Plan de ventas: cómo hacer en 6 pasos prácticos [GUÍA]

El plan de ventas es un documento fundamental para cualquier empresa que quiera tener éxito en el mercado – especialmente en un momento en que se gana 4 competidores al año.

Si deseas establecer metas alcanzables y optimizar tus esfuerzos, has llegado al lugar correcto. En esta guía aprenderás:

• ¿Qué es un plan de ventas?
• ¿Cuál es la importancia de un plan de ventas?
• ¿Cómo hacer un plan de ventas?

¿Empezamos?

¿Qué es un plan de ventas?

El plan de ventas es un documento que contiene los objetivos del departamento comercial y las estrategias para alcanzarlos.

El objetivo del plan de ventas de una empresa es orientar la rutina de trabajo hacia el éxito deseado, describiendo en detalle el camino a seguir y los recursos disponibles.

Por ejemplo, atraer un 30% más de clientes potenciales mediante anuncios en las redes sociales y los motores de búsqueda sin exceder el presupuesto de 500 dólares.

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Plan de ventas: importancia para empresas

Tener un plan de ventas es importante para hacer pronósticos precisos, optimizar el flujo de trabajo y escalar las operaciones del departamento comercial. ¡Mira algunos datos que comprueban estas ventajas!

1. Para hacer pronósticos precisos

De acuerdo con un estudio de Gartner, el 55% de los líderes de ventas no confía en que sus proyecciones sean precisas. En ese contexto, tener el plan de ventas de un producto o servicio te permite establecer prioridades, tomar decisiones estratégicas y asignar recursos de manera inteligente.

Te recomendamos leer: Pronóstico de ventas: 3 métodos esenciales para tu empresa.

2. Para optimizar el flujo de trabajo

Una investigación reciente reveló que los vendedores dedican alrededor del 65% de su tiempo de trabajo a actividades que no generan ingresos. Tener un plan de ventas hace que todos los empleados sean conscientes de los objetivos colectivos y orienta las actividades diarias hacia ellos.

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3. Para escalar las operaciones

¿Sabías que casi el 40% de las Pymes considera prioritario escalar sus operaciones de manera eficiente? Tener un plan de ventas te ayuda a pronosticar ingresos e identificar las acciones necesarias para llevar tu negocio al próximo nivel.

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¿Cómo hacer un plan de ventas?

Para hacer un plan de ventas debes observar el estado actual de tu empresa, definir tus objetivos comerciales y diseñar un plan de acción. Luego, debes presentarlo al equipo y hacer los ajustes necesarios con el equipo, además de monitorear su cumplimiento y realizar un análisis final. 

1. Observa el estado actual de tu empresa

Para escribir un plan de ventas realista y eficiente, debes conocer los valores y antecedentes de tu negocio en detalle. Aquí tienes algunos elementos que no puedes olvidar:

1.1 Historia y misión

Para definir nuevos horizontes, es fundamental conocer la visión de la empresa y a dónde esperas llegar. 

¿Estos puntos han cambiado con el tiempo? Si la respuesta es “sí”, describe de qué forma y cuándo. Esto ayudará a visualizar la trayectoria de la empresa. 

Cuenta resumidamente esta historia:

• ¿Cómo empezó?
• ¿Qué se fue sumando en el camino?
• ¿Quiénes fueron las personas clave en este proceso?

Todos estos hitos hacen parte de la identidad del negocio.

Lee también: Cómo hacer una misión y visión empresarial en 6 pasos.

1.2 Equipo y colaboradores  

Nombra a los miembros, describe sus funciones, cargos, equipos y productos o servicios por los que son responsables. Es importante resaltar quiénes son las personas con mayores responsabilidades y cómo se conforman los equipos.

Observa también cuáles son los colaboradores más o menos efectivos en el momento actual. Datos consistentes de ventas cerradas, productividad y calidad (individuales y colectivos) serán especialmente importantes para este análisis.

Si pretendes expandir, reducir o cambiar de equipos a tu personal, define en qué cantidad, cuándo y dónde se incorporarán estos miembros.

¿Realizas un seguimiento del desempeño de tu equipo de ventas? El modelo de evaluación de desempeño de vendedores es una herramienta desarrollada por Zendesk que usa 4 metodologías de evaluación de rendimiento de vendedores para obtener resultados precisos. Descárgalo gratis aquí. 

1.3 Clientes

Los consumidores son la pieza clave cuando hablamos de ventas. Por eso, debes establecer detalladamente su perfil, de preferencia por producto o servicio. 

Crear un buyer persona es una forma de entender quién es tu cliente ideal. El buyer persona precisa ser específico e incluye:

• Grupo demográfico;
• Edad;
• Perfil de compras;
• Hábitos personales/profesionales;
• Gustos;
• Relación con la empresa;
• Necesidades / problemas.

