Canales de comunicación interna: ventajas + tips para elegir el mejor

La comunicación interna en las empresas es igual de importante que la comunicación que tienes con los clientes. Cuando es buena, los procesos se realizan con mayor eficiencia y los equipos trabajan en mayor sintonía. 

De hecho, algunas investigaciones demuestran que una excelente comunicación interna puede aumentar en un 40% la satisfacción del cliente.

Pero, ¿qué canales de comunicación interna existen y cuáles funcionan mejor para garantizar que todo fluya bien en una empresa?

En este artículo conocerás: 

• Cuáles son los canales de comunicación interna en una empresa;

• Ventajas de una buena comunicación interna;

• Criterios para escoger el mejor canal de comunicación interna para tu empresa;

Canales de comunicación interna en una empresa

Existen muchos canales de comunicación empresarial utilizados para intercambiar información entre equipos, poner las metas al día, alinear las actividades dentro de una empresa y delegar responsabilidades. Algunos de los más utilizados son:

Reuniones

Ya sean presenciales o virtuales, se trata de un canal de comunicación interna bastante efectivo debido a que no solo permite hacer una evaluación del desempeño de la empresa, sino que además, es la oportunidad perfecta para intercambiar ideas y crear estrategias en conjunto.  

¿Sabías que en 2020 el 50% de los equipos de trabajo quedaron remotos? Como consecuencia, la mayoría de los negocios están incorporando nuevas herramientas y procesos. Entérate qué canales de comunicación interna están utilizando las empresas para hacer frente a este nuevo desafío. Descarga gratis el último informe de Tendencias de la Experiencia del Cliente de Zendesk.

Emails 

Por medio de este canal de información se pueden gestionar las tareas y hacer un seguimiento de los procesos de manera diaria. Además, este canal de comunicación se caracteriza por ser rápido, barato y efectivo. 

Chat interno 

Entre los canales de comunicación interna en una empresa, el chat interno permite agilizar los procesos e intercambiar mensajes en tiempo real. De hecho, según el Informe de tendencias antes mencionado, el chat interno es el segundo canal de comunicación empresarial más utilizado por empresas de todos los portes. 

Videoconferencia 

Considerado como uno de los canales de comunicación interna más utilizados por las empresas en la actualidad (Zendesk, 2021), la videoconferencia facilita la comunicación de equipos remotos, permite ahorrar costos de traslados y gestionar equipos numerosos con facilidad. También es útil para brindar capacitaciones a los equipos de trabajo. 

Implementar un plan de capacitación en las empresas es la mejor opción para aumentar las habilidades técnicas y comportamentales de los funcionarios. Lee todos nuestros tips en: Plan de capacitación: organiza, idea y aplica en tu negocio.

Teléfono

Es uno de los medios de comunicación empresarial que, si bien es más tradicional, permite que los equipos se mantengan conectados; principalmente aquellos que trabajan de forma presencial. Los grupos de WhatsApp también se han integrado a los canales de información utilizados por las empresas y los grupos de trabajo.  

El WhatsApp también se ha convertido en un eficiente canal de comunicación con los clientes que estimula y mejora la calidad de la experiencia del consumidor. 

Para entender aún más cómo funciona este canal de comunicación puedes leer: 

¿Cómo brindar una buena atención vía WhatsApp?

¿Qué es WhatsApp Business? Comprende la diferencia entre WhatsApp y WhatsApp Business. 

Redes sociales corporativas

Este es uno de los canales de comunicación interna empresarial más eficientes, ya que se puede generar un intercambio de información flexible, continuo e inmediato. 

Se trata de canales de comunicación interna utilizados en entornos de trabajo colaborativo para: 

• compartir conocimiento y oportunidades en tiempo real;

• dialogar en un entorno seguro y confiable;

• ampliar las redes profesionales.

Un ejemplo de red social corporativa es LinkedIn, que también se usa como medio de reclutamiento.

¿Sabes qué es LinkedIn para empresas? Descúbrelo en: LinkedIn para empresas: ¿Qué es y cómo crear un perfil empresarial en LinkedIn? 

Revista o blog 

Estos canales de comunicación interna en una empresa ayudan a transmitir noticias corporativas, formaciones y procesos laborales y al mismo tiempo habilitan el feedback entre colaboradores.

