¿Cómo usar WhatsApp Business? Tutorial práctico con FAQ

Cómo usar WhatsApp Business es la pregunta en la mente de muchos emprendedores. Con más de dos mil millones de usuarios activos, la aplicación de mensajería es la más popular en todo el mundo.

Y su crecimiento no se detiene: se estima que en 2025 la cantidad de usuarios en México llegará a 72.3 millones. 

Para darte una idea del comportamiento en línea, un estudio reciente reveló que las personas de 16 a 64 años pasan, en promedio, tres horas y media conectadas a las redes sociales. Sin duda, esta cifra incluye WhatsApp Business.

Pero, ¿qué hacen en Internet durante tanto tiempo? Cuando se trata de comercio electrónico, la gente:

• visita una tienda en línea (91%);
• busca información sobre un artículo que le interesa (89%);
• compra un producto o servicio (67%).

WhatsApp para Negocios puede facilitar la interacción del consumidor con las empresas en todo el embudo de ventas, desde la prospección hasta la consideración de compra. Además, la aplicación se puede utilizar como canal de soporte para resolver consultas, enviar ofertas y ofrecer descuentos exclusivos a clientes leales.

¿Quieres saber qué es y cómo usar WhatsApp Business? Prepárate para descubrir cómo funciona WhatsApp Business paso a paso, con útiles consejos para configurar, personalizar y gestionar tu presencia profesional en la aplicación.

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• ¿Qué es Whatsapp Business/Corporativo y sus ventajas?
• Diferencia entre WhatsApp y WhatsApp Business
• Paso a paso: Cómo migrar para WhatsApp Business

En este artículo aprenderás:

• ¿Qué es WhatsApp Business?
• ¿Cómo funciona WhatsApp Business?
• ¿Cómo usar WhatsApp Business en 3 minutos?
• ¿Cómo personalizar WhatsApp Business?
• ¿Cómo usar WhatsApp Business para crear un catálogo?
• ¿Cómo usar WhatsApp Business para obtener insights sobre tu negocio?
• ¿Cómo se maneja el WhatsApp Business y los mensajes automáticos?
• Mensaje de ausencia
• Mensaje de bienvenida
• Mensajes rápidos
• FAQ sobre WhatsApp para Empresas

WhatsApp Business: ¿qué es?

WhatsApp Business es una aplicación de mensajería instantánea para empresas, que permite a los usuarios compartir mensajes de texto, imágenes, videos, voz y videollamada.

También conocido como WhatsApp para Negocios, en español, es una excelente herramienta para crear una imagen profesional en el mundo digital. Te permite definir horarios de atención, configurar mensajes automáticos y crear etiquetas para facilitar la búsqueda de información.

Además, ofrece la posibilidad de organizar tus productos y servicios en un catálogo detallado. Al incluir fotos y descripciones puedes aumentar las posibilidades de ventas cuando dialogues con un cliente potencial.

Más de 5 millones de empresas ya se han sumado a la aplicación, lo que hace imperativo aprender cómo usar WhatsApp Business. Integrarlo con tus sistemas puede facilitar la vida de los representantes de ventas y los agentes de soporte, así como crear una experiencia unificada para el cliente.

En un escenario donde 6 de cada 10 consumidores realiza compras online, mejorar la calidad del servicio es fundamental para destacar en el mercado. Después de todo, la satisfacción del consumidor es una ventaja competitiva y puede ser un factor determinante para la fidelidad a la marca.

¿Cómo funciona WhatsApp Business?

Como WhatsApp Business utiliza la misma interfaz que la app de WhatsApp que usas para comunicarte con amigos y familiares, cuenta con todas las funciones y herramientas que ya conoces. Sin embargo, la aplicación para empresas va mucho más allá, ofreciéndole a tu negocio nuevas posibilidades.

