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CRM en ventas: guía completa para entender el concepto, sus funciones y su importancia para tu empresa

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 2 Julio 2020
Última modificación realizada 2 Julio 2020

Cuando hablamos de Gestión de relaciones con el cliente o CRM, por su sigla en inglés, nos estamos refiriendo a un software o una herramienta tecnológica que te permite gerenciar e impulsar tus relaciones con tus clientes y potenciales.

Y aunque esta clase de herramientas pueden ser muy útiles en las diferentes áreas de las empresas como la de atención al cliente o la de marketing, en este artículo te hablaremos del CRM en ventas.

¿Sabías que los sistemas de CRM pueden aumentar los ingresos hasta en un 41% por cada representante de ventas? Pues bueno, esta clase de software le ayudará a tu equipo comercial a centralizar toda la información en un solo lugar para que se dediquen a vender más y mejor.

Continúa leyendo este artículo y descubre todo lo que necesitas saber sobre el CRM en ventas para que lo puedas implementar en tu empresa. 

¿Qué es un CRM en ventas?

Un software CRM en ventas es una herramienta tecnológica que se encarga de organizar todos los datos de los clientes en un solo lugar y le permite a tu equipo comercial automatizar las tareas administrativas, organizar los procesos y optimizar y gerenciar el pipeline.

Según un estudio el 50% de los equipos de ventas utilizan un CRM para mejorar su productividad y el 46% de los equipos comerciales con mejor desempeño utilizan un CRM para mejorar sus procesos.

El objetivo de esta clase de sistemas es ayudar a las empresas a vender más en un lapso menor, automatizando tareas que le quitan tiempo a los equipos comerciales. De esta manera se podrán dedicar por completo a la conversión en ventas.

Al tener todos los datos y registros en un solo lugar, los representantes podrán brindarles a los clientes una atención personalizada fortaleciendo las relaciones y acompañando adecuadamente los procesos para cerrar una venta. 

La centralización de la información puede ser vital para para mejorar los procesos dentro de la empresa. Tanto los representantes comerciales como los demás empleados tendrán una fuente de información única a la que podrán acceder y actualizar en tiempo real para mejorar la comunicación.

Al final, un CRM será la solución perfecta para que tu equipo de ventas pueda concentrarse totalmente en la captación de oportunidades y tenga un mejor control del pipeline para negociar de manera organizada y bien definida. 

¿Cuadernos llenos de datos de clientes?, ¿papelitos a modo de recordatorio pegados en la pantalla del computador?, ¿gigantescas planillas de excel con gráficas desactualizadas?, ¿LinkedIn abierto la mayor parte del tiempo para encontrar los datos de contacto de potenciales clientes? 

¡Olvídate de todo eso y dale una oportunidad a un CRM en ventas para automatizar los procesos!

Funciones de un CRM en ventas

La automatización de