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¿Cómo usar WhatsApp Business en pocos pasos?

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 25 febrero 2021
Última actualización en 25 febrero 2021

Cómo usar WhatsApp Business es la pregunta en la mente de muchos emprendedores. Con más de dos mil millones de usuarios activos, la aplicación de mensajería es la más popular en todo el mundo.

Y su crecimiento no se detiene: se estima que en 2025 la cantidad de usuarios en México llegará a 72.3 millones

Para darte una idea del comportamiento en línea, un estudio reciente reveló que las personas de 16 a 64 años pasan, en promedio, tres horas y media conectadas a las redes sociales. Sin duda, esta cifra incluye WhatsApp Business Web.

Pero, ¿qué hacen en Internet durante tanto tiempo? Cuando se trata de comercio electrónico, la gente:

  • Visita una tienda en línea (91%);
  • Busca información sobre un artículo que le interesa (89%);
  • Compra un producto o servicio (67%).

El WhatsApp para Negocios puede facilitar la interacción del consumidor con las empresas en todo el embudo de ventas, desde la prospección hasta la consideración de la compra. Además, la aplicación se puede utilizar como canal de soporte para resolver consultas, enviar ofertas y ofrecer descuentos exclusivos a clientes leales.

En este artículo, te enseñamos qué es y cómo usar WhatsApp Business. Te acompañaremos paso a paso con útiles consejos para configurar, personalizar y gestionar tu presencia profesional en la aplicación. 

¿Empezamos?

WhatsApp Business: ¿qué es?

WhatsApp Business es una aplicación de mensajería instantánea multiplataforma para empresas. Desde Internet, permite a los usuarios compartir mensajes de texto, imágenes, videos, voz y videollamada.

También conocido como WhatsApp para Negocios en español, es una excelente herramienta para crear una imagen profesional en el mundo digital. Te permite definir horarios de atención, configurar mensajes automáticos y crear etiquetas para facilitar la búsqueda de información.

Además, ofrece la posibilidad de organizar tus productos y servicios en un catálogo detallado. Puedes incluir fotos y descripciones, aumentando las posibilidades de ventas cuando un cliente potencial te escriba.

Más de 5 millones de empresas ya se han sumado a la aplicación, lo que hace imperativo aprender cómo usar WhatsApp Business. Integrarlo con tus sistemas puede facilitar la vida de los representantes de ventas y los agentes de soporte, así como crear una experiencia unificada para el cliente.

En un escenario donde 6 de cada 10 consumidores realizan compras online, mejorar la calidad del servicio es fundamental para destacar en el mercado. Después de todo, la satisfacción del consumidor es una ventaja competitiva y puede ser un factor determinante para la fidelidad a la marca.

Cómo usar WhatsApp Business: primeros pasos

¿Cómo usar WhatsApp Business? La primera etapa es instalar la aplicación en tu celular y configurar la información básica. ¡Aquí te mostramos cómo hacerlo!

1. Descarga la aplicación

Desde Google Play o Apple Store, descarga la aplicación de WhatsApp Business. Ten en cuenta que el símbolo de WhatsApp para Negocios es una letra B mayúscula, mientras que la versión para uso personal tiene un teléfono como logotipo.

2. Verifica tu número de teléfono

Si ya tienes una cuenta personal en WhatsApp, podrás transferir tus archivos multimedia y el historial de chats a la cuenta profesional que estás creando. Si eres nuevo en WhatsApp Business, debes verificar tu número de teléfono para crear una cuenta.

3. Ingresa los datos básicos de tu empresa

Después de verificar tu número de teléfono, debes ingresar el nombre y la categoría de tu empresa. También podrás añadir una foto de perfil para identificar tu negocio.

¡Listo! Ya sabes cómo configurar WhatsApp Business y empezar la acción. 

¿Cómo personalizar WhatsApp Business?

Según el Informe de Tendencias en la Experiencia del Cliente de Zendesk, no encontrar la información necesaria en línea es motivo de insatisfacción para el 20% de los clientes. Pero ¿cómo usar Whatsapp Business para eso? Mira nuestro paso a paso a continuación.

  1. En la pantalla de inicio de WhatsApp Business, toca los tres puntos en la esquina superior derecha y luego Ajustes;
  2. Toca el nombre de tu empresa y luego Editar. Allí, puedes decirles a los clientes un poco más sobre tu negocio: tu dirección, los productos y servicios que ofreces y los horarios en que estás disponible.
  3. Aún en la pestaña Editar, puedes incluir otras formas de contacto, como tu sitio web, correo electrónico y redes sociales.

