventas debes incluir 3 elementos clave: 

  1. Resumen de ventas: rendimientos de la empresa por período: semanal, mensual, trimestral…
  2. Ganancias y pérdidas: permite obtener una visión general de las finanzas de la empresa. Reúne los valores generados por las ventas y las inversiones realizadas para generar esas ventas (publicidad, anuncios, etc.). 
  3. Información de los clientes: aquí debes recoger los datos de los clientes; incluye en qué etapa del ciclo de ventas están. Esto te dará una visión sobre tu trabajo de fidelización y retención de clientes. 

Quizás te interese leer: ¿Por qué se pierden los clientes y cómo evitarlo? y ¿Qué es retención de clientes? Cómo medir y usar para superar tiempos de crisis.

Una vez que tengas esta información, organizar el reporte de ventas es simple y rápido. Puedes usar una planilla de Excel u hojas de cálculo de Google, que funcionan en línea y te permiten trabajar de forma colaborativa con tu equipo. ¿Vemos a continuación cómo se hace un reporte de ventas? 

5 pasos para crear tu reporte de ventas 

1. Agrupa toda información

Reúne todos tus resultados de ventas (semanales, mensuales o anuales) según el objetivo de tu reporte. 

2. Coloca la información en una planilla 

Tanto Excel como las hojas de cálculo de Google permiten crear tablas dinámicas en las que puedes incluir la información. Incluye títulos que identifiquen los datos. Por ejemplo: días, meses, años, vendedor, ventas totales, ventas semanales, crecimiento (%) y porcentaje de crecimiento respecto del mes anterior, etc. Coloca un título para tu reporte de ventas, por ejemplo "Informe de ventas de julio 2021". Mira aquí un ejemplo de cómo podrías organizar los datos en la planilla. 

3. Usa el cálculo automático

Usa las fórmulas disponibles en Excel u hojas de cálculo para hacer los cálculos automáticamente. Por ejemplo, para sumar las ventas y visualizar porcentajes en términos de crecimiento o pérdidas. 

Por ejemplo, si quieres calcular la tasa de crecimiento anual y comparar un año con otro, la fórmula es: =(valor final-valor inicial)/valor inicial. Lo que tienes que hacer es seleccionar la celda que corresponde a cada valor, por ejemplo =(A3-A2)/A2.

4. Calcula el porcentaje de crecimiento

Para calcular el porcentaje de crecimiento tienes que dividir el crecimiento del mes entre las ventas del mes. Si quieres obtener los resultados en porcentaje, las hojas de cálculo ofrecen una opción para cambiar el formato de los datos (haz clic derecho sobre las celdas y a continuación clica “formato de celdas” - “porcentaje”. 

Para crear la fórmula, toma las ventas del período actual y resta las del período anterior. Divide el resultado entre la suma de las ventas del período anterior y eso te mostrará cuánto aumentaron o disminuyeron tus ventas.

5. Crea gráficos para visualizar tus datos 

Colocar la información en gráficos es muy interesante y útil cuando quieres condensar e interpretar mucha información de forma simple y rápida. Para destacar los datos puedes usar colores y diferentes formatos de gráfico según las necesidades de visualización. 

Hasta aquí has aprendido qué es un reporte de ventas y cómo hacer un informe de ventas. Usa esa información para crear un reporte de ventas diarias y llevar un registro que luego facilite colocar todos los datos en un informe semanal, mensual, trimestral, etc. 

Cómo hacer un reporte de ventas diarias paso a paso 

  • Crea una planilla de Excel y en ella crea una tabla dinámica;
  • coloca el día de la semana con fecha;
  • crea otra celda para colocar la cantidad de ventas por día (inclusive, puedes registrar el nombre del producto);
  • usa otra celda para sumar las ventas del día; 
  • si lo deseas, también puedes hacer una separación por vendedor para registrar las ventas de cada uno y luego evaluar el desempeño.

¿Quieres una planilla pronta para usar? Descarga gratis la planilla de comisión y control de ventas de Zendesk, que te permite acompañar los principales indicadores de ventas, además de gerenciar clientes y vendedores en un mismo espacio. 

