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Sistema de soporte de decisiones: ¿cómo puede ayudar a tu empresa?

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 29 julio 2022
Última actualización en 29 julio 2022

Puede ser que ya te hayas preguntado: ¿cómo podría solucionar los problemas de mi empresa de forma ágil y precisa? El diseño de un sistema de soporte de decisiones puede ser una herramienta esencial para resolver problemas rápidamente y con un enfoque empresarial.

A continuación, presentamos el concepto y te contamos cómo funciona un sistema de soporte de decisiones. Además, veremos cómo la tecnología puede ayudar a organizar este proceso.

¿Qué es un sistema de soporte de decisiones?

Un sistema de apoyo a la toma de decisiones (en inglés, Decision Support System o DSS), es un sistema de información que respalda las actividades de toma de decisiones empresariales u organizativas. Los DSS abordan los niveles de administración, operaciones y planificación de una organización y ayudan a las personas a tomar decisiones sobre problemas que pueden estar cambiando rápidamente y que no se diagnostican fácilmente con anticipación.

Los sistemas de soporte a la toma de decisiones pueden ser manuales, completamente informatizados, o una combinación de ambos. Algunos académicos en el campo han ampliado la definición de DSS para incluir cualquier sistema que pueda respaldar la toma de decisiones, y algunos DSS incluyen un componente de software para la toma de decisiones.

Un DSS correctamente diseñado es un sistema interactivo basado en software creado para ayudar a los tomadores de decisiones a recopilar información útil a partir de una combinación de datos en bruto, documentos y conocimiento personal o modelos comerciales para identificar, resolver problemas y tomar decisiones.

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Funciones de un sistema de soporte de decisiones

  • Rapidez en el tiempo de respuesta: gracias a que todos los datos se encuentran perfectamente almacenados y convertidos en informes, con todo tipo de detalles en función de cada necesidad, las herramientas del sistema de soporte a las decisiones podrán agilizar tu toma de decisiones.
  • Integración de todos los departamentos: los datos que utiliza provienen de todos los procesos y áreas de la empresa para ofrecer un perfecto análisis global.
  • Histórico de datos: en lo que refiere tratamiento de datos personales, en un sistema de apoyo a las decisiones podrás comparar los datos actuales con información de períodos anteriores con el objetivo de analizar las tendencias, detectar incidencias, etc.

¿Cómo funciona un sistema de soporte de decisiones?

Un sistema de soporte de decisiones posee tres componentes fundamentales:

  1. la base de datos;
  2. el modelo (es decir, el contexto de decisión y los criterios del usuario);
  3. la interfaz de usuario.

Además, un sistema de soporte de decisiones puede funcionar de diferentes maneras. Utilizando la relación con el usuario como criterio, Haettenschwiler diferencia 3 tipos de DSS: pasivos, activos y cooperativos

  1. DSS pasivo: es un sistema que ayuda al proceso de toma de decisiones, pero que no puede generar sugerencias o soluciones de decisión explícitas.
  1. DSS activo: puede generar tales sugerencias de decisiones o soluciones.
  1. DSS cooperativo: permite un proceso iterativo entre el ser humano y el sistema hacia el logro de una solución consolidada: el tomador de decisiones (u otra persona de gestión) puede modificar, completar o refinar las sugerencias de decisión proporcionadas por el sistema, antes de enviarlas de vuelta al sistema para la validación. Y de la misma forma, el sistema nuevamente mejora, completa y refina las sugerencias del tomador de decisiones y las envía de regreso para su validación.

Otra definición para el sistema de soporte de decisiones ha sido creada por Dan Power. Para él, podemos distinguir los DSS en sistema de soporte basado en comunicaciones, basado en datos, en documentos, conocimiento y en modelos. A continuación, algunos ejemplos de sistema de soporte:

DSS impulsado por la comunicación: permite la cooperación, apoyando a más de una persona que trabaja en una tarea compartida; los ejemplos incluyen herramientas integradas como Google Docs.

DSS basado en datos (o sistema de soporte orientado a datos): enfatiza el acceso y la manipulación de una serie temporal de datos internos de la empresa y, a veces, datos externos.