Aunque parezca una acción trivial, completar tu perfil en detalle te ayuda a ahorrar tiempo y a concentrarte en lo que realmente importa: crear vínculos duraderos con tus clientes. Al facilitar que las personas encuentren información útil, aumentas las oportunidades de ventas y haces crecer tu negocio.

¿Cómo usar WhatsApp Business para crear un catálogo?

Crear un catálogo de productos puede ayudar a reducir el ciclo de ventas y mejorar las tasas de conversión de tu empresa.

En lugar de dedicar tiempo al descubrimiento y la solución de problemas, los clientes potenciales pueden tener conversaciones contextuales sobre lo que estás ofreciendo.

Después de todo, cuando los clientes tienen todos los datos que necesitan a mano, tomar una decisión informada es más fácil. Sigue leyendo para descubrir cómo usar WhatsApp Business para crear un catálogo de tus productos y servicios.

  1. Abre la aplicación de WhatsApp para Negocios;
  2. Toca los tres puntos en la esquina superior derecha > Ajustes > Ajustes de Empresa;
  3. Selecciona Catálogo y luego Añadir producto o servicio;
  4. Añade imágenes del producto desde de tu galería de fotos o toca en la cámara para sacar una nueva;
  5. Coloca un nombre y una breve descripción para el producto. Si quieres, puedes informar el precio, un enlace y un código para rastrear los artículos de tu inventario;
  6. Toca Guardar y listo. ¡Tienes el primer producto en tu catálogo! 

Para agregar más artículos, simplemente repite estas sencillas instrucciones.

Ejemplo de cómo usar WhatsApp Business: Catálogo

Imagina que tienes una panadería y un cliente se pone en contacto para pedir una sugerencia de comida para una ocasión especial. Puedes compartir tus productos directamente desde el catálogo. Mira lo fácil que es:

  1. Haz clic en el símbolo del clip en la barra de conversación y luego en Catálogo;
  2. Toca los productos que deseas compartir con el cliente (puedes elegir más de uno al mismo tiempo);
  3. Haz clic en la flecha en la esquina inferior derecha para enviar al cliente;
  4. ¡Listo! Ahora el cliente puede ver fotos, descripciones y precios de los artículos.

¿Cómo usar WhatsApp Business para obtener insights sobre tu negocio?

Si estás interesado en realizar un seguimiento de tus conversaciones, WhatsApp Business te ofrece algunos datos sobre el volumen de interacciones: mensajes enviados, entregados, leídos y recibidos.

Mira cómo usar WhatsApp Business para obtener información acerca de tus mensajes:

  1. Abre la aplicación de WhatsApp para Negocios;
  2. Toca los tres puntos en la esquina superior derecha > Ajustes > Ajustes de Empresa;
  3. Selecciona Estadísticas y luego verás la cantidad de mensajes enviados, entregados, leídos y recibidos.

Más que curiosidad, estos datos pueden ayudarte a evaluar la necesidad de integrar tu cuenta de WhatsApp para Negocios con otras plataformas, como un software CRM. Esta herramienta colabora con la gestión eficiente del contacto con los clientes y crea un flujo sin complicaciones para satisfacer todas las solicitudes.

Si recibes muchos mensajes en WhatsApp, el CRM con un enfoque omnicanal puede ser particularmente útil. Esta característica te permite organizar las conversaciones en una sola interfaz, sin importar si empezaron en otras redes sociales o por correo electrónico. Ve cómo Zendesk facilita esto:

Por otro lado, si recibes pocos mensajes, el software CRM puede ayudarte a averiguar por qué, ya sea facilitando el envío de encuestas de satisfacción o brindando sugerencias de cómo llegar a más clientes. 

En otras palabras, aprender cómo usar WhatsApp Business puede ampliar el potencial de éxito de tu empresa.

¿Cómo se maneja el WhatsApp Business y los mensajes automáticos?

Ya hemos visto cómo usar WhatsApp Business para crear tu presencia digital y ofrecer información sobre tu negocio. También hemos visto cómo configurar un catálogo y personalizar algunos datos. 

