¿Sabías que el correo electrónico es uno de los canales de comunicación preferidos por los consumidores?
Además, su uso va en aumento —la cantidad de correos enviados y recibidos a nivel mundial ha crecido cada año desde 2017, y se espera que el número por día supere los 350 mil millones en 2025.
Frente a esta realidad, es fundamental saber cómo redactar un correo a un cliente correctamente para lograr una buena comunicación y alcanzar los resultados deseados.
En este artículo aprenderás:
- 3 claves para redactar un correo electrónico;
- Estructura básica de un mensaje de correo;
- 3 ejemplos de cómo redactar un correo electrónico a un cliente:
- Cómo redactar un correo para informar algo;
- Cómo redactar un correo formal para solicitar algo;
- Cómo redactar un correo para enviar una cotización.
¡Empecemos!
3 claves para redactar un correo electrónico
Antes de aprender cómo redactar un correo a un cliente, es necesario que conozcas algunas cualidades que hacen que un mensaje se destaque y tenga el efecto deseado.
Son características generales que las personas aprecian al momento de recibir un correo electrónico y que, por lo tanto, debes tenerlos muy presentes al momento de crear tus mensajes de correo:
1. Personalización
¿Sabías que el 59% de los clientes espera que las empresas utilicen sus datos para crear experiencias personalizadas? Para personalizar la comunicación es imprescindible conocer al cliente y adaptar el mensaje a sus características y necesidades. De esta forma se genera mayor conexión y confianza. Algunos ejemplos de personalización son:
- enviar promociones basadas en el historial de compra;
- utilizar el nombre del destinatario;
- saludar en fechas especiales como cumpleaños y aniversarios;
- hacer referencia a conversaciones anteriores.
El trato más personal también redunda en beneficios para las empresas; según el mismo informe, el 77% de los líderes empresariales reconoce que trabajar en la personalización produce una mayor retención de los clientes.
¿Quieres saber más? Conoce todos los beneficios de la hiper-personalización como pilar de la experiencia del cliente.
2. Claridad
El mensaje debe ser fácil de entender por la persona que lo recibe. Expresar claramente lo que quieres comunicar es una de las prioridades cuando planificas cómo redactar un correo a un cliente.
Sigue estos tips prácticos a la hora de escribir un correo electrónico para un cliente:
- sé breve y concreto;
- evita párrafos largos;
- envía solo información relevante para el cliente.
3. Amabilidad
El 76,2% de los clientes considera que la amabilidad y el buen trato son los aspectos más importantes para disfrutar de una buena experiencia de cliente.
Algunas formas de mostrar amabilidad en un correo electrónico para un cliente son:
- saludar: “Espero se encuentre bien” o “Que tenga buen fin de semana”;
- agradecer: “Gracias por su tiempo” o “Le agradezco su interés en nuestros servicios”;
- ofrecer ayuda: “Estoy a las órdenes” o “Avíseme si puedo hacer algo más por usted”;
- pedir disculpas: “Lamento el inconveniente” o “Le pido disculpas por el malentendido”.
Recuerda, el objetivo es siempre lograr una comunicación efectiva y facilitar las interacciones con tus clientes.
Estructura básica de un correo electrónico
Ahora que ya conoces las cualidades esperadas por los lectores, es momento de entender cuáles son los elementos básicos que componen un correo electrónico.
Es posible estructurar el mensaje de correo en cuatro partes principales:
Asunto
Es una frase que resume el motivo del mensaje. Debe ser preciso, relevante y lo suficientemente interesante para que el destinatario decida abrirlo y leerlo. Las encuestas muestran que el 69% de los destinatarios de correos electrónicos califica un mensaje como correo no deseado o spam, basándose únicamente en el asunto.
Saludo
A la hora de redactar un correo electrónico para un cliente comienza siempre con un saludo. Si conoces el nombre del destinatario, utilízalo para darle un toque más personal.
Contenido
El contenido es el mensaje principal del correo; y el texto varía en función del objetivo de comunicación. No es lo mismo un mensaje para solicitar una reunión que para presentar un nuevo producto.