¿Quieres saber cómo funciona WhatsApp Business? Algunas de sus ventajas son:

Te ofrece múltiples herramientas para enviar mensajes a tus clientes

WhatsApp es una aplicación de mensajería. En ese sentido, lo que todo usuario espera es que el programa le permita comunicarse de forma rápida, sencilla y agradable con otras personas.

En el caso de WhatsApp Business, la aplicación le ofrece a los negocios funciones adicionales a la hora de responder mensajes de sus clientes o iniciar conversaciones con ellos.

Por ejemplo, con WhatsApp Business puedes configurar mensajes automáticos de bienvenida, ausencia o respuestas rápidas, para atender a tus clientes de una forma más eficiente e inmediata.

Te permite enviar comunicaciones fácilmente entre tus contactos

Mientras amplía las capacidades de comunicación de tu negocio, WhatsApp Business te permite preparar un comunicado y difundir entre un máximo de 256 personas que tengas en tu lista de contactos.

Puedes segmentar a tus clientes en grupos según sus características, por ejemplo, una selección de clientes a los que quieres enviar una oferta de lanzamiento.

Ten en cuenta que, para que un consumidor pueda ser parte de tu lista de difusión y recibir tus mensajes, debes formar parte de su lista de contactos.

Te brinda funciones de e-commerce

A través del catálogo de WhatsApp Business y su herramienta de carrito de compras, tus clientes pueden seleccionar fácilmente los productos que ofreces, agregarlos a su carro y enviarte un mensaje con todos los detalles para concretar la compra.

Más de 40 millones de usuarios utilizan el catálogo de WhatsApp Business todos los meses, por lo que vale la pena configurar esta herramienta y sacarle el máximo provecho.

Le da a tus clientes la posibilidad de hacerte pagos inmediatos

Según el país donde vivas, tu negocio y tus clientes pueden tener habilitada la función de WhatsApp Pay, un medio de pagos que permite colocar de forma rápida los datos bancarios de ambas partes de la transacción y, en pocos segundos, concretar la compra.

En lugar de redirigir al usuario hacia tu tienda online o a cualquier otro sitio para realizar la compra, puedes brindarle la posibilidad de hacerlo desde el chat.

¿Cómo usar WhatsApp Business en 3 minutos?

¿Cómo usar WhatsApp Business? La primera etapa es instalar la aplicación en tu celular y configurar la información básica. ¡Mira cómo hacerlo!

1. Descarga la aplicación

Desde Google Play o Apple Store, descarga la aplicación de WhatsApp Business. Ten en cuenta que el símbolo de WhatsApp para Negocios es una letra B mayúscula, mientras que la versión para uso personal tiene un teléfono como logotipo.

2. Verifica tu número de teléfono

Si ya tienes una cuenta personal en WhatsApp, podrás transferir tus archivos multimedia y el historial de chats a la cuenta profesional que estás creando. Si eres nuevo en WhatsApp Business, debes verificar tu número de teléfono para crear una cuenta.

3. Ingresa los datos básicos de tu empresa

Después de verificar tu número de teléfono, debes ingresar el nombre y la categoría de tu empresa. También podrás añadir una foto de perfil para identificar tu negocio.

¡Listo! Ya sabes cómo configurar WhatsApp Business. Es momento de volcarte a la acción. 

¿Cómo personalizar WhatsApp Business?

Según el Informe de Tendencias en la Experiencia del Cliente de Zendesk, no encontrar la información necesaria en línea es motivo de insatisfacción para el 20% de los clientes. Pero ¿cómo usar Whatsapp Business para eso? Sigue este paso a paso:

1. en la pantalla de inicio de WhatsApp Business, toca los tres puntos en la esquina superior derecha y luego Ajustes;
2. toca el nombre de tu empresa y luego Editar. Allí, puedes decirles a los clientes un poco más sobre tu negocio: tu dirección, los productos y servicios que ofreces y los horarios en que estás disponible.
3. aún en la pestaña Editar, puedes incluir otras formas de contacto, como tu sitio web, correo electrónico y redes sociales.