Tan importante como saber quiénes son tus clientes o clientes potenciales, es saber quiénes no lo son y por qué. Establece quiénes son aquellas personas que quieres alcanzar y no logras hacerlo – por ejemplo, un nicho con alto poder adquisitivo, como aquellos grupos a los que no tienes interés en llegar. 

Si en este proceso sientes falta de una herramienta de análisis sobre la experiencia del cliente, te invitamos a conocer Explore. Con esta herramienta omnicanal de Zendesk obtendrás:

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1.4 Ventas

En tu plan de ventas, es importante separar los procesos de preventa, venta y postventa. En qué canal ocurren, con cuáles herramientas y tácticas, cuál es el coste, cuántas ventas se cierran y cuál es el nivel de satisfacción del cliente luego de cada interacción. En esta etapa puede ser más simple organizar la información en una planilla.

Si percibes la necesidad de introducir nuevas estratégias en tu empresa, quizás te interese leer: ¿Cuáles son las principales metodologías de ventas?

1.5 Mercado y competidores

En el quinto paso del plan de ventas, calcula tu market share y nombra a tus competidores principales. Establece los diferenciales de cada uno, formas de venta y estrategias. Es importante saber cual es el perfil de consumidor de los competidores, las áreas que ocupa y la diferencia de precio en comparación con los tuyos.

Saber el espacio que tienes en tu sector te ayudará a visualizar nuevas oportunidades en el mercado y formas de optimizar tu negocio.

Investiga también las tendencias de mercado dentro de tu nicho. No tiene sentido trazar un plan de ventas que no se conecte con la realidad del periodo en el que será implementado.

Echa un vistazo a este artículo: 6 nuevas tendencias de ventas para mejorar tus resultados.

1.6 Estrategias de marketing

¿Qué estrategias de marketing utilizas actualmente? Evalúa cómo han sido tus resultados e investiga la posibilidad de implementar nuevos enfoques en tu plan de ventas. 

Será más fácil separar estas estrategias por canal o medio de comunicación. Por ejemplo, puedes separar las estrategias de redes sociales, ventas presenciales, videos promocionales, creación de contenido para blogs, etc.

Si tienes necesidad de mejorar tus estrategias de marketing para aumentar tus ventas, te recomendamos leer: ¿Qué es marketing conversacional? Conoce sus características y ventajas para tu empresa.

2.       Objetivos y metas de ventas 

Al aprender cómo hacer un plan de ventas, es preciso definir los objetivos que son significativos para cada periodo establecido. A continuación, sugerimos algunas cuestiones que pueden ayudarte a definir metas:

• ¿Cuál es el objetivo de ingresos totales para este periodo? 
• ¿Cuál es el objetivo de ingresos por producto / servicio / operación para este periodo? 
• Si deseas reducir costes en algún proceso, ¿de cuánto será esta reducción? 

Al definir metas de ventas, pregúntate lo siguiente:

2.1 ¿A quién se aplica?

En el nuevo plan de ventas es clave definir quiénes serán los equipos o personas responsables y afectados por esta meta. Toma en cuenta deseos y capacidades personales para motivar a los involucrados en cada proceso.

2.2 ¿En qué período?

Define objetivos de corto, mediano y largo plazo. Para ser realista en el plan de ventas de un producto, la cifra anual debe dividirse mensual y semanalmente. Analiza las posibilidades que involucran fechas promocionales, como época de rebajas o Black Friday.

2.3 ¿De qué manera?

Si no generan acción, las metas no serán logradas. Para ello, se necesita que sean medibles y realistas. Lo ideal es que los objetivos consigan un equilibrio entre ser desafiadores, pero posibles de cumplir.

Análisis anteriores de tu proceso de ventas ayudarán a percibir qué es posible y pensar estrategias con base en lo que se ha aprendido en la práctica.

2.4 ¿Por cuál razón?  

Esta pregunta te permitirá entender la relevancia de cada meta.

Los objetivos deben ser sustanciales para el crecimiento de la empresa y significativos para los colaboradores. Tienes que saber con claridad cuáles son los puntos clave que deben ser abordados para garantizar una expansión comercial. Esta reflexión es vital para elegir las metas correctas y comunicarlas precisamente a los colaboradores.

Una herramienta muy usada para definir objetivos es el método SMART. El acrónimo en inglés resume que estos deben ser específicos, medibles, alineados, realistas y tener un tiempo de ejecución.

Lee más sobre el asunto en: Metas de ventas: cómo establecerlas, alcanzarlas y hacer crecer su negocio. 