El texto puede comenzar con una presentación (que incluya nombre, cargo y empresa); y suele terminar con una frase que indique claramente cuál es la acción esperada por parte del destinatario. ¿Qué quieres que haga luego de leer tu correo? ¿Responder tu mensaje, descargar un documento o agendar una reunión?
Despedida
Por último, todo correo electrónico debe tener un cierre para dar por terminado el mensaje. “Un cordial saludo” o “Que tenga buen fin de semana” son frases habituales.
¿Todavía tienes dudas sobre cómo redactar un correo a un cliente? ¡No te preocupes! A continuación te mostramos algunas ideas de correos electrónicos para ejemplificar cómo redactar un correo a un cliente en diferentes situaciones.
3 ejemplos de cómo redactar un correo electrónico a un cliente
Existen varios tipos de correos electrónicos que puedes enviar a tus clientes: bienvenida, agradecimiento, solicitudes, promociones, entre otros. Si bien todos comparten las características generales, existen consideraciones al momento de aprender cómo redactar un correo a un cliente.
Los siguientes ejemplos pueden servirte de inspiración para crear tus propios mensajes.
Cómo redactar un correo para informar algo
El correo electrónico es una forma efectiva de enviar información a los leads o clientes. Además, como ya viste, uno de los canales de comunicación preferidos por los consumidores.
La información que puedes enviar por este medio es variada: desde lanzamientos de nuevos productos o cambios en las condiciones de servicio hasta descuentos y ofertas especiales.
Para redactar este tipo de correos es fundamental tener un objetivo claro. Debes saber exactamente qué quieres comunicar a tu cliente y enviar información relevante para el destinatario.
Un buen ejemplo de cómo redactar un correo para informar algo es:
Hola, [Nombre del cliente]:
Mi nombre es [Nombre del agente] y formo parte de [área] en la empresa [Nombre de la empresa].
Me comunico con usted para informarle sobre el lanzamiento de nuestro nuevo producto [Nombre del producto], el cual ya está disponible en el mercado desde [fecha].
Este producto [Nombre del producto] funciona perfectamente como complemento de [Nombre de producto ya comprado por el cliente] para [beneficio/s].
Puede encontrar más información sobre [Nombre del producto] en [link sitio web] o, si prefiere, puede comunicarse directamente conmigo a través de [información de contacto].
Un saludo,
[Nombre del agente]
Como habrás notado, este mensaje cumple con las pautas mencionadas sobre cómo redactar un correo a un cliente.
El siguiente, en cambio, es un tipo de correo que deberías evitar, ya que se trata de un mensaje impersonal y sin una clara llamada a la acción:
Hola Cliente:
Me comunico con usted para informarle sobre el lanzamiento de nuestro nuevo producto [Nombre del producto], el cual ya está disponible en el mercado desde [fecha].
Puede encontrar más información en nuestro sitio web.
¡Saludos!
Cómo redactar un correo formal para solicitar algo
Son muchas las situaciones en las cuales es necesario redactar un correo formal para solicitar o pedir algo. Puede ser una solicitud de reunión, de información o incluso de una reseña de un producto o servicio.
En estos casos, hay tres puntos que debes considerar:
Pedir, no exigir
El cliente no tiene la obligación de acceder a tu solicitud, está en su derecho de no hacerlo. Aquí la amabilidad resulta imprescindible.
Explicar el motivo
El destinatario necesita saber cuál es el motivo por detrás de la solicitud. En el ejemplo de una solicitud de reseña, explicar por qué es importante para la empresa contar con su opinión.
Dar indicaciones claras
Generalmente, una solicitud va acompañada de alguna indicación. El destinatario del mensaje debe entender fácilmente cómo proceder para acceder al pedido.
Mira un ejemplo de cómo redactar un correo formal para solicitar algo, en este caso, una reseña de producto:
Hola, [Nombre del cliente]:
Mi nombre es [Nombre del agente] y formo parte de [área] en la empresa [Nombre de la empresa].
