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¿Cómo elegir el mejor CRM para PYMES?

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 16 Julio 2020
Última actualización en 29 Junio 2021

En inglés, la sigla CRM significa Customer Relationship Management; y su traducción al español es: Gestión de Relaciones con el Cliente

Se trata de una herramienta cada vez más popular en el mundo corporativo, pues es un sistema que registra todas las interacciones que se producen con los clientes y/o prospectos de la empresa.

Seleccionar un CRM para PYMES puede resultar un desafío. Sobre todo si se trata de un CRM de ventas

En principio, no hay una regla mágica que te diga cómo elegir el mejor CRM para PYMES. Sin embargo, con independencia del tamaño y tiempo de existencia de tu empresa, necesitas organizar toda la información de tus clientes en un sistema único de gestión.

Si te interesa implementar un CRM para pequeñas empresas y no sabes por dónde empezar, en este post te contamos todo lo que necesitas saber sobre CRM para PYMES.

Te ofrecemos una guía para elegir un CRM de ventas adecuado a las características de tu empresa y 7 impresionantes ventajas de implementarlo, solo tienes que continuar leyendo. ¡Acompáñanos!

CRM para PYMES: un paso decisivo en la transformación digital

En 2020 las empresas tuvieron que afrontar cambios radicales y acelerados en el modo de hacer negocios, los que estuvieron condicionados por el impacto del COVID‑19.

Dicho impacto se ha puesto de manifiesto no solo en las expectativas de los clientes, sino también en las dinámicas de los lugares de trabajo. Las PYMES no son ajenas a este proceso de transformación digital.

Según datos de Zendesk, durante el último año un 67% de las PYMES implementó nuevas herramientas o procesos. Asimismo, el 50% de los líderes de las PYMES afirman que la pandemia de COVID-19 aceleró la adopción de tecnología.

Entre las tecnologías más demandadas para la implementación de la transición digital se encuentran los CRM. De hecho, en Estados Unidos, el 91% de las empresas con más de 11 empleados utilizan un sistema CRM.

Adoptar un CRM de ventas en tu empresa es uno de los pasos recomendados para el desarrollo de una verdadera transformación digital. Como veremos más adelante, su contribución en la automatización de procesos resulta clave.

Si quieres entrar de lleno en la transformación digital y contar con información que te permita mejorar el posicionamiento de tu marca, descarga nuestra guía Cómo pueden las pymes agilizar el éxito en CX en 2021.

CRM de ventas: su importancia en la pequeña empresa

Se aconseja que las nuevas empresas trabajen con un software de CRM desde el inicio; pues pueden empezar desde el día uno a almacenar los datos y diseñar una estrategia de ventas organizada. 

Como el objetivo del CRM de ventas es optimizar el proceso de ventas, debes tener claro que éste servirá a los objetivos del área comercial y que trabajará en sintonía con otros sectores, como marketing y atención al cliente. 

¿Quieres conocer los beneficios? 

A continuación te mostramos 7 ventajas de la implementación de un CRM para PYMES.

  1. Concentra toda la información de prospectos y clientes en una única base de datos: El 74% de los usuarios de software de CRM afirman que su sistema CRM les brinda un mejor acceso a los datos de los clientes.
  2. Facilita la segmentación de mercados: Una buena segmentación te permite incrementar la personalización en tus ventas. ¿Sabías que el 80% de los clientes tiene más probabilidades de realizar una compra de una marca que ofrece experiencias personalizadas?
  3. Permite elaborar campañas de marketing más efectivas: La información que te brinda un CRM para PYMES en lo que se refiere al cierre de ventas es invaluable. Un CRM puede aumentar las tasas de conversión hasta en un 300%.
  4. Impacta de manera positiva en la retención de clientes: Es más difícil venderle algo a un cliente nuevo, que a uno que ya conoce tu marca. Esa es una de las claves que respaldan la importancia de la retención. Hoy ya se sabe que al usar un CRM de ventas se mejora la retención de clientes hasta en un 27%.
  5. Mejora la experiencia del empleado y aumenta la productividad: La experiencia del empleado es tan importante como la del cliente. Al contar con toda la información que facilita un CRM para PYMES, tus colaboradores se organizarán mejor y serán más productivos. Según un estudio, el 50% de los equipos mejoraron su productividad mediante el uso de un CRM.
  6. Optimiza la gestión del embudo de ventas: El embudo de ventas y su gestión es uno de los desafíos más trascendentales para cualquier organización, no solo para las PYMES. Con un CRM de ventas es más fácil comprender en qué momento del ciclo de ventas se encuentra el cliente y desarrollar estrategias como lead nurturing para acompañar al cliente en su jornada y aumentar el cierre de ventas 
  7. Ofrece una visión del posicionamiento futuro de la empresa: Con un CRM de ventas es posible escalar las metas de ventas por productos, servicios, territorios equipos, etc. De esta manera, la fuerza de ventas se siente estimulada y tiene una guía que le deja claro adónde quiere llegar.  

