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Manejo de CRM: qué tipo de datos puedes incluir en el software y cómo puede ayudarte a gestionar tu empresa

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 5 agosto 2020
Última actualización en 5 agosto 2020

Un software CRM en ventas es una herramienta tecnológica que se encarga de organizar todos los datos de los clientes en un solo lugar y le permite a tu equipo comercial automatizar las tareas administrativas, organizar los procesos, además de optimizar y gerenciar el pipeline.

Según LinkedIn, la adopción de un sistema de CRM en el área de ventas creció 113% en los últimos años y esto nos indica que las empresas se han preocupado por acoger a la tecnología para ayudar en la gestión comercial.

Y es que esta clase de softwares ayudan a los equipos de ventas a centralizar todos los datos y registros de los clientes, fomentando la mejora constante de las relaciones además de la personalización en el atendimiento.

Continúa leyendo este artículo para que descubras todo lo que necesitas saber sobre el manejo de CRM y comprendas la importancia de implementarlo en tu empresa.

CRM, una herramienta para gestionar tu empresa

Antes de saber cómo este tipo de herramienta nos puede ayudar a gestionar nuestra empresa, debemos entender qué es un CRM y para qué sirve.

Customer Relationship Management (CRM) o en español Gestión de Relación con el Cliente es un software con el que podemos obtener y gestionar datos relevantes de nuestros clientes para mejorar su experiencia, además de brindarles una buena atención en el proceso comercial.

Un CRM en ventas tiene como principal objetivo ayudar a las empresas a vender más automatizando procesos y tareas administrativas que demandan un tiempo considerable de los miembros del equipo comercial.

¡Y es que hay tareas que le quitan mucho tiempo a los vendedores! 

De hecho, hay estudios que demuestran que pasan apenas un tercio de sus horas productivas dedicándose a vender.

El resto de su jornada laboral se divide en escribir correos electrónicos (21%), insertar datos en sus planillas (17%), buscar leads (17%) y agendar llamadas (12%).

Ya te puedes imaginar las funciones de un CRM, ¿no? 

A continuación te mencionamos las principales funcionalidades CRM:

  • Creación de plantillas personalizadas de mensajes ya redactados para automatizar el correo electrónico.
  • Relación de los e-mails con tus clientes y leads.
  • Notificaciones en tiempo real, en cualquier plataforma, cada vez que un cliente o lead abra un correo que le has enviado.
  • Agenda detallada y personalizada.
  • Registros de conversaciones con los clientes y leads.
  • Búsqueda automática de leads y prospección de clientes.
  • Métricas detalladas de cada cliente y generación de informes.

Datos que puedes manejar en un CRM

La centralización es una de las características de CRM y permite que todos los empleados de la empresa puedan acceder al sistema, ver los datos de cada uno de los clientes y actualizarlos en tiempo real. 

Esto no solo mejorará la comunicación con los consumidores sino que permitirá que se les brinde una atención única y personalizada.

De hecho, un estudio reveló que el 64% de los consumidores están de acuerdo con los proveedores que guardan su historial de compras y preferencias con la finalidad de personalizar la atención.

Es importante que en cada contacto e interacción con el cliente los datos sean actualizados, pues así podrán conocer a fondo una cuenta para sacarle el mayor provecho posible. Entre más datos se recolecten más fácil será personalizar la atención, generar acciones que aumenten el flujo de ventas y fortalecer tu marca.

4 tipos de datos podemos incluir para tener un manejo de CRM adecuado

La centralización de la información ayuda a perfeccionar los procesos dentro de la empresa y a que los representantes comerciales, como los demás empleados, tengan una fuente de información única.

Lógicamente, como en otros ámbitos, existen datos fundamentales que no pueden faltar si quieres que todas las partes de la empresa se encuentren alineadas y tengan una visión más amplia del negocio:

Datos de contacto

Este es uno de los ítems fundamentales en toda base de datos y por supuesto no puede faltar si quieres tener un manejo de CRM adecuado.

En este punto se deberán incluir el nombre completo del cliente, teléfonos de contacto, correo electrónico, dirección, cuentas en las redes sociales y el título con el cual nos referiremos a él o ella (Sr., Sra, Srta., Dr., Lic., Ing., etc).

Entre más completa sea la información, será mejor para todos. 

Datos generales

Para ir personalizando la atención debemos saber el puesto que tiene nuestro contacto en la empresa, el rubro de la compañía, la ciudad, el estado y la moneda que manejan.

En el caso de una empresa que tiene como clientes a las personas y no a las compañías, se podrán agregar el sexo, el estado cívil y la edad, por ejemplo.

Datos de personalidad

Cada cliente tiene una personalidad y una manera única de comportarse al momento de tratar con nuestra empresa y por este motivo es de vital importancia que tengamos datos para atenderlo de la manera más adecuada posible.

¿Es alegre, malhumorado, impaciente?, ¿generalmente presenta objeciones de ventas?, ¿cuál es su poder adquisitivo?,  ¿cuál es su nivel de cultura?

Este es uno de los puntos más complejos pues aquí estarán centrados los detalles que marcarán la diferencia a la hora de atender al cliente para conquistarlo y aumentar los lucros. Ten en cuenta que los clientes fieles tienen cinco veces más posibilidades de comprar nuevamente y siete veces más posibilidades de experimentar una oferta.

Historial de compras e intereses

Cada cartera de clientes debe tener un historial de compras e intereses basados en los productos y servicios que tu empresa ofrece. Esto le permitirá a tus empleados detectar los gustos de cada uno de los consumidores y personalizar la atención para ofrecerle productos de su preferencia y le puedan ser útiles.

Como ves, un CRM es una excelente herramienta para centralizar datos y para que tu equipo de ventas pueda concentrarse totalmente en la captación de oportunidades. Con Zendesk Sell tendrás un software para mejorar los procesos de ventas y la productividad de tu empresa.

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