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Plan de ventas en Excel: 7 tips para el equipo comercial

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 27 julio 2020
Última actualización en 13 julio 2021

Las técnicas para hacer un plan de ventas no son complicadas y dependen de lo que el emprendedor necesite para su negocio. Al igual que con muchas prácticas, es necesario analizar qué se adapta mejor a cada tipo de empresa.

Hay tres formas de controlar las ventas: manualmente, mediante hojas de cálculo o mediante un sistema de gestión.

Manualmente, es la vieja práctica de la hoja de cálculo de ventas en un cuaderno usando el bolígrafo. Es la forma más antigua y tradicional y, además, se puede decir que es la más insegura para controlar las ventas. Además, puede perderse o incluso no recuperarse físicamente en casos de inundación o incendio, por ejemplo.

El sistema de gestión es la forma más moderna y segura. Se puede utilizar un CRM de ventas o incluso un ERP, lo que permite que todo el control de ventas se realice automáticamente. La ventaja de utilizar estos sistemas es que integran información con otro software de gestión de inventario, por ejemplo, y permiten un mayor análisis por parte de los profesionales de tu empresa.

Pero también hay un modelo de plan de ventas intermedio, que puede controlarse en hojas de cálculo de Excel. Si tu empresa quiere probar el plan de ventas en Excel, este artículo te ayudar a comprender:

  • ¿Por qué hacer el plan estratégico de tu empresa en Excel?
  • ¿Hacer el plan de ventas en Excel vale la pena?
  • ¿Qué se puede hacer con un plan de ventas en Excel?
  • ¿Por dónde empezar tu plan de ventas en Excel?
  • ¿Qué debe tener una hoja de ventas en Excel?
  • 7 tips prácticos para líderes comerciales

¿Por qué hacer el plan estratégico de tu empresa en Excel?

Con una hoja de cálculo de ventas en Excel, tu equipo tendrá a mano todos los indicadores necesarios para verificar si está siguiendo la planificación y alcanzando los objetivos.

La plantilla también ayuda al gerente de ventas a conocer a cada vendedor del equipo y motivar los resultados de cada uno. Esto hace que sea más fácil valorar e integrar mejor al equipo.

Entre los beneficios de adoptar una hoja de cálculo de ventas en Excel están:

  • Monitorear todas tus ventas en detalle;
  • Reforzar tu estrategia de ventas con datos precisos y actualizados;
  • Revisar los objetivos y la planificación de la empresa;
  • Descubrir qué producto o servicio ofrece la mayor rentabilidad para tu negocio;
  • Tomar mejores decisiones en función de los resultados.

Estas son algunas de las ventajas de quienes adoptan un plan de ventas en Excel. Vale la pena recordar que esta es una de las opciones para mejorar tu gestión comercial y no te impide ir más allá con la ayuda de la tecnología.

Un CRM de ventas, por ejemplo, permite la automatización de los procesos operativos para vender más y mejorar los resultados de la empresa en su conjunto, no solo en lo que se trata de la facturación, sino también en relación con la profesionalización de las ventas y la mejora del servicio al cliente.

¿Hacer el plan de ventas en Excel vale la pena?

Si eliges controlar las ventas a través de hojas de cálculo de Excel, es importante comprender que estás optando por una forma semiautomática para realizar la administración. Aunque la plantilla se guarda en la computadora de tu empresa, el equipo de ventas debe ingresar o extraer los datos manualmente.

Y esto tiene algunas desventajas. Según un estudio reciente, el 91% de las empresas sufre con errores comunes en los datos que recopilan. La información inexacta, duplicada y desincronizada con otras partes del negocio son solo algunos de los problemas reportados.

Además de este proceso, que requiere una cierta cantidad de tiempo y el riesgo de error humano, el plan de ventas en Excel exige mucha atención. Esto se debe a que un gerente o incluso otro profesional del equipo de ventas puede insertar datos incorrectos en la hoja de cálculo o incluso eliminar un documento completo, sin querer.

¿Qué se puede hacer con un plan de ventas en Excel?