DSS basado en documentos: administra, recupera y manipula información no estructurada en una variedad de formatos electrónicos. Ya el sistema de soporte impulsado por el conocimiento proporciona experiencia especializada en resolución de problemas almacenada como hechos, reglas, procedimientos o en estructuras similares como árboles de decisiones interactivos y diagramas de flujo.

DSS basado en modelos: enfatiza el acceso y la manipulación de un modelo estadístico, financiero, de optimización o de simulación. Este sistema de soporte utiliza datos y parámetros proporcionados por los usuarios para ayudar a los tomadores de decisiones a analizar una situación; no son necesariamente intensivos en datos.

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¿Cuáles son los beneficios de un sistema de soporte de decisiones?

En términos generales, los sistemas de soporte ayudan a tomar decisiones más informadas. Los DSS, que suelen ser utilizados por la gerencia de nivel superior y medio, se utilizan para tomar decisiones viables o producir múltiples resultados posibles basados en datos actuales e históricos de la empresa.

Al mismo tiempo, los sistemas de apoyo a las decisiones también se pueden utilizar para producir informes para los clientes que sean fácilmente comprensibles y se puedan ajustar en función de las especificaciones del usuario.

Herramientas del sistema de soporte a las decisiones

A continuación se presentan tres herramientas simples que se pueden usar como base y ejemplos para los sistemas de apoyo a la toma de decisiones:

1. Matriz de decisión

Esa herramienta del sistema de soporte a las decisiones se utiliza a partir de un análisis de las fortalezas y debilidades de cada objetivo. Debe hacerse de la siguiente manera:

  • Crea una tabla con 5 columnas;
  • Enumera las ideas principales en la primera columna;
  • En las otras columnas, establece los criterios de evaluación. Podemos destacar impacto, visión, esfuerzo y rentabilidad;
  • Cada idea debe puntuar del 1 al 5 según los criterios.

Sume los criterios de visión, beneficio e impacto y luego reste de la puntuación de esfuerzo.

La idea con la puntuación más alta será la prioridad.

2. Matriz GUT (gravedad, urgencia y tendencia)

Es una herramienta del sistema de soporte a las decisiones que ayuda al gestor a establecer las prioridades presentes en los procesos.

Los problemas se clasifican en tres categorías: urgencia, gravedad y tendencia.

Se asigna una puntuación del 1 al 5, indicando el grado de prioridad, al problema presentado.

3. Matriz de Eisenhower

Entre las herramientas de apoyo a la toma de decisiones también debemos incluir una que ayude a establecer la prioridad de las tareas a realizar: la matriz de Eisenhower. Funciona así:

  • Organice las tareas en 4 cuadrantes a lo largo de dos ejes: urgencia e importancia;
  • Cada espacio referente a cada tarea estará definido por acciones, tales como: programar, hacer ahora, eliminar o delegar;
  • Establezca la prioridad de la tarea de acuerdo con las siguientes reglas:
  • La tarea es urgente e importante: hazlo ahora
  • La tarea es importante pero no urgente: programar
  • La tarea es urgente pero no importante: delegar
  • La tarea no es ni urgente ni importante: delegar

Sistema de soporte x BI: relaciones y diferencias

Es importante tener en cuenta que el sistema de soporte y Business Intelligence (BI) no son lo mismo. Business Intelligence utiliza aplicaciones, servicios y tecnologías para recopilar, almacenar, analizar y acceder a datos, proporcionando información para que el líder tome una decisión estratégica.

Sin embargo, la arquitectura de una solución de BI no es estable y los proveedores pueden desarrollar una herramienta basada en una funcionalidad específica y expandirla según las necesidades del cliente.

Independientemente de la demanda, las aplicaciones de BI ofrecerán la capacidad de convertir los datos en mejores relaciones con los clientes, nuevas oportunidades comerciales y anticipar las demandas y los dolores de los consumidores.

Mientras tanto, una solución DSS resolverá, o brindará opciones para resolver un problema en particular. El proceso de decisión está estructurado de forma jerárquica. El gerente ingresa varios parámetros y el sistema de soporte evalúa esencialmente el impacto relativo de seguir un camino sobre otro.

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