El dashboard es didáctico y simple. Al descargar la planilla de comisión de ventas y control, tendrás acceso a:

  • Control de todas las entradas de ventas;
  • Registro e informaciones de clientes;
  • Números y gráficos sobre el proceso de ventas;
  • ¡y mucho más! 

Ventajas de realizar un reporte de ventas

Disponer de técnicas para realizar un reporte de ventas puede traerte múltiples beneficios, entre ellos: 

Planificación estratégica

Los reportes de ventas son un insumo muy importante en el cual basar decisiones para planificar tus próximas acciones de ventas. También te permiten analizar la efectividad de tu equipo, evaluar en qué áreas se desempeñan bien y en cuáles precisan entrenamiento. 

¿Te hace falta un plan de capacitación? Aprende cómo organizar y aplicar en tu negocio. 

Insumo para campañas de marketing 

El registro de los resultados de ventas por períodos te permitirá medir el impacto de acciones comerciales y de marketing. Así podrás conocer qué dio resultado y qué no. 

Mayor control de ingresos y egresos 

Podrás conocer con precisión el flujo comercial por períodos o temporadas, por ejemplo, ventas de Black Friday, ventas de navidad, etc. El reporte de ventas también te dirá en qué momentos debes ajustarte o puedes permitirte gastar más. 

Mejora otros servicios 

Como el reporte de ventas también te permite registrar la información de tus clientes, podrás ver su comportamiento según la etapa en el ciclo de ventas. Esa información te permitirá saber, por ejemplo, si es posible ofrecerle servicios complementarios u otro tipo de atención que pueda mejorar la satisfacción. 

¿Conoces las métricas de clientes? Aprende cómo medir satisfacción y eficiencia. 

Tips para hacer un buen uso de las técnicas de reporte de ventas 

  • Haz un reporte de ventas semanal: te permitirá apreciar el progreso de los vendedores e identificar los días en que se produjeron mayores ventas.
  • Incluye datos de actividades en tu reporte de ventas: te brindará información sobre en qué momentos los clientes son más receptivos y proclives a comprar. 
  • Incluye datos por productos: te dará una noción de qué productos tienen más éxito y por qué. 
  • Crea un historial de ventas: te dará un panorama de por qué las ventas aumentan o disminuyen. Analiza esos datos en función del mercado y tus acciones comerciales y de marketing. 

Zendesk te ayuda en tus decisiones de ventas 

Ahora conoces todas las ventajas de realizar un reporte de ventas.  De ahora en más, puede ser tu herramienta para controlar tus ventas y evaluar a tu equipo en función de su productividad. Cuando quieras pasar al próximo nivel, por ejemplo, reunir datos de forma automática y generar análisis prontos para la toma de decisiones, piensa en Zendesk, la compañía que ayuda a los equipos a forjar relaciones y a gestionar su pipeline sin la complicación ni los inconvenientes de las herramientas tradicionales de CRM.

La solución completa de ventas de Zendesk es el aliado que los representantes de ventas precisan para dejar las tareas administrativas de lado y dedicarse a vender; porque elimina los contratiempos y actualiza la información sobre tratos para que tu equipo pueda siempre tener acceso, analizar y colaborar de acuerdo con datos pertinentes.

Accede a informes de ventas y análisis completos para vender más y mejor

Sigue cada interacción con tus clientes y convierte esos datos en informes para analizar y hacer previsiones para tu negocio. Sell te ofrece paneles que puedes arrastrar y soltar, y más de 30 informes listos para visualizar, entender tus datos, e interactuar con ellos.

¿Quieres entender en profundidad cómo funciona un CRM de ventas de este tipo? Accede a esta guía definitiva

Solicita una demostración gratuita de Zendesk para ventas y comprueba cómo sería invertir en el software más moderno para tus vendedores. 

Software de CRM de ventas completo

CRM de ventas para mejorar la productividad, los procesos y la visibilidad del pipeline de los equipos de ventas.