Gracias por su reciente compra. Nos gustaría conocer su opinión sobre [Nombre del producto/servicio], ya que su experiencia puede ser de gran utilidad para quienes están buscando este tipo de soluciones.
Le agradecemos si pudiera escribir una breve reseña sobre [Nombre del producto o servicio]. Puede hacerlo en [web de reseñas] o respondiendo a este correo.
Un cordial saludo,
[Nombre del agente]
A continuación, tienes un mal ejemplo de cómo redactar un correo formal para solicitar algo:
Nos gustaría conocer su opinión sobre [Nombre del producto/servicio], ya que creemos que puede ser de gran utilidad para quienes están buscando este tipo de soluciones.
Le solicitamos una breve reseña sobre su experiencia con [Nombre del producto o servicio]. Puede hacerlo en [web de reseñas] o respondiendo a este correo.
Saludos.
Cómo redactar un correo para enviar una cotización
El envío de cotizaciones a los clientes es una de las funciones del departamento comercial. Consiste en enviar información detallada sobre los precios y las condiciones de venta de sus productos y/o servicios.
Al pensar en cómo redactar un correo para enviar una cotización, no debes olvidar:
- Mencionar el contexto utilizando los datos del cliente o haciendo referencia a la solicitud de cotización.
- Incluir información de contacto para que el destinatario del mensaje sepa cómo comunicarse contigo.
Un ejemplo a seguir de cómo redactar un correo para enviar una cotización sería el siguiente:
Hola, [Nombre del cliente]:
Mi nombre es [Nombre del agente] y soy [cargo] en la empresa [Nombre de la empresa].
Me pongo en contacto con usted en respuesta a su solicitud de cotización para [Nombre del producto o servicio]. Agradezco su interés en nuestros servicios/productos y adjunto en este correo nuestra propuesta.
Ante cualquier inquietud, no dude en comunicarse directamente conmigo a través de [información de contacto].
Saludos,
[Nombre del agente]
En cambio, debes evitar enviar este tipo de mensajes:
Estimado cliente,
Envío la cotización solicitada.
Saludos,
[Nombre del agente]
Ahora sabes cómo redactar un correo para informar algo, para solicitar algo, y también viste un ejemplo de cómo redactar un correo para enviar una cotización.
¿Quieres ver más ejemplos sobre cómo redactar un correo a un cliente? Te recomendamos leer: Técnicas para mejorar la atención al cliente por correo electrónico.
Cómo redactar un correo a un cliente con la ayuda de Zendesk
¿Estás preparado para redactar un correo a un cliente? ¡Te contamos cómo hacerlo aún mejor!, porque existen herramientas que pueden facilitar la comunicación con los clientes a través de correo electrónico.
Zendesk para ventas es un software destinado a gestionar las interacciones con clientes y posibles clientes; y, entre sus múltiples funcionalidades, cuenta con herramientas para gestionar distintos canales de atención desde una única plataforma.
En relación con el uso de correo electrónico, esta herramienta te permite:
- Crear correos con facilidad: cuenta con plantillas disponibles que puedes configurar para utilizar una y otra vez y simplificar así el flujo de trabajo.
- Integrar tu correo electrónico: es posible integrar un sistema de correo electrónico externo para administrar todos los mensajes desde el mismo lugar.
- Personalizar tus correos: en la plataforma unificada cuentas con información del cliente (nombre, compras anteriores, historial de conversaciones) que puedes usar para personalizar tu comunicación. Además, es posible agregar campos personalizados como el nombre del destinatario.
- Enviar mensajes de correo masivos: tienes la posibilidad de seleccionar varios destinatarios a los cuales enviar el mismo correo electrónico.
- Monitorear la interacción con tus clientes: a través de diferentes métricas es posible conocer cuántos de los correos electrónicos enviados han sido abiertos y en cuántos vínculos incluidos en el correo han clicado los destinatarios.
¿Qué estás esperando? ¡Es momento de iniciar un recorrido gratis por Zendesk para ventas y llevar la comunicación con tus clientes al siguiente nivel!
