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Cómo hacer un inventario de ventas diarias

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 7 marzo 2022
Última actualización en 7 marzo 2022

Si llegaste hasta aquí es porque precisas una herramienta para hacer tu inventario de productos. O quizás necesites aprender cómo hacer un inventario de ventas diarias

Llevar el control de tus ventas, entradas y salidas, no tiene por qué ser un proceso difícil, es más, en este post vamos a explicarte cómo hacer un inventario de entradas y salidas en Excel, que es una herramienta a la que seguro tienes fácil acceso. 

De ahora en adelante, ya no tendrás problemas para hacer tu inventario de productos. 

¿Comenzamos la explicación de cómo hacer un inventario de ventas diarias? 

¿Por qué hacer un inventario de productos? 

Es simple. Si no sabes cómo hacer un inventario de ventas diarias de tus productos, no podrás llevar el control de tu stock. Esto puede traerte algunos inconvenientes, como: 

  • que te quedes con producto sobrante que luego no podrás vender, osea, pérdidas para tu empresa.
  • que tu inventario resulte insuficiente para la demanda. El resultado: clientes insatisfechos. 

Aprender cómo hacer un inventario de ventas diarias puede ayudarte a prevenir estas situaciones. También puedes usar lo que se conoce como indicadores de inventario o stock, que te ayudan a medir el desempeño de tu empresa en este sentido. Por ejemplo, qué producto tiene más salida. 

Otros indicadores de stock son

  • rotación de stock: muestra cuántas veces se renueva el stock en un período de tiempo determinado.
  • producto agotado: cuando no hay stock de un artículo en particular. 
  • tasa de retorno: artículos que están nuevamente disponibles luego de una compra. 
  • pérdidas: se calcula de la siguiente manera: Pérdidas = inventario total – ventas totales – inventario actual.
  • tiempo de reemplazo: tiempo que un producto tarda para estar nuevamente en stock. 

Los resultados de estos indicadores también son un insumo para crear tu reporte de ventas. Aprende a hacerlo en 5 pasos simples

Cómo hacer un inventario de ventas diarias

Ahora que sabes por qué es importante entender cómo hacer un inventario de ventas diarias, te mostramos un paso a paso para de cómo hacerlo en Excel. 

Paso 1 - crea un nuevo documento de Excel 

Como sabes, el programa Excel te permite crear varias hojas de cálculo dentro de un mismo documento, también llamado "libro". En este caso, puedes crear una hoja de cálculo para "todos tus productos" (también puedes llamarlo de "inventario"), otra para las "entradas", y finalmente uno para las "salidas". 

  • hoja de cálculo 1= todos los productos en stock ("inventario")
  • hoja de cálculo 2= productos que compraste ("entradas")
  • hoja de cálculo 3= productos que vendiste ("salidas") 

La forma en cómo ingreses la información dependerá del tipo de empresa que administres. Algunos productos tienen un código de identificación, y como Excel es un programa que sirve para hacer cálculos y crear fórmulas, quizás usar los códigos (si los tienes) sea lo más adecuado. 

Para llevar un control aún más efectivo, te recomendamos incluir: 

  • denominación del producto;
  • columna de descripción de producto;
  • provedor. 

Debes completar las hojas de "entradas" y "salidas" con los mismos encabezados, para que cuando completes la información, ésta sea uniforme. 

Cuando veas cómo hacer un inventario de ventas diarias, recuerda dar un nombre al documento de Excel. 

Paso 2 - dar formato y completar la información 

Cuando estés a punto de hacer un inventario de entradas y salidas en Excel, querrás que este programa te ayude a ordenar y filtrar la información de forma fácil y precisa. 

Para ello, debes dar un formato de tabla a tu hoja de cálculo. Para hacerlo, selecciona la información que ingresaste e inserta una tabla en el menú "insertar". 

También podrás dar un nombre a cada una de tus tablas. 

A continuación, agrega la información del stock a tu inventario de ventas diarias. Deberás hacerlo en la primera hoja. Una vez que completes la información de tu producto con nombre o código, podrás replicarla en el resto de las tablas. 

  • Simplemente ve a la columna en la que quieres colocar nombre o código, selecciona la opción datos del menú - validación de datos - permitir - lista - origen - y seleccionas el origen de los datos. 

Esto te llevará a la tabla de origen y una vez allí podrás seleccionar todos los datos que quieres llevar para la siguiente tabla. Clica en "aceptar" para terminar. 

Una vez finalizada esta operación, podrás hacer clic y seleccionar el producto por nombre o código directamente.

Paso 3 - completa toda la información  

Ahora que has creado todas las tablas que precisas para tu inventario de ventas diarias, es hora de completar la información que falta: 

  • descripción del producto;
  • provedor;
  • stock inicial para cada producto;

¿Cómo haces para reproducir esta información en la hoja de cálculo "entradas"? 

Usando la siguiente fórmula en la celda que corresponde: =BUSCAR([@Código], INVENTARIO, INVENTARIO[Producto]). 

En la tabla de entradas también debe constar: 

  • fecha;
  • número de factura;
  • cantidad (de producto).  

Repite la operación, pero esta vez con la tabla de "salidas". 

Como vimos, una de las ventajas de aprender cómo hacer un inventario de ventas diarias en Excel es que facilita considerablemente el trabajo de ingresar la información de forma manual. Por tanto, considera usar fórmulas para autocompletar las tablas de entradas, salidas y total: 

=SUMAR.SI(ENTRADAS[Código],[@Código],ENTRADAS[Cantidad])

=SUMAR.SI(SALIDAS[Código],[@Código],SALIDAS[Cantidad])

=[@[Stock inicial]]+[@Entradas]-[@Salidas]

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