3. Plan de acción

Después de definir a dónde quieres ir, te resta planear cómo llegar. En el plan de acción se describen todos los aspectos prácticos necesarios para alcanzar los objetivos establecidos.

Para esto, aparte de idealizar estrategias y acciones, se debe pensar en recursos disponibles y necesarios:

3.1 Estrategias y tareas 

En esta etapa de tu plan de ventas, piensa en qué tácticas se aplicarán con relación a cada meta. En seguida, determina cuál es el paso a paso para alcanzar estas metas:

•  ¿Qué acciones son necesarias? 
• ¿En qué orden? 
• ¿Cuál será el plazo para cada una dentro del cronograma de metas? 
• ¿Quién las realizará?

Imagina tu plan de acción como un manual para tu equipo sobre cómo alcanzar los objetivos del plan comercial.

3.2 Presupuesto y recursos

Calcula cuál es el presupuesto del plan comercial. Incluye salarios, comisiones, compras de software y material, promociones, costo de capacitaciones, etc. Compáralo con los objetivos de ventas para observar cómo sería el pronóstico financiero de la empresa en este periodo.

Es importante mapear estas despensas con anterioridad para no encontrarte con elementos “sorpresa” que pueden desestructurar todo el plan.

Puede ser, por ejemplo, que para una determinada función te des cuenta que hace falta conocimiento específico y convenga implementar un plan de capacitación en el equipo. Tener esto ya establecido en el cronograma te permitirá estructurar e implementarlo mejor, aparte de evitar que el equipo se encuentre cara a cara con una tarea que aún no sabe desempeñar.

 4. Discusiones y ajustes

Un plan de ventas de una empresa que no fue planeado de forma correcta puede significar grandes pérdidas económicas.

Antes de empezar la fase de ejecución, lo ideal es compartirlo con los colaboradores. Puede ser que tengas que repetir de otra manera o explicar más algunas decisiones. Lo más importante es que cada objetivo, estrategia y tarea sean claros y lógicos para todos los involucrados en el proceso.

Aparte de confirmar si es significativo, los colaboradores deben opinar sobre cuán alcanzables son las acciones y metas asignadas a cada uno. Esto genera mayor compromiso, además de identificar posibles fallos en el plan. 

Este es el momento de recibir críticas y feedback sobre las directrices escogidas. Evalúa con atención los comentarios que puedan surgir y no hesites en cambiar lo que sea necesario para asegurarte de llegar a un plan de ventas lo más efectivo posible.

Así que tengas el plan escrito y lo hayas discutido, puedes usarlo para elaborar propuestas comerciales. Esto es esencial para mostrarle a un cliente lo que puede ofrecerle tu empresa. 

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5. Monitoreo del cumplimiento

No es suficiente crear un plan de ventas si no lo sigues sistemáticamente. Debes:

• monitorear en intervalos preestablecidos y frecuentes;
• designar a los responsables por el seguimiento de cada tarea;
• informar el cumplimiento de acciones;
• evaluar el progreso del plan de ventas.

Si ocurren eventos atípicos o alguna meta se deja de cumplir, identifica cuáles son las posibles causas y si aún hay tiempo para hacer cambios que puedan revertir esta situación.

No tiene sentido insistir en acciones y estrategias que no están surtiendo el efecto esperado. Si identificas problemas, es hora de diseñar un plan “B” con adaptaciones al nuevo contexto. Intenta preservar al máximo las metas pensadas, aunque puede ser que tengas que modificarlas eventualmente. 

6. Análisis final

Llegado el fin del periodo del plan de ventas es el momento de analizar los resultados. Trata de extraer el máximo de información posible: dónde se obtuvieron los mejores y peores resultados, qué estrategias fueron más o menos efectivas o cuáles objetivos fueron más fáciles o desafiadores. 

Estos datos son la base para percibir dónde puedes estandarizar o mejorar tu proceso de ventas.

Este es el momento de pensar en reducir el uso de recursos para cada venta (tiempo, costes, humanos, etc.), mejorar el servicio al cliente y cerrar más negocios para el periodo siguiente. 

Los indicadores de desempeño (o KPI) son métricas muy útiles para esto, ya que permiten visualizar el rendimiento de cada proceso.

Si notas que los resultados superaron mucho lo esperado, esto puede significar que la empresa ha tenido un muy buen desempeño, o que has sido poco ambicioso en las metas de ventas. En ambas alternativas, se puede considerar aumentar las metas en el siguiente plan de ventas.

Más allá del plan de ventas

En este artículo aprendiste qué es un plan de ventas, cuál es su importancia para las empresas y cómo es su estructura. También descubriste cómo hacer un plan de ventas paso a paso, ya sea para tus productos o servicios.

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