Una hoja de cálculo de ventas es una herramienta muy útil para controlar y rastrear todas las ventas de la compañía.

Es importante usar un plan de ventas en Excel que puedas monitorear a diario y actualizar constantemente para administrar los objetivos y resultados.

Por lo tanto, antes de adoptar un modelo de hoja de cálculo de ventas listo en Excel, es importante comprender su funcionamiento y las oportunidades que este monitoreo y análisis puede ofrecer a su negocio.

¿Por dónde empezar tu plan de ventas en Excel?

El plan de ventas en Excel debe ser creado para monitorear y controlar el progreso de las ventas mensuales de tu empresa. Con esta herramienta, tu equipo podrá verificar las ventas realizadas diariamente y semanalmente, además de analizar y proyectar si el objetivo estipulado puede lograrse.

1. Empieza con una tabla general

Lo ideal es crear un plan de ventas en Excel a partir de una tabla general para registrar los números y luego otras pestañas para:

  • El monitoreo diario, donde puede ver las ventas realizadas;
  • La planificación base y la planificación futura;
  • El seguimiento acumulado;
  • Gráficos de las ventas realizadas, tendencias y objetivos.

2. Establece una fecha para actualizar los datos

Es importante recordar que las pestañas se actualizan automáticamente, ya que la tabla general recibe nuevos datos. Para que el análisis sea consistente durante todo el año, es una buena idea establecer una fecha para actualizar los datos. Puedes hacer esto todos los viernes, el último día del mes o cada tres meses. Usa la periodicidad que más te convenga.

3. Define los parámetros

Otro punto es actualizar los parámetros. Para crearlos, es necesario cumplir el objetivo que se pretende lograr en el mes. Una vez que se define este número, Excel completa automáticamente la planificación básica, la planificación futura, la planificación acumulada y la tendencia a alcanzar el objetivo.

Al optar por el plan de ventas de Excel, recuerda hacer un registro diario de ventas, con los valores exactos, incluidos los centavos. Siempre sigue el progreso de la tendencia para saber cómo se enfrenta a la meta.

¿Qué debe tener una hoja de ventas en Excel?

Al crear tu plan de ventas en Excel o en otra plataforma, no puedes dejar de lado los siguientes elementos:

1. Perfil del consumidor ideal

También conocido como buyer persona, es un perfil idealizado de tu consumidor ideal. Cuanto más detallada sea la descripción, mejor pensarás en estrategias para atraerlo en la vida real.

2. Objetivos generales y específicos

Cualquiera que sea tu objetivo general, debe dividirse en partes más pequeñas, más concretas y alcanzables. Por ejemplo, si tu objetivo general es ser reconocido en todo el mundo, un posible objetivo específico es ser reconocido en tu ciudad, estado y luego en tu país.

3. Estrategias actuales y futuras

¿Qué haces en términos de estrategias hoy? ¿Cómo continuarás o cambiarás esta estrategia en los próximos meses? Recuerda incluir este elemento en tu plan de ventas en Excel.

4. Presupuesto para cada actividad

Para lograr los objetivos establecidos, es posible que debas realizar algunas inversiones. Por pequeños que sean, es importante designar un presupuesto para cada actividad y evaluar, al final, si fue suficiente o no.

5. Posibilidades de ofertas, descuentos y promociones

Si todos tus vendedores deciden ofrecer descuentos a todos los clientes, los ingresos se reducirán drásticamente. Crea reglas para realizar promociones, ofertas y descuentos.

6. Costos fijos y variables de tu empresa

No importa si estás generando miles de dólares mensuales: tus ganancias solo serán altas si los costos de mantener tu negocio en funcionamiento son bajos. ¡Ojo en eso!

Plan de ventas en Excel: 7 tips prácticos para líderes comerciales

Según el Informe de Tendencias 2021 de Zendesk, las cifras de venta online aumentaron en un 30% durante la pandemia. Para que te destaques en el mercado y estés a la altura de las expectativas del cliente, hemos preparado 7 consejos prácticos para ti. ¡Echa un vistazo!

