Artículo

¿Qué es una orden de servicio? Descubre cómo hacerla y para qué sirve.

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 25 mayo 2021
Última actualización en 25 mayo 2021

¿Sabes qué es una orden de servicio (OS) y lo esencial que es para una gestión más eficiente de las demandas de una empresa? Esta te permite hacer seguimiento a todas las solicitudes más fácilmente, priorizar los pedidos más importantes y controlar mejor el presupuesto comercial.

Para que conozcas todo lo que necesitas sobre el tema, aquí te contamos:

  • ¿Qué es una orden de servicio?
  • ¿Cuál es la función de una orden de servicio?
  • ¿Por qué es importante una orden de servicio?
  • ¿Cuándo se solicita la orden de servicio?
  • ¿Cómo realizar una orden de servicio?
  • ¿Cuáles son los tipos de órdenes de servicio?

¡Dale un vistazo!

¿Qué es una orden de servicio?

La orden de servicio es un documento que sirve para registrar toda la información relacionada con las solicitudes de servicio.

De esta forma, todas las solicitudes se formalizan dentro de un determinado estándar para facilitar el seguimiento de pedidos, ya sean internos (empleados) o externos (clientes).

¿Cuál es la función de una orden de servicio?

La orden de servicio ayuda a organizar los servicios solicitados para priorizar los más urgentes y lograr cumplir los plazos.

Además, la (OS) también facilita la transmisión de la información correcta al equipo responsable, y es una herramienta fundamental para la planificación financiera de una empresa.

¿Por qué es importante una orden de servicio?

La orden de trabajo es importante porque mantiene organizadas las tareas de una empresa, permitiendo que se cumplan los plazos de solicitud debido a que es más fácil crear un backlog y darle prioridad a los servicios más urgentes.

Cabe resaltar que una orden de servicio es obligatoria para cualquier prestación de servicios a realizar, ya sea mantenimiento de equipos, limpieza de un sitio o incluso la ejecución de un nuevo proyecto.

La OS también concentra en un solo lugar toda la información necesaria sobre la tarea que debe realizarse, de forma que el equipo responsable pueda estipular con mayor precisión cuánto tiempo es necesario dedicar a ese servicio.

Además, las órdenes de trabajo crean un historial de todo lo que ya se ha hecho, lo que facilita el seguimiento a la productividad del equipo y ayuda a mejorar el control del presupuesto de la empresa.

En otras palabras, con las demandas debidamente organizadas y priorizadas, es posible ofrecer un excelente servicio al cliente y garantizar la satisfacción con el servicio brindado.

¿Cuándo se solicita la orden de servicio?

Siempre se pedirá una orden de servicio cuando haya una solicitud interna o externa para realizar una tarea.

Por ejemplo, un cliente contacta una demanda y solicita una cotización. Luego, el asistente debe crear un OS con toda la información sobre el servicio brindado e informar el plazo estimado para completar la tarea.

Es recomendable que se emitan dos copias de la orden de servicio, para que el cliente tenga una forma sencilla de consultar los detalles principales de su solicitud.

¿Cómo realizar una orden de servicio?

Cada empresa debe realizar su propio modelo de orden de servicio según la información que sea más relevante para la organización y cumplimiento de demandas. Sin embargo, siempre es importante que el documento contenga:

  • Número de orden de servicio.
  • Fecha de emisión de la orden de servicio.
  • Datos del solicitante como nombre, teléfono, ID y correo electrónico .
  • Descripción completa del servicio a prestar.
  • Lista de herramientas, materiales y mano de obra que se necesitarán.
  • Equipo responsable / colaborador.
  • Plazo estimado para completar la demanda.
  • Valor o costo del servicio.

Para facilitar el trabajo, mejorar los procesos y mantener la operación más organizada y estandarizada, puedes crear un modelo de sistema operativo que se utilizará en toda la empresa.

Revisa este ejemplo de orden de servicio de una empresa de reparación de computadoras para que puedas tomarla como referencia:

Número de orden de servicio OS 202100150
Fecha de emisión de la orden de servicio 10/01/2021
Datos del solicitante Nombre: João da Silva
Teléfono: (11) 99999 - 8888
E-mail: joaodasilva@email.com
ID: 123.456.789 - 10
Descripción completa del servicio a prestar Comprobar por qué la computadora no se enciendeHacer una revisión completa de las piezasFormatear la computadora
Lista de herramientas, materiales y mano de obra que se necesitarán Herramientas para limpieza externa de equiposSoftware de formateo de computadora1 empleado
Equipo responsable / colaborador Lucas Santos
Plazo estimado para completar la demanda 10 días hábiles
Valor del servicio USD$ 150

Otra alternativa es contratar software que emita órdenes de trabajo de forma automatizada. De esta manera, solo será necesario completar los datos en un sistema y el sistema operativo estará listo.

Es importante resaltar que la orden de servicio debe ser firmada por el responsable de emitirla y por el solicitante, garantizando así la formalización de la requisición para que se pueda iniciar el servicio.

¿Cuáles son los tipos de órdenes de servicio?

Existen varios tipos de órdenes de servicio que pueden utilizar las empresas, pero las principales son:

  • Orden de servicio de mantenimiento
  • Solicitud de servicio
  • Orden de servicio preventiva
  • Orden de servicio del evento

El modelo de orden de servicio que adoptará tu empresa dependerá de la industria a la que pertenece. Por lo tanto, ejecuta pruebas y analiza qué modelo funciona mejor para tu negocio.

De todas formas, encuentra aquí los detalles de los principales tipos de OS:

Orden de servicio de mantenimiento

Este es el tipo de OS más común. Se crea cuando se realiza un pedido para reparar algún equipo o producto; o rehacer un proceso o servicio.

Solicitud de servicio

En el caso de esta orden de servicio, no es necesario que se haya producido ningún daño para que se realice una solicitud. Normalmente, se solicita una orden de servicio para crear algo nuevo, como un proyecto o producto.

Orden de trabajo preventiva

La OS preventiva está diseñada para evitar que ocurran fallas, daños o errores, reduciendo así la aparición de eventos imprevistos.

Orden de servicio del evento

En este caso, la orden de servicio está relacionada con la realización y organización de un evento específico en la empresa.

¿Qué te han parecido las explicaciones sobre qué es la orden de servicio, cuál es su función, su importancia y cuáles son los principales tipos que existen?

Si estás listo para crear la tuya, Zendesk cuenta con soluciones que ayudan a tu empresa a ofrecer un excelente servicio a tus clientes.