Es cierto que a pesar de estas y otras ventajas, no siempre resulta fácil implementar un CRM para PYMES. De seguro tendrás que enfrentar diversos obstáculos financieros, tecnológicos y humanos.

Según un estudio, el  40% de las pequeñas y medianas empresas sin un CRM dicen que carecen de los recursos para implementar uno y el 38% también dice que no cuenta con las habilidades de TI necesarias. 

La misma investigación reveló que el 34% de las PYMES sin CRM mencionan la resistencia al cambio como un obstáculo. 

La clave está en comprender que el costo-beneficio de implementar un CRM para PYMES es muy positivo, como vimos en los datos presentados. Con él todos ganan y lo que es más: aumenta la satisfacción del cliente.

Ahora que ya has comprendido la necesidad de adoptar un CRM para PYMES, te invitamos a ver cuáles son los principales criterios para efectuar una buena elección.

¿Qué debes tener en cuenta al contratar un CRM para PYMES?

Aquí vamos a detallar las principales funcionalidades que debes tener en cuenta a la hora de elegir el mejor CRM para PYMES.

1.   Integración

El software de CRM está diseñado para facilitar la organización de la información. Siendo así, cada sector que haya tenido alguna interacción con un cliente debe incluir la información en este sistema. ¡Más adelante, veremos que esto puede hacerse de forma automática! 

Es decir, si trabajas con una empresa de nombre X, esta empresa estará creada en el sistema con su nombre X y cada interacción con estos colaboradores quedará registrada.

Un buen CRM para PYMES ofrece la integración con las otras herramientas de ventas, como correo electrónico, conexiones hechas a través del teléfono e intercambio de mensajes por redes sociales como LinkedIn, etc.

Esto sirve para facilitar el trabajo del vendedor, pues una vez que trabaja con una empresa ya insertada en la cartera de clientes, accede a ella a través del CRM.

De esta manera, es posible saber quién fue el último vendedor que trabajó esta cuenta y conocer todo el historial de interacciones. 

2.   Personalización

Es posible personalizar un CRM de ventas según las metas y estrategias estipuladas para el equipo comercial. Para ello, existen infinitas maneras de hacer un panel de control personalizado.

Por ejemplo, si la meta estipulada para tu equipo de ventas es que todos los meses cada vendedor tenga por lo menos 25 reuniones realizadas con la cartera de clientes que le fue asignada y registrar 5 contratos nuevos, podrás medirlo para saber quién está alcanzando esta meta.

Con esta funcionalidad puedes tener acceso más rápido al dato para conocer el desempeño de cada vendedor, así como la evolución de las ventas en el mes.

Estos paneles serán tu foco para asignar metas personalizadas al equipo y proyectar las ventas para el año.

3.   Almacenamiento de datos

Para que tu empresa crezca de forma organizada, tienes que tomar decisiones estratégicas importantes. En ese sentido, los números serán tu guía. 

Con el CRM de ventas, podrás medir todo de forma objetiva y en tiempo real. 

Con un software de CRM obtienes reportes en los que visualizas las ventas del mes. Así conoces, por ejemplo, qué vendedor está más cerca de cerrar ventas, lo que te permite proyectar gastos e ingresos futuros.

