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Reporte de ventas en Excel: cómo hacer y con qué beneficios

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 14 febrero 2022
Última actualización en 14 febrero 2022

Si eres nuevo en el área de ventas o estás ante el desafío de cambiar tu estrategia de ventas, quizás te preguntes qué es y cómo se hace un reporte de ventas. 

En este post te diremos cómo hacer un reporte de ventas en Excel, algo que te resultará práctico y eficiente en el día a día. 

¿Por qué es útil hacer un reporte de ventas (mensuales, semanales, diarias) en Excel? Porque te ayuda a registrar todas tus actividades comerciales: 

  • ventas realizadas;
  • ingresos por ventas;
  • pérdidas;
  • nuevos leads generados, entre otros aspectos que vamos a mostrarte. 

Esta información, presentada de forma ordenada, es un insumo muy valioso para el equipo de ventas, que continuamente necesita de datos precisos para tomar decisiones estratégicas. 

Un informe de ventas en Excel con gráficos, puede ser lo que necesites para planificar y predecir cómo serán tus ventas en el futuro. 

Quédate por aquí y aprende: 

  • cómo hacer un reporte de ventas en Excel (con gráficos);
  • qué incluir en el reporte de ventas mensuales en Excel;
  • qué incluir en el reporte de ventas semanal en Excel;
  • qué incluir en un reporte de ventas diarias.

Reporte de ventas (diarias, semanales, mensuales) 

Como viste, el reporte de ventas sirve para registrar, visualizar y analizar los movimientos comerciales de una empresa

Todo equipo de ventas precisa de esta información para evaluar resultados, hacer previsiones, crear estrategias y entender el desempeño de los representantes de ventas. 

En un reporte de ventas en Excel, puedes incluir: 

Un reporte de ventas diarias

En un reporte de ventas diarias puedes incluir qué actividades comerciales realizó tu equipo durante el período de un día. Estas actividades pueden incluir:

  • cierre de ventas;
  • generación de leads;
  • contactos realizados;
  • clientes perdidos. 

Entre otros KPI de ventas, el reporte de ventas diario en Excel te ayuda a saber qué tan productiva es tu fuerza de ventas. 

Una herramienta complementaria que puedes usar es la plantilla de evaluación del desempeño de vendedores de Zendesk, con 4 metodologías para evaluar el desempeño de los vendedores con preguntas centradas en prácticas corporativas, competencias específicas para la función, análisis de productividad y la percepción del equipo sobre el agente.

¡Descárgala gratis! 

Reporte de ventas semanal 

Administrar tu pipeline de ventas día a día quizás no te de una visión adecuada de tus logros a corto plazo. Para eso existe el reporte de ventas semanal que también puedes hacer en Excel. 

Este documento te permite hacer una evaluación rápida de tu actividad con el fin de tomar decisiones efectivas. Existen estrategias que admiten cambios repentinos cuando el objetivo es encaminar las ventas. 

Por ejemplo, si tienes dificultades en la relación con un prospecto. Digamos que tu planificación daba una semana de plazo para convertir la venta y no lo has conseguido. ¿Qué precisa cambiar? ¿Es hora de desistir de la venta o un giro en la estrategia puede hacer la diferencia? 

Además del reporte de ventas semanal en Excel, ¿cómo sabes si las acciones que está llevando a cabo tu empresa están dando resultado? Lee: ¿Qué es la tasa de conversión y cómo se relaciona con el embudo de ventas?

Reporte de ventas mensuales 

Si estás enfocado en tus objetivos de largo plazo, entonces será más productivo para ti crear un reporte de ventas mensuales. 

Esta herramienta te dará los siguientes datos: 

  • performance de tu equipo de ventas durante el mes;
  • resultados de ventas mensuales;
  • estado de tu pipeline de ventas.

Además, puedes usar el reporte de ventas mensual a tu favor para analizar indicadores de venta valiosos para tu planificación. 

Algunos KPI de ventas que resultan muy útiles para evaluar productividad, desempeño y resultados, son: 

  1. Leads generados: personas que se interesaron en tu producto o servicio y tomaron algún tipo de acción. Por ejemplo: descarga de contenido (guia - ebook), suscripción a newsletter, inscripción en webinar, entre otros. 
  2. Leads calificados: los leads calificados son aquellos que has nutrido con información relevante y con los que ya has tenido una conversación. Con ellos, has dado un paso más hacia la conversión. 
  3. Costo de adquisición de cliente: el CAC o costo de adquisición de clientes, es un KPI de ventas que te dice cuál fue el gasto de conseguir a un cliente. 

