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Sepa cómo crear un plan de ventas de excel estratégico y vea cómo mejorar los resultados

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 27 Julio 2020
Última modificación realizada 27 Julio 2020

Las técnicas para hacer un buen control de ventas no son complicadas y dependerán de lo que el emprendedor necesite para su negocio. Al igual que con muchas prácticas, es necesario analizar qué se adapta mejor a cada tipo de empresa. Hay tres formas de controlar las ventas: manualmente, mediante hojas de cálculo o mediante un sistema de gestión.

Manualmente, es la vieja práctica de la hoja de cálculo de ventas en un cuaderno usando el bolígrafo. Es la forma más antigua y tradicional y, además, se puede decir que es la más insegura para controlar las ventas. Además, este portátil puede perderse o incluso no recuperarse físicamente en casos de inundación o incendio, por ejemplo.

Por sistema de gestión es la forma más moderna y segura. Se puede utilizar un CRM de ventas o incluso un ERP, lo que permite que todo el control de ventas se realice automáticamente. La ventaja de utilizar estos sistemas es que integran información con otro software de gestión de inventario, por ejemplo, y permiten un mayor análisis por parte de los profesionales de su empresa.

Pero también hay un modelo de plan de ventas intermedio, que puede controlarse en hojas de cálculo de Excel. Si su empresa quiere probar el plan de ventas en Excel, siga nuestro contenido y aprenda cómo estructurarlo.

¿Qué es un plan de ventas en excel?

Por supuesto, todos deben conocer las necesidades de gestión de ventas de su empresa y probar con los métodos que prefieran. Es importante resaltar que el control de ventas es un proceso permanente, así como sus beneficios, que comienzan a verse al comienzo de la práctica.

Por lo tanto, si elige controlar las ventas a través de hojas de cálculo de Excel, es importante comprender que está optando por una forma semiautomática para realizar la administración. Aunque la hoja de cálculo se guarda en la computadora de su empresa, el equipo de ventas debe ingresar o extraer los datos manualmente.

Además de este proceso que requiere una cierta cantidad de tiempo y el riesgo de error humano, el plan de ventas en Excel requiere mucha atención. Esto se debe a que un gerente o incluso otro profesional del equipo de ventas puede insertar datos incorrectos en la hoja de cálculo o incluso eliminar un documento completo, sin querer. Para evitar estos problemas, aquí hay algunos consejos para construir este plan de ventas en Excel.

¿Cómo puede un plan de ventas en Excel ayudar a una empresa?

Una hoja de cálculo de ventas es una herramienta muy útil para controlar y rastrear todas las ventas de la compañía. Más que preocuparse por dejar a la empresa fuera de la red, es importante usar una hoja de cálculo de control de ventas y monitoreo a diario y actualizarla constantemente para administrar los objetivos y resultados.

Por lo tanto, antes de adoptar un modelo de hoja de cálculo de ventas listo en Excel, es importante comprender su funcionamiento y las oportunidades que este monitoreo y análisis puede ofrecer a su negocio.

¿Cómo crearlo?

El plan de ventas en Excel debe ser creado para monitorear y controlar el progreso de las ventas mensuales de su empresa. Con esta herramienta, su equipo podrá verificar las ventas realizadas diariamente y semanalmente, además de analizar y proyectar si el objetivo estipulado tenderá a lograrse.

Lo ideal es crear un plan de ventas en Excel a partir de una tabla general para registrar los números, otra pestaña con monitoreo diario, donde puede ver las ventas realizadas, la planificación base y la planificación futura, y una última pestaña con el seguimiento acumulado, con el gráfico de las ventas realizadas, tendencias y objetivos.

Es importante recordar que las pestañas se actualizan automáticamente, ya que la tabla general recibe nuevos datos. Otro consejo es recordar siempre actualizar la fecha del mes que está siguiendo en la tabla principal.

Otro punto es actualizar los parámetros. Para crearlos, es necesario cumplir el objetivo que se pretende lograr en el mes. Una vez que se define este número, Excel completa automáticamente la planificación básica, la planificación futura, la planificación acumulada y la tendencia a alcanzar el objetivo.

Al optar por el plan de ventas de Excel, recuerde hacer un registro diario de ventas, con los valores exactos, incluidos los centavos. Siempre siga el progreso de la tendencia para saber cómo se enfrenta a la meta.

¿Por qué es importante tener un plan de ventas en excel?

Con una hoja de cálculo de ventas en Excel, su equipo tendrá a mano todos los indicadores necesarios para verificar si está siguiendo la planificación y alcanzando los objetivos. Esta hoja de cálculo también ayuda al gerente de ventas durante todo el mes a conocer a cada vendedor del equipo y motivar los resultados de cada uno. Esto hace que sea más fácil valorar e integrar mejor al equipo.

Entre los beneficios de adoptar una hoja de cálculo de ventas en Excel están:

  • Monitoree todas sus ventas en detalle;
  • Refuerce su estrategia de ventas con datos precisos y actualizados;
  • Revisar los objetivos y la planificación de la empresa;
  • Descubra qué producto o servicio ofrece la mayor rentabilidad para su empresa;
  • Tomar mejores decisiones, en función de los resultados.

Estas son algunas de las ventajas de quienes adoptan un plan de ventas en Excel. Vale la pena recordar que esta es una de las opciones para mejorar su gestión de ventas, que no impide que su empresa vaya más allá y también opte por la automatización de los procesos operativos para vender más y mejorar los resultados de la empresa en su conjunto, no solo en lo que se trata de la facturación, pero también en relación con la profesionalización de las ventas y la mejora del servicio al cliente.

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