Aunque parezca una acción trivial, completar tu perfil en detalle te ayuda a ahorrar tiempo y a concentrarte en lo que realmente importa: crear vínculos duraderos con tus clientes. Al facilitar que las personas encuentren información útil, aumentan las oportunidades de ventas y haces crecer tu negocio.

¿Cómo usar WhatsApp Business para crear un catálogo?

Crear un catálogo de productos puede ayudar a reducir el ciclo de ventas y mejorar las tasas de conversión de tu empresa.

En lugar de dedicar tiempo al descubrimiento y la solución de problemas, los clientes potenciales pueden tener conversaciones contextuales sobre lo que estás ofreciendo.

Después de todo, cuando los clientes tienen todos los datos que necesitan a mano, tomar una decisión informada es más fácil. Sigue leyendo para descubrir cómo usar WhatsApp Business para crear un catálogo de tus productos y servicios.

1. abre la aplicación de WhatsApp para Negocios;
2. toca los tres puntos en la esquina superior derecha > Ajustes > Ajustes de Empresa;
3. selecciona Catálogo y luego Añadir producto o servicio;
4. añade imágenes del producto desde tu galería de fotos o toca en la cámara para sacar una nueva;
5. coloca un nombre y una breve descripción para el producto. Si quieres, puedes informar el precio, un enlace y un código para rastrear los artículos de tu inventario;
6. toca Guardar y listo. ¡Tienes el primer producto en tu catálogo! 

Para agregar más artículos, simplemente repite estas sencillas instrucciones.

Ejemplo de cómo usar WhatsApp Business: catálogo

Imagina que tienes una panadería y un cliente se pone en contacto para pedir una sugerencia de comida para una ocasión especial. Puedes compartir tus productos directamente desde el catálogo. Mira lo fácil que es:

1. Haz clic en el símbolo del clip en la barra de conversación y luego en Catálogo;
2. Toca los productos que deseas compartir con el cliente (puedes elegir más de uno al mismo tiempo);
3. haz clic en la flecha en la esquina inferior derecha para enviar al cliente;
4. ¡listo! Ahora el cliente puede ver fotos, descripciones y precios de los artículos.

¿Cómo usar WhatsApp Business para obtener insights sobre tu negocio?

Si estás interesado en realizar un seguimiento de tus conversaciones, WhatsApp Business te ofrece algunos datos sobre el volumen de interacciones: mensajes enviados, entregados, leídos y recibidos.

Mira cómo usar WhatsApp Business para obtener información acerca de tus mensajes:

1. abre la aplicación de WhatsApp para Negocios;
2. toca los tres puntos en la esquina superior derecha > Ajustes > Ajustes de Empresa;
3. selecciona “estadísticas” y luego verás la cantidad de mensajes enviados, entregados, leídos y recibidos.

Estos datos pueden ayudarte a evaluar la necesidad de convertir tu cuenta de WhatsApp para Negocios en una cuenta de WhatsApp Business API, con la cual podrás integrar la aplicación con otras plataformas; como un software de servicio de atención al cliente o un CRM de ventas. 

Si recibes muchos mensajes en WhatsApp, integraciones de este tipo con un enfoque omnicanal pueden ser particularmente útiles, ya que te brindan herramientas como la organización de las conversaciones en una sola interfaz, sin importar si empezaron en otras redes sociales o por correo electrónico. 

Aprender cómo usar WhatsApp Business puede ampliar el potencial de éxito de tu empresa. Si no entiendes cuáles son las diferencias entre una cuenta Business y una de Business API, ¡no te preocupes! Sigue leyendo y obtendrás todas las respuestas que buscas.

¿Cómo se maneja el WhatsApp Business y los mensajes automáticos?