Conoce el valor de tu inversión para adquirir clientes. Aprende a calcular el CAC en: ¿Qué es CAC y cuál es su importancia?

  1. Tasa de conversión: La tasa de conversión expresa la relación entre el número de oportunidades generadas (leads) y las que se convierten en ventas efectivas. 
  2. Ticket medio: es lo que obtienes al dividir el valor total de las ventas entre el número de pedidos. 

Ahora que sabes qué es y para qué sirve cada reporte de ventas, veremos cómo hacer un reporte de ventas en Excel. 

¿Vale la pena incluir datos de fidelización en el reporte de ventas en Excel? 

¡Claro! Tus datos de retención de clientes son tan o más importantes que tus datos de adquisición de clientes. ¿Sabías que un aumento de tan solo 5% en la tasa de retención genera entre un 25% y 90% de aumento en las ganancias? El trabajo que hagas para fidelizar a tus clientes y retenerlos también debe verse reflejado en tu reporte de ventas, pues un gran porcentaje de tus ingresos puede provenir de esa fuente. 

Puedes incluir los siguientes datos de fidelización de clientes en tu reporte de ventas en Excel: 

Puedes obtener esta información de diferentes fuentes. Por ejemplo: 

Un CRM de ventas te ayuda a visualizar el historial de cada cliente y todos los acontecimientos de su relación con la empresa; desde que el momento en que es un lead hasta la conversión; y especialmente durante el servicio postventa. ¡Conoce más! Lee: CRM de Ventas: ¿qué es, para qué sirve y qué tan importante es?

Quizás también te interese leer: 4 estrategias de fidelización de clientes para comenzar hoy.

Cómo hacer un reporte de ventas en Excel

El software Excel, de Microsoft Windows, es un programa de hojas de cálculo en el que, además de ingresar información de forma ordenada, puedes crear filtros, fórmulas, crear gráficos y realizar cálculos, entre muchísimas otras funciones (simples y avanzadas). 

Si no eres usuario de windows, o quieres trabajar de forma colaborativa con otros usuarios en línea, puedes usar las hojas de cálculo de Google, Google Sheets, que también es compatible con Excel. 

Sigue los siguientes pasos para hacer un reporte de ventas en Excel: 

1. Reúne tus datos de ventas (diarios, semanales o mensuales) 

Reúne tu información y colócala en la planilla de forma ordenada y nombrando las columnas. 

Datos que puedes ingresar en este paso: 

  • Ingresos de ventas semanales;
  • Contactos realizados;
  • Reuniones comerciales
  • Leas generados;
  • Leads calificados;
  • Tasa de conversión;
  • Costo de adquisición de clientes. 

En la hoja de cálculo puedes relacionar todos estos indicadores por vendedor. De esta forma, sabrás a quién adjudicar los resultados y podrás evaluar el desempeño general e individual de tu equipo. 

2. Crea fórmulas para obtener y comparar resultados 

Una de las grandes ventajas de hacer un reporte de ventas en Excel es la posibilidad de crear fórmulas para realizar cálculos (simples o complejos) y salvarlos, para usar en futuras oportunidades. 

Por ejemplo, si quieres saber cuánto han crecido tus ventas en el mes, la fórmula debe ser la resta entre las ventas del mes actual y las ventas del mes anterior. Con ese resultado tendrás una columna exclusiva para visualizar el crecimiento de ventas mensual. Si quieres que estos datos aparezcan como un porcentaje, ¡es simple! puedes cambiar el formato de la celda para porcentaje (%) antes de aplicar la fórmula.

Las fórmulas también te ayudarán a comparar otros resultados. Por ejemplo, en qué época del año se registran más ventas, si en algún momento decayó la generación de leads, si aumentó el costos de adquisición de clientes. 

Esta información, que puedes obtener de forma tan simple, vale oro a la hora de tomar decisiones estratégicas y presentar resultados ante los líderes de ventas. 

