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CRM para PYMES: ¿Cómo elegir el mejor CRM para tu empresa

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 16 Julio 2020
Última actualización en 16 Julio 2020

La sigla CRM en inglés significa Customer Relationshop Management, y su traducción al español sería: Gestión de Relacionamiento con el Cliente. Es un sistema en el que todos los colaboradores que pertenecen a una organización lo utilizan para registrar todas las interacciones que se producen con los clientes y/o prospectos de la empresa.

No hay una regla básica que te diga cómo elegir el mejor CRM, y tampoco existe una diferencia con relación a un tipo de CRM para pequeñas empresas y un tipo de CRM para Pymes. Independiente del tamaño y tiempo de existencia de tu empresa, necesitarás organizar toda la información que tienes de tus clientes en un sistema único de gestión.

Una vez que elijas el CRM de ventas, será fundamental hacer con que el uso sea obligatorio tanto por parte de tu equipo como de los otros departamentos que tienen interacción con los clientes. Eso ayudará a que todos sepan la última interacción que se tuvo por última vez en esa cuenta y el resultado obtenido.

CRM de ventas

En el momento que una empresa es creada, es aconsejable ya tener un software de CRM comprado pues puedes empezar desde el día uno a almacenar los datos y diseñar una estrategia de ventas organizada. Hay que tener bien claro aquí que sólo tiene sentido en una empresa si esta tendrá una estructura de área comercial pues el objetivo del CRM de ventas aquí es optimizar el proceso de ventas.

Una vez que hayas entendido si tu empresa necesitará o no de un CRM para ventas, vamos a ver cuáles son los principales criterios para llevar en cuenta para elegir el mejor CRM para Pymes.

¿Qué se debe llevar en cuenta al tratar de contratar un CRM para PYMES?

Aquí vamos a detallar las principales funcionalidades que debes de tener en cuenta a la hora de elegir el mejor CRM para Pymes.

1.   Integración

El software de CRM está para facilitar la organización de la información, entonces cada sector que haya tenido alguna interacción con un cliente va a incluir la información en este sistema. Es decir, si trabajarás con una empresa de nombre X, esta empresa estará creada en el sistema con su nombre X. Cada interacción que se tenga con estos colaboradores quedará registrada pues un buen CRM para Pymes ofrece la integración con las otras herramientas de ventas como correo electrónico, conexiones hechas a través del teléfono, intercambio de mensajes por redes sociales como LinkedIn, etc.

Esto sirve para facilitar el trabajo del vendedor pues una vez que este necesita trabajar con una empresa ya creada en la cartera de clientes de la empresa, accede al CRM y sabe quién fue el último vendedor que trabajó esta cuenta y sabe cuál y cuándo fue la última interacción. O sea, todo el historial estará ahí registrado.

2.   Personalización

Se personaliza un CRM de ventas dependiendo de las metas y estrategias estipuladas para el equipo comercial. 

Existen infinitas maneras de hacer un panel de control personalizado, eso quiere decir que, si la meta estipulada para tu equipo de ventas es que todos los meses cada vendedor tenga por lo menos 25 reuniones realizadas con la cartera de clientes que le fue asignada y tenga que traer 5 contratos nuevos, esto lo podrás medir para saber quién está alcanzando esta meta.

Eso se traduce en tener acceso más rápido al dato para saber cómo cada vendedor se está desarrollando en las ventas de aquel mes y tener acceso a los datos que realmente te importan. Estos paneles serán tu foco para dar metas personalizadas al equipo y también, tener una proyección de las ventas para el año.

3.   Almacenamiento de datos

Para que tu empresa crezca de forma organizada, tienes que tomar decisiones estratégicas importantes y para eso, los números serán tu guía. Entonces, con el CRM de ventas, podrás metrificar todo. 

Podrás sacar reportes en el que visualizas las ventas del mes, en el que sepas que vendedor tiene en manos propuestas a ser aprobadas, en el que puedas proyectar gastos e ingresos futuros.

Si algo no está tan bien, podrás ver a través del software de CRM, qué dificultades el equipo comercial está teniendo, o qué información hace falta. Todo eso será medible.

Está demás decir que cada información que quieras visualizar en el CRM de ventas sirve de motivación para que pongas objetivos concretos a tu equipo y a fines de mes, puedas felicitar al vendedor que alcanzó la meta al igual que dar feedbacks constructivos para los que no fueron tan bien.

¿Qué tipos de funciones un CRM debe tener?

La principal función de un CRM es ayudar a la empresa a vender más. Entonces podrás gestionar no solo las ventas, pero también, los ingresos de la compañía, las comunicaciones de marketing enviadas a los clientes, los presupuestos creados referente a cada propuesta comercial y las facturas recibidas.

Otra función muy importante es la de gestionar todos los contactos separados por tipo de cliente, por ejemplo:

Contactos

Hablamos anteriormente de que podrás incluir los principales colaboradores que pertenecen al cliente en el software de CRM. Entonces, cada contacto estará guardado con el nombre completo de la persona, su teléfono y su correo electrónico.

Pero además de eso, podrás registrar la última actividad realizada con este contacto.

Última actividad

Es donde detallas lo último que fue conversado con determinado contacto del cliente, y qué fue acordado. La última actividad significa literal lo último que se habló y se hizo con este contacto.

Tareas

Si se acordó que tendrás que volver a contactar a este cliente a fines de mes, podrás incluir como “tarea” la información, que nada más sirve como un recordatorio en el que incluyes lo que se hizo como última actividad, por ejemplo “Llamar a X fines de mes para hacer el seguimiento de la propuesta”.

Notas

Esta parte del CRM sirve para incluir todo y cualquier tipo de información acerca del cliente. Puedes escribir de qué se trata la empresa, cuál es el organigrama, cual es la visión, la misión y los valores. Todo eso sirve a modo de información del cliente para ayudar durante el proceso de ventas a que el vendedor esté cada vez más familiarizado con la cuenta.

Estas son algunas de las integraciones que ayudará a modo diario en la organización de la empresa siempre y cuando, el profesional de ventas incluya de forma correcta toda la interacción realizada con cada contacto.

Un consejo para cerrar esta nota es la de que siempre pruebes todo y cualquier CRM antes de adquirirlo. Mira en la práctica como este software de CRM puede mejorar las ventas de tu empresa y cómo podrá ayudar en la rutina de tu colaborador, pues este será el que más lo va a utilizar, después de ti.

Una vez que veas que el encontraste al CRM de ventas que cumple con todo lo que necesitas, iniciarás una etapa nueva en tus negocios. Zendesk Sell, nuestro CRM de ventas, te dará el norte para que veas más sobre este tema. 

En nuestro blog podrás ver otras notas más que te darán todo el soporte y conocimientos necesarios para traer las mejores soluciones a tu empresa.