Si algo no marcha bien, el software de CRM te alerta para que puedas distinguir cuáles son las dificultades que atraviesa el equipo comercial, o qué información hace falta. Todo será medible.

Cada información que quieras visualizar en el CRM de ventas sirve de motivación para establecer objetivos para tu equipo. Al cerrar determinados períodos, puedas felicitar al vendedor que alcanzó la meta y brindar feedbacks constructivos para aquellos que no lo consiguieron.

Una vez que elijas el CRM de ventas deberás entrenar a todos los equipos en su uso para el trabajo colaborativo entre departamentos.

¿Qué funciones no pueden faltar en un CRM para PYMES?

La principal función de un CRM es ayudar a la empresa a vender más y mejor.  No solo te permite gestionar las ventas, sino también los ingresos de la compañía, las comunicaciones de marketing enviadas a los clientes, los presupuestos creados referentes a cada propuesta comercial y las facturas recibidas.

Veamos algunas funciones clave que no pueden faltar en un CRM de ventas para PYMES:

Gestión de contactos

Una función muy importante es la de gestionar todos los contactos separados por tipo de cliente. 

El software de CRM permite que cada contacto esté guardado con el nombre completo, su teléfono y su correo electrónico.

Se trata de una función que te permite incluir cualquier tipo de información acerca del cliente. Puedes hacer un registro completo del cliente; por ejemplo, cuál es el organigrama de la empresa, visión, misión y valores. 

Este registro pormenorizado de la información del cliente contribuye de forma significativa  a que el vendedor esté cada vez más familiarizado con la cuenta durante el proceso de ventas.

Registro de interacciones

Aquí detallas lo último que fue conversado con el cliente y qué fue acordado. La última actividad tiene un significado literal: refleja la última conversación con el cliente.

Como sabes, cada interacción con el cliente debe ser convenientemente administrada, de tal manera que contribuya a mejorar la experiencia y fortalezca su fidelización.

Si quieres profundizar sobre todas las funciones y características del CRM, y recibir valiosas sugerencias para implementarlo en tu empresa, no dejes de consultar la guía definitiva para la administración de relaciones con los clientes.

Registro de tareas

De igual manera que registra los datos y las interacciones, el CRM de ventas es capaz de hacer lo mismo con las tareas.

Por ejemplo, si se acordó que tendrás que volver a contactar a este cliente a finales de mes, podrás incluir como “tarea” la información. 

Sirve como un recordatorio en el que incluyes lo que se hizo como última actividad, por ejemplo “Llamar a X fines de mes para hacer el seguimiento de la propuesta”.

Parece mucha información  -y en realidad lo es- pero te tenemos dos excelentes noticias: 

La primera es que empresas como Zendesk, prestan especial atención al diseño de soluciones tecnológicas que contribuyen al crecimiento de las PYMES.

La segunda es que puedes acceder ahora a una demostración de Zendesk para Ventas y apreciar todo lo que te hemos contado en este post, aplicado al funcionamiento cotidiano de tu empresa.

Al implementar el CRM de ventas de Zendesk consigues mejorar la productividad, los procesos y la visibilidad del pipeline de los equipos de ventas; además de:

  • Aumentar las conversiones: Crea listas de clientes potenciales objetivo, identifica a los profesionales adecuados en cada cuenta y haz prospecciones fácilmente en varios canales.
  • Incrementar la productividad: Deja la búsqueda y verificación de contactos en manos de Reach, que te garantiza un conjunto de datos siempre completo y actualizado.
  • Descubrir nuevas oportunidades: Aprovecha los mercados inexplorados e inaccesibles con el acceso a más de 20 millones de negocios, 200 millones de profesionales y recomendaciones de leads inteligentes. 

¡Y mucho más! Para comprobar el valor que aporta para tu empresa esta solución, consulta todas las funciones de Zendesk para Ventas.

No esperes más para adoptar el CRM para PYMES que transforma las conversaciones en conversiones. ¡Pruébalo gratis!

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