3. Crea gráficos para visualizar tus resultados

Si deseas que tu informe de ventas en Excel sea con gráficos, ¡no hay problema! El programa también se destaca por sus posibilidades para crear gráficos de distintos tipos, para ayudarte a visualizar e interpretar la información de forma más fácil. 

Algunos tipos de gráficos con los que puedes ilustrar tus resultados de ventas son: 

  • Diagrama circular
  • Gráfico de columnas

Para crear un diagrama o gráfico circular o de columnas, selecciona los datos que quieres que allí se reflejen; por ejemplo, el mes actual y el total de ventas. 

El siguiente paso es clicar en "insertar gráfico" y luego seleccionar el tipo de gráfico. 

También puedes personalizar el estilo, como colores, tipo de fuente, colocar negritos y lo que sea necesario para dejar tu reporte de ventas en Excel con gráficos más llamativo y compresnible. 

Además, es posible darle un título al gráfico. Por ejemplo: "ventas totales de marzo" o "leads generados vs leads calificados abril". 

Otro aspecto importante es que el reporte de ventas en Excel no debe quedar en el papel, o mejor dicho, en la computadora. Úsalo para analizar tus resultados, evaluar a tu equipo y hacer tu planificación. Y sobre todo, ten en cuenta el contexto en el cual se enmarcan dichos resultados. 

El escenario actual, derivado de la transformación digital y las transformaciones derivadas de la pandemia de COVID-19; ha transformado casi definitivamente el comportamiento del consumidor. Y las empresas han tenido que actuar en consecuencia. 

Según datos del último reporte de tendencias de ventas de Zendesk

  • el 50% de los líderes de ventas dice que sus clientes están más informados. 
  • el 32% dice que los clientes quieren que conozcas el contexto completo de su negocio y los problemas que intentan resolver; 
  • el 26% dice que los clientes esperan una colaboración cercana entre los equipos internos de una empresa y sus vendedores. 

Este es un contexto interesante en el cual analizar tus resultados de ventas. ¿Tu servicio y estrategia cumple con las expectativas de los clientes actuales? ¿Tus equipos de ventas, marketing y atención al cliente colaboran entre sí? ¿Cómo impacta esto en tu reporte de ventas diarias, semanales y mensuales? 

Cómo profesionalizar tu reporte de ventas 

A medida que tu negocio crece, ciertas herramientas pueden volverse difíciles de manejar, o incluso te llevará mucho tiempo gestionarlas. Tiempo que podrías estar dedicando a vender. 

De hecho, un estudio indica que los representantes de ventas pasan apenas un tercio de sus horas productivas conversando con posibles clientes. Al mismo tiempo, precisas una herramienta que integre a tus equipos de trabajo y optimice tu productividad. 

Cuando llegue el momento, crear tu reporte de ventas en Excel quizás no sea la mejor opción. Cuando te encuentres evaluando tus opciones, te recomendamos el software de ventas de Zendesk, una herramienta de ventas fácil de usar, diseñada para ayudar a los equipos de ventas a aumentar la productividad, tomar decisiones basadas en datos y ofrecer mejores experiencias a los clientes.

Entre sus funciones principales para el análisis de datos se destacan: 

  • cálculo de métricas de desempeño de ventas para que puedas comenzar a obtener una mejor visibilidad de tu pipeline de inmediato.

  • Análisis de tendencias en tus regiones o equipos de ventas para ver los factores subyacentes que impulsan el desempeño.

  • puedes ajustar las opciones de formato de cualquier gráfico para facilitar la lectura de tus datos y personalizar los paneles para que se adapten a tu marca.

  • puedes elegir entre más de 20 tipos de gráficos que te ayudarán a mostrar los datos de mejor manera. 

  • Sell predice el volumen de transacciones y pronostica el crecimiento de los ingresos para optimizar los esfuerzos de planificación para la estrategia de ventas y la gestión de equipos.

  • puedes descargar  los datos del cliente en una variedad de formatos (CSV, Excel, PDF o imagen) para utilizarlos como mejor te convenga.

Sell es una herramienta de ventas integrada que hace seguimiento de tus conversaciones, agiliza tus actividades de ventas diarias y mejora la visibilidad de tus proyectos y tu desempeño. ¡Solicita hoy una demostración gratuita

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