Hasta aquí has visto cómo usar WhatsApp Business para crear tu presencia digital y ofrecer información sobre tu negocio. También,cómo configurar un catálogo y personalizar algunos datos. 

Ahora ha llegado el momento de descubrir cómo se maneja el WhatsApp Business y la herramienta de mensajería automática. Mira el paso a paso:

1. abre la aplicación de WhatsApp para Negocios;
2. toca los tres puntos en la esquina superior derecha > Ajustes > Ajustes de Empresa;
3. en la sección Herramientas de Mensajería, toca el tipo de mensaje que deseas configurar (de ausencia, bienvenida o respuestas rápidas).
4. en Horario, toca y elige entre estas opciones: enviar siempre, horario personalizado y fuera del horario comercial.
5. en Destinatarios, elige una de estas opciones: todos; los que no están en la libreta de contactos; todos excepto a…; solo enviar a…;
6. haz clic en Guardar.

Mensaje de ausencia

Aunque las empresas tienen horarios de atención determinados, el cliente potencial puede contactarte en cualquier momento. Sin una respuesta, puede sentirse ignorado y comprarle a la competencia.

El mensaje de ausencia sirve para advertirle que no estás disponible en ese momento, pero que pronto le ayudarás. Además de promover contexto, este mensaje crea una primera interacción y gestiona las expectativas en el cliente.

Ejemplo de mensaje de ausencia en WhatsApp Business

“¡Hola! Soy María, de la panadería Sueños Dulces.

Nuestro horario de atención es de 8h a 18h.

Deja tu mensaje y nos pondremos en contacto contigo lo antes posible. Mientras tanto, echa un vistazo a nuestro catálogo y sueña con nuestros ricos sabores.”

Mensaje de bienvenida

Como sugiere el nombre, este tipo de mensaje se utiliza para saludar automáticamente a tus clientes. Este puede ser el comienzo de una relación, por lo que es importante ser amable e informativo.

Recuerda presentarte para que la persona pueda asegurarse de que está escribiendo al comercio correcto. Luego, saluda al cliente por el contacto y fomenta la acción haciendo una pregunta, como se muestra en el siguiente ejemplo.

Ejemplo de mensaje de bienvenida en WhatsApp Business

“¡Hola! Soy Fernando de la librería Gato Rojo.

Gracias por tu contacto. ¿Cómo te puedo ayudar hoy?”

Mensajes rápidos

Los mensajes rápidos se utilizan para contestar las preguntas frecuentes y ahorrar tiempo en la gestión de clientes. Si recibes muchas consultas sobre los horarios de atención, los precios de tus productos o formas de pago, por ejemplo, puedes configurar respuestas para enviar con unos pocos clics.

Ejemplo de respuesta rápida en WhatsApp Business

• Nuestra tienda física está abierta de 9 a 19 horas. Puedes realizar pedidos online hasta las 18:30.
• ¡Nos alegra que esté interesado en nuestros productos! Para conocer los precios y detalles de cada artículo, basta con mirar el catálogo en nuestro perfil.
• Aceptamos tarjetas de crédito y débito. A partir de $200 USD, aceptamos pagos en cuotas.

Y la mejor noticia es que es posible hacerlo a través del celular o laptop. Con WhatsApp Business Web, puedes continuar tus conversaciones en una computadora. Todo lo que necesitas hacer es acceder al sitio web oficial y escanear el código QR para ver tus interacciones en una pantalla más grande.

Ten en cuenta que sea cual sea el tipo de mensaje que configures, solo se enviará si tienes una conexión a Internet activa.

FAQ sobre WhatsApp para Empresas

1. ¿Puedo utilizar WhatsApp Business y WhatsApp en un mismo número de teléfono?

No. La aplicación de WhatsApp y WhatsApp Business son exclusivas en el sentido de que, cuando instalas una de ellas un número de teléfono y la abres, dicho número se vincula a la aplicación y no te permite usar otras opciones sin descartar la que ya tienes.