1. Define tus objetivos basado en datos

La planificación de ventas tiene éxito cuando es realista. Por lo tanto, es importante que definas los objetivos del equipo empresarial en función de los datos. Puedes hacerlo analizando períodos anteriores y haciendo proyecciones para los próximos meses, por ejemplo.

Otra idea es realizar un benchmarking del sector en el que operas, para hacerte una idea de las oportunidades y desafíos del mercado. Y, por supuesto, siempre puedes realizar una encuesta de satisfacción del cliente para descubrir nuevos deseos y expectativas.

2. Identifica los recursos necesarios

Imagina que en tu plan de ventas se ha fijado la meta de triplicar los ingresos de tu empresa en los próximos seis meses. Para que este sueño despegue, debes actuar. ¿Qué herramientas necesitas para optimizar tu flujo de trabajo? ¿Cómo pueden tus vendedores cerrar más tratos? ¿Cuántas personas necesitas para dedicarte a este desafío?

Identifica los recursos necesarios y haz todo lo posible para obtenerlos. Después de todo, pueden marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de tu estrategia de ventas. Pero si el dinero es escaso, recuerda que el tiempo es algo que siempre tenemos. ¡Aprende a usarlo de manera más inteligente!

3. Comparte el plan con tu equipo

No es suficiente escribir un plan de ventas completo si tu equipo no sabe nada al respecto. Para que los profesionales del equipo comercial puedan trabajar hacia los objetivos establecidos en el plan de ventas, necesitan saber exactamente qué se espera. De esa manera, tendrán una motivación común para esforzarse más a diario.

Te recomendamos leer: 3 juegos para motivar a un equipo de ventas y cómo aplicarlos de forma remota.

4. Asigna responsables por cada tarea

Una vez que todos conocen los objetivos generales del plan de ventas diseñado en Excel, es el momento de delegar. En lugar de elegir líderes de equipo y dejar que ellos decidan qué hacer por sí mismos, intenta designar objetivos específicos por equipos o por personas.

Siguiendo nuestro ejemplo de triplicar los ingresos de una empresa en los próximos 6 meses, una posible tarea para el equipo de marketing sería generar más clientes potenciales a través del contenido para el equipo de ventas. Si es posible, determina un número para que el objetivo específico sea más concreto.

5. Establece qué métricas serán monitoreadas

Las métricas son parámetros objetivos que te permiten evaluar la efectividad de una estrategia. Hay cientos de ellas: todo depende de lo que quieras saber y a lo que tengas acceso.

Si ejecutas una campaña de email marketing, por ejemplo, puede ser interesante saber cuántas personas abrieron el correo electrónico, cuántas hicieron clic en los enlaces y cuántas realizaron la acción esperada.

Te recomendamos leer: Métricas de ventas: 5 indicadores efectivos para medir el desempeño de tu equipo comercial.

6. Evalúa los resultados obtenidos

Con los resultados de las métricas de ventas en la mano, debes comparar el plan de ventas en Excel con lo que se logró en la vida real. Si has alcanzado la meta, ¡enhorabuena! Si te acercaste, ten la seguridad de que probablemente estás en el camino correcto.

Por otro lado, si el resultado fue mucho más bajo de lo esperado, es posible que hayas establecido un objetivo demasiado alto o hayas utilizado los recursos disponibles de manera inapropiada.

7. Cambia y mejora tu estrategia

El último consejo es simple: mejora lo que salió bien y cambia lo que salió mal. De esa manera, te acercarás cada vez más a alcanzar tus metas y, finalmente, a superarlas.

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Tener un plan de ventas en Excel es útil, pero es una estrategia limitada. Si quieres mejorar la productividad, los procesos y la visibilidad del pipeline de tu equipo, la solución completa de ventas de Zendesk te puede ayudar. Con esa herramienta, eres capaz de:

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  • Segmentar y filtrar leads en tiempo real;
  • Acceder el historial de tratos con unos pocos clics;
  • Integrar con otras herramientas del equipo comercial, como MailChimp o Pandadoc;
  • Capitalizar las oportunidades tan pronto como surjan;
  • Automatizar tareas administrativas y enfocarte en cerrar más tratos.

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