Ahora ha llegado el momento de comprender cómo se maneja el WhatsApp Business y la herramienta de mensajería automática. Mira el paso a paso:

  1. Abre la aplicación de WhatsApp para Negocios;
  2. Toca los tres puntos en la esquina superior derecha > Ajustes > Ajustes de Empresa;
  3. En la sección Herramientas de Mensajería, toca el tipo de mensaje que deseas configurar (de ausencia, bienvenida o respuestas rápidas).
  4. En Horario, toca y elige entre estas opciones: enviar siempre, horario personalizado y fuera del horario comercial.
  5. En Destinatarios, elige una de estas opciones: todos; los que no están en la libreta de contactos; todos excepto a…; solo enviar a…;
  6. Haz clic en Guardar.

Mensaje de ausencia

Aunque las empresas tienen horarios de atención determinados, el cliente potencial puede contactarte en cualquier momento. Sin una respuesta, puede sentirse ignorado y comprarle a la competencia.

El mensaje de ausencia sirve para advertirle que no estás disponible en ese momento, pero que pronto le ayudarás. Además de promover contexto, este mensaje crea una primera interacción y gestiona las expectativas en el cliente.

Ejemplo de mensaje de ausencia en WhatsApp Business

“¡Hola! Soy María, de la panadería Sueños Dulces.

Nuestro horario de atención es de 8h a 18h.

Deja tu mensaje y nos pondremos en contacto contigo lo antes posible. Mientras tanto, echa un vistazo a nuestro catálogo y sueña con nuestros ricos sabores.”

Mensaje de bienvenida

Como sugiere el nombre, este tipo de mensaje se utiliza para saludar automáticamente a tus clientes. Este puede ser el comienzo de una relación, por lo que es importante ser amable e informativo.

Recuerda presentarte para que la persona pueda asegurarse de que está escribiendo al comercio correcto. Luego, saluda al cliente por el contacto y fomenta la acción haciendo una pregunta, como se muestra en el siguiente ejemplo.

Ejemplo de mensaje de bienvenida en WhatsApp Business

“¡Hola! Soy Fernando de la librería Gato Rojo.

Gracias por tu contacto. ¿Cómo te puedo ayudar hoy?”

Mensajes rápidos

Los mensajes rápidos se utilizan para contestar las preguntas frecuentes y ahorrar tiempo en la gestión de clientes. Si recibes muchas consultas sobre los horarios de atención, los precios de tus productos o formas de pago, por ejemplo, puedes configurar respuestas para enviar con unos pocos clics.

Ejemplo de respuesta rápida en WhatsApp Business

  • Nuestra tienda física está abierta de 9 a 19 horas. Puedes realizar pedidos online hasta las 18:30.
  • ¡Nos alegra que esté interesado en nuestros productos! Para conocer los precios y detalles de cada artículo, basta con mirar el catálogo en nuestro perfil.
  • Aceptamos tarjetas de crédito y débito. A partir de US $200, aceptamos pagos en cuotas.

Y la mejor noticia es que es posible hacerlo a través del celular y del laptop. Con WhatsApp Business Web, puedes continuar tus conversaciones en una computadora. Todo lo que necesitas hacer es acceder al sitio web oficial y escanear el código QR para ver tus interacciones en una pantalla más grande.

Ten en cuenta que sea cual sea el tipo de mensaje que configures, solo se enviará si tienes una conexión a Internet activa.

Integra el WhatsApp para Negocios con Zendesk

El WhatsApp para Negocios es una excelente herramienta para interactuar con tus clientes. Sin embargo, tener un lugar único e integrado para administrar todas las conversaciones que ocurren en diferentes canales es fundamental para ahorrar tiempo y dinero.

Si quieres brindar más satisfacción a los clientes a través del chat, teléfono, correo electrónico y aplicaciones de mensajería como WhatsApp, el software de servicio completo de Zendesk te puede ayudar.

  • Administra y responde desde un único lugar: Facilita el seguimiento, la priorización y la respuesta a los clientes con un espacio de trabajo unificado;
  • Enfoque omnicanal: Proporciona soporte en cualquier lugar donde los clientes deseen comunicarse contigo, sin importar el canal;
  • Personalización de la experiencia: Haz que las conversaciones sean personales, incluso mientras tu negocio crece.

¿Listo para mantener tu negocio sincronizado? ¡Empieza tu prueba gratuita hoy!

Solución de servicio de atención al cliente

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