Por ello, una sugerencia es que instales la aplicación de WhatsApp Business en un móvil que quieras utilizar solo para el trabajo. Esto te beneficia, además, porque será más fácil separar entre tu vida laboral y la privada si cuentas con dispositivos diferentes para cada una.

2. ¿Cuál es el costo de WhatsApp Business?

Los costos de WhatsApp Business varían según varios factores. Las primeras 1000 conversaciones para cada mes son completamente gratuitas. Una vez excedas ese número, WhatsApp te cobrará según la cantidad de mensajes enviados entre el cliente y tu negocio en un período de 24 horas.

Por otro lado, los montos que cobra WhatsApp van a depender de quien inicia la conversación, si el cliente o la empresa. Por lo general, será más barato responder mensajes de clientes, que ser quien inicie la conversación.

¿Quieres saber cuáles son las comisiones y costos de WhatsApp Business? Visita el sitio oficial y consulta todos los detalles.

3. Más allá de mensajes automáticos, ¿es posible integrar un chatbot con WhatsApp Business?

En principio, no. La aplicación de WhatsApp Business tiene herramientas y funciones por defecto, que son aquellas con las que puedes maniobrar. Por ello, agregar un chatbot externo a la aplicación no es posible. 

Si quieres aprovechar todas las ventajas que te ofrece WhatsApp Business, y además contar con opciones de personalización y funciones adicionales, como integrar un chatbot a la app, tendrás que usar WhatsApp Business API, una solución más especializada.

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4. ¿Cuáles son las diferencias entre WhatsApp Business y WhatsApp Business API?

• WhatsApp Business funciona en un único dispositivo (un usuario a la vez). En cambio, WhatsApp Business API tiene la posibilidad de funcionar desde varios dispositivos.
• WhatsApp Business tiene la misma interfaz que la aplicación de WhatsApp, con algunas funciones adicionales. Mientras que WhatsApp Business API cuenta con una interfaz de programación que le permite, entre otras cosas, integrarse con softwares CRM y de atención al cliente, como los que ofrece Zendesk.
• Mientras que WhatsApp Business solo permite ofrecer soporte a través de la mensajería de WhatsApp, WhatsApp Business API se integra con tus otros canales de comunicación, de manera que tus agentes pueden conversar a través de ese sistema de mensajería, y seguir la misma conversación en cualquier otro medio.

5. Entre ambas aplicaciones de WhatsApp para empresas, ¿cuál es mejor?

Eso dependerá realmente del tamaño y objetivos de tu negocio. Por lo general, la app de WhatsApp Business es ideal para aquellas empresas que están comenzando y que no tienen demasiados mensajes que atender por día. En la medida que tu organización escale, las funciones de la aplicación pueden hacerse cada vez más limitadas. Es ahí donde WhatsApp Business API se convierte en la solución superior.

Integra el WhatsApp para Negocios con Zendesk

Ahora sabes cómo funciona WhatsApp Business, una excelente herramienta para interactuar con tus clientes. Sin embargo, tener un lugar único e integrado para administrar todas las conversaciones que ocurren en diferentes canales es fundamental para ahorrar tiempo y dinero.

Las aplicaciones de mensajería de WhatsApp, Instagram y Facebook integradas a la solución de servicio al cliente de Zendesk permiten que las personas utilicen sus canales de comunicación favoritos sin esfuerzo ni demora. Además, eres capaz de:

• Brindar respuestas automáticas, inmediatas y personalizadas a los clientes;
• Contestar a más de un cliente a la vez en un espacio de trabajo integrado
• Usar los recursos de inteligencia artificial para ofrecer respuestas ágiles y contextualizadas;
• Crear botones personalizados de contacto para tu sitio web o app móvil;
• Hacer seguimiento de las interacciones y establecer prioridades de soporte;
• Generar análisis e informes inteligentes sobre el comportamiento del consumidor.

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