Ventajas de una buena comunicación interna 

Una comunicación interna eficiente contribuye a que la empresa pueda generar mejores estrategias y por ende, obtener resultados satisfactorios. Además, genera los siguientes beneficios:

• Una comunicación interna efectiva contribuye a mejorar la relación entre los colaboradores; lo que ayuda a solucionar y disminuir los conflictos.

• Motiva a los trabajadores a alcanzar sus objetivos y demuestra interés en sus opiniones.

• Permite reconocer los logros de los trabajadores, aumentando su motivación y compromiso. De acuerdo con un estudio, “las organizaciones que consiguen generar un mayor nivel de compromiso por parte de sus empleados son capaces de incrementar en un 50% la lealtad de sus clientes”.

• Agiliza los procesos y contribuye a aumentar la productividad de los miembros de la empresa.

Tips para elegir el mejor canal de comunicación interna

Elegir los canales de comunicación interna no es una tarea menor para las empresas. De acuerdo con un estudio, “el 74% de los empleados tiene la sensación de que se está perdiendo las noticias de la empresa”. Si estás ante el desafío de estructurar tus canales de información, te dejamos algunos tips que pueden resultarte útiles: 

Elige el canal según la modalidad de tu equipo

Tu equipo de trabajo es presencial o remoto? Tenlo en cuenta para elegir los canales de comunicación interna más adecuados para tu situación actual. 

Para equipos presenciales recomendamos: 

• Reuniones;

• Teléfono;

• Video conferencia, si lo que necesitas es comunicarte con eficiencia con equipos externos;

• Chat interno o intranet con el fin de agilizar procesos.

Para equipos remotos: 

• Videoconferencia;

• Mensajería/chat interno;

• Emails;

• Redes sociales corporativas.

Evita canales invasivos

El canal de información debe utilizarse únicamente en el entorno laboral para evitar que afecte el ámbito personal. Existe cierto recelo de incorporar, por ejemplo, WhatsApp como canal de comunicación interna empresarial. Sin embargo, las empresas lo han adoptado tanto en la comunicación con clientes como con colaboradores, dada la familiaridad y facilidad de uso de este canal y existen ciertas reglas o protocolos de uso que pueden ayudarte a mantener este canal dentro del ámbito profesional. 

Quizás te interese leer: ¿Qué es WhatsApp Business? Comprende la diferencia entre WhatsApp y WhatsApp Business.

Elige comodidad y eficiencia para tu equipo

Como viste en el informe de tendencias de Zendesk, las empresas eligen sus canales de comunicación interna según les reporten más productividad y eficiencia. Con el surgimiento de más equipos remotos en los últimos 2 años, el 70% de las empresas están buscando maneras de mantener a sus funcionarios comprometidos (Zendesk, 2021) y esto implica facilitar los canales de comunicación que les ayuden a realizar sus tareas de forma cómoda y ágil. De hecho, el mismo estudio muestra que se ha invertido un 64% del presupuesto en herramientas de automatización de procesos.

Administra tu comunicación interna con la ayuda de Zendesk 

Ahora que conoces los canales de comunicación más utilizados por las empresas, los beneficios de emplearlos con eficiencia y algunos tips para elegir el más apropiado para ti, te mostramos la herramienta que puedes usar para mejorar tus procesos de comunicación interna empresarial.

Zendesk para el servicio de atención al cliente ayuda a todos los integrantes de la empresa a realizar sus tareas de manera eficiente, ya que cuenta con herramientas de colaboración, recopilación y análisis de datos y un espacio integrado de trabajo.

Zendesk prepara a tus equipos para el éxito porque:

• Mantiene a todos informados: Colabora en tickets con equipos internos y externos dentro del espacio de trabajo de agentes de Zendesk mediante conversaciones secundarias. 
• Trabaja donde es más productivo: Permite que los integrantes de varios equipos reciban notificaciones en tiempo real sobre tickets nuevos y actualizados entregados en la plataforma de su elección con integraciones de Slack o Microsoft Teams. 
• Te mantiene conectado con tus clientes: Permite que los agentes programen e inicien reuniones de Zoom con sus clientes directamente desde un ticket de soporte de Zendesk utilizando la Integración de Zoom. 

Como ves, con Zendesk para atención al cliente tienes todo para llevar la efectividad de tus canales de comunicación interna a otro nivel. ¿Qué esperas? Solicita hoy una prueba gratuita.