Plan de comunicación interna: que és y cómo hacerlo

Cuando pensamos en “comunicación”, es mucho más obvio mirar hacia afuera. Sin embargo, un plan de comunicación interna es una herramienta eficaz para que tus empleados conozcan más de la empresa, se sientan parte del negocio y trabajen enfocados en lograr sus objetivos.

La comunicación interna, cuando está planificada y bien ejecutada, es una importante herramienta de información y motivación para todos en la empresa. Elaborar un plan de comunicación interna no es sencillo, pero hará la diferencia en el desarrollo del negocio y de las personas.

A continuación, descubre qué es y cómo diseñar un plan de comunicación interna para tu empresa.

¿Qué es la comunicación interna?

La comunicación interna, también llamada comunicación organizacional o corporativa, ayuda a configurar los procesos al interior de las empresas y a optimizar y dirigir los mensajes de las organizaciones con sus públicos.

En cualquier organización, los equipos dependen de mensajes claros y una comunicación direccionada para cumplir con los objetivos trazados.

Con un plan de comunicación interna puedes ganar eficiencia y calidad en los resultados. De hecho, las empresas con una comunicación interna muy eficiente tienen un 47% más de rentabilidad.

Además, la comunicación interna posee carácter social, porque vincula personas con diferentes roles dentro y fuera de la empresa. Al mismo tiempo, el aspecto técnico de la comunicación organizacional gestiona el flujo de información dentro de la organización, así como entre ésta y su entorno.

¿Quieres saber cuáles fueron los canales de comunicación interna más usados por las empresas en 2021? Lee: Canales de comunicacióninterna: ventajas + tips para elegir el mejor.

¿Qué es un plan de comunicación interna?

El plan de comunicación interna es el punto de partida para el trabajo del sector de la comunicación dentro de una organización y suele realizarse una vez al año.

Inicialmente será más complejo, sobre todo si se realiza por primera vez en una empresa. Sin embargo, con el tiempo, y con un buen conocimiento de las demandas y políticas de comunicación de la empresa, la planificación de la comunicación interna se volverá más objetiva, focalizada y entrelazada con las estrategias.

Un plan de Comunicación Interna se divide en dos grandes pasos:

Diagnóstico: análisis completo del escenario en el que se inserta la empresa, analizando y revisando la cultura, misión, visión y valores organizacionales, el perfil del público objetivo, los medios de comunicación utilizados y su efectividad.Y también las fortalezas y debilidades de la comunicación, así como las principales amenazas y oportunidades.

2. Planificación: la planificación comienza con los objetivos para luego pasar a la discusión de ideas y definición de estrategias. También involucra las acciones que se llevarán a cabo, los recursos necesarios, organigrama y también cómo se medirá y evaluará todo lo anterior.

Plan de comunicación interna: diagnóstico

El diagnóstico es el primer paso del plan de comunicación interna. Sirve para contextualizar las acciones que se llevarán a cabo y se puede consultar cuando surjan dudas a lo largo del proceso de planeamiento.

El diagnóstico debe incluir:

1. Presentación e historia de la empresa

Describe el mercado en el que se encuentra tu empresa, los productos y servicios que ofrece, cómo fue creada y con qué propósito, cuáles fueron sus principios iniciales, y compara estos datos con el escenario actual.

2. Misión, visión y valores

¡Probablemente ya hayas oído hablar de ellos! Misión, visión y valores son el conjunto de pautas fundamentales que rigen una organización. Este trío es un recurso muy importante para orientar la planificación estratégica y construir la identidad organizacional, así como para orientar el comportamiento y establecer la unidad entre los empleados de la empresa.

Misión, visión y valores deben orientar el plan de comunicación interna, sirviendo como referencia de estrategias, formatos, lenguaje y formas de acercamiento a los empleados.

3. Análisis general de la comunicación interna

Aunque no exista un plan de comunicación interna anterior al que estás trabajando, haz un breve análisis de lo que se está haciendo en materia de comunicación dentro de la empresa. Documenta cómo ocurre, cuáles son los principales canales utilizados y evalúa la situación general, si está siendo eficaz o no para la organización.

En este momento, es fundamental contar con la ayuda de los empleados de la empresa. Te aconsejamos realizar encuestas y averiguar qué sectores están más satisfechos con la cantidad de información recibida y por qué.

También investiga los canales de comunicación interna que ya utiliza la empresa. Puedes preguntar qué canales son los más utilizados, cuál es la percepción o valoración de cada uno de ellos en cuanto a canales y contenido.

Este diagnóstico mostrará qué canal es el más adecuado para una audiencia en particular, qué formatos generan más engagement, entre otras ideas.

¿Qué canales de comunicación interna existen y cuáles funcionan mejor para garantizar que todo fluya bien en una empresa? Lee: Canales de comunicación interna: ventajas + tips para elegir el mejor

Plan de comunicación interna: planificación

Tras la etapa de diagnóstico, llega el momento de utilizar todo el conocimiento obtenido para definir las estrategias en función de los objetivos de comunicación organizacional. ¡Es hora de crear tu plan de comunicación interna!

Los temas que componen la fase de planificación son los siguientes:

1. Objetivos

El primer paso de este paso es definir los objetivos que se quieren alcanzar con el plan de comunicación interna en un plazo preestablecido. A la hora de determinar los resultados que se quieren lograr, es más sencillo decidir qué acciones se llevarán a cabo y, además, será posible evaluar y medir la efectividad de cada una de ellas.

Para que los objetivos orienten las estrategias del plan de comunicación interna, así como una base para la evaluación y medición, te recomendamos usar objetivos SMART. ¿Sabes qué significa este acrónimo?

• Específica (Specific): ser específico significa evitar generalidades. Una generalidad sería establecer como objetivo final: “ facturar lo más que se pueda”. Los objetivos también deben ser precisos, para no generar dudas en el equipo. Por ejemplo: “Aumentar la facturación en un 30% por trimestre”.

• Medible (Measurable): se refiere a cuantificar las metas y comparar los resultados que obtienes frente a los que te propones alcanzar. Es importante tener al menos un indicador que se pueda monitorear y evaluar.

• Alcanzable (Achievable): las metas deben ser alcanzables, es decir, posibles de cumplir con el conocimiento y los recursos que se ponen a disposición de los empleados.

• Realista (Realistic): las metas precisan ser viables. Luego de evaluar los recursos de los que dispones en tu compañía y su situación en el mercado – ventajas, desafíos y oportunidades- traza metas que puedas cumplir a corto plazo.

• Tiempo determinado (Timely): una meta que no tiene tiempo para cumplirse normalmente no se logra. Es fundamental que una vez que hayas fijado una fecha límite, la respetes y encuentres la manera de lograr la meta propuesta, sin posponerla. En este punto, es importante recordar que no todos los objetivos de ventas deben establecerse a corto plazo. Algunos pueden ser más inmediatos, otros pueden tardar más en materializarse. Lo importante, como comentamos anteriormente, es ser realista.

2. Brainstorming

La lluvia de ideas o brainstorming es una técnica que, a través del intercambio espontáneo de ideas, busca soluciones a problemas o procura generar ideas nuevas y creativas.

John Adair es uno de los principales expertos en liderazgo y negocios del mundo. En 1979 se convirtió en el primer profesor de estudios de liderazgo en la Universidad de Surrey y escribió más de cuarenta libros. En uno de ellos, “Decision making and problem solving”, Adair presenta orientaciones precisas para organizar una lluvia de ideas eficaz.

Según el autor, las personas que integran el grupo que participará de la lluvia de ideas deben tener distintos niveles de conocimiento sobre el tema para el cual se busca solución. Además del grupo directamente involucrado en el proceso, aconseja invitar personas que no tengan relación con el tema, pero que puedan aportar ideas creativas.

Cabe mencionar que la reunión de lluvia de ideas no tiene que ocurrir en persona. Incluso antes de la pandemia del covid-19, muchas empresas ya llevaban a cabo sesiones virtuales de brainstorming.

Etapas de una sesión de lluvia de ideas

1. Calentamiento: Antes de presentar la pregunta principal, propone un ejercicio simple al grupo. Por ejemplo: cuántos usos diferentes puede pensar cada uno para un clip (excepto para juntar papel, claro). El warm up sirve para suscitar ideas y provocar risas para romper el hielo.
2. Presentación del tema a resolver: Resalta la información principal, el histórico y, por fin, resume el problema en una frase. Por ejemplo: “¿De cuántas formas podemos presentar nuestro nuevo producto o servicio al público?”
3. Compartir las ideas: establece un límite de tiempo para que las personas enumeren y compartan sus ideas. Idealmente, la lluvia de ideas no debería durar más de una hora en total, así que limita el tiempo de las ideas a 20 o 30 minutos.

Importante: antes de iniciar el intercambio de ideas, elige una persona responsable de tomar nota de todo lo que se habla y, después de la reunión, envía las ideas para todo el grupo a través de un documento compartido.

¿Quieres saber más? Lee: Brainstorming: que és y cómo hacer una lluvia de ideas

3. Estratégias

Después de establecer sus objetivos y hacer una lluvia de ideas, es hora de diseñar una estrategia para su plan de comunicación interna. Analiza qué ideas están de acuerdo con los objetivos establecidos y empieza a planificar cada una de ellas.

• Estructura cada plan enumerando todo lo que será necesario para su realización: determina a qué estrategia se vincula;

• a qué segmento de audiencia debe llegar;

• quién será el responsable;

• cuándo se llevará a cabo;

• detalles de cómo sucederá;

• cuál será la inversión necesaria;

• cómo se evaluará y su resultado comprobado.

Este paso es uno de los que requiere más tiempo, pero es extremadamente importante para asegurar que las estrategias se desarrollen y que sea posible poner en práctica el plan de comunicación interna.

Beneficios de tener un plan de comunicación interna

Una comunicación interna eficiente contribuye a que la empresa pueda generar mejores estrategias y por ende, obtener resultados satisfactorios. Además, obtienes los siguientes beneficios:

• Una comunicación interna efectiva contribuye a mejorar la relación entre los colaboradores; lo que ayuda a solucionar y disminuir los conflictos.

• Motiva a los trabajadores a alcanzar sus objetivos y demuestra interés en sus opiniones.

• Permite reconocer los logros de los trabajadores, aumentando su motivación y compromiso. De hecho,, “las organizaciones que consiguen generar un mayor nivel de compromiso por parte de sus empleados son capaces de incrementar en un 50% la lealtad de sus clientes”.

• Agiliza los procesos y contribuye a aumentar la productividad de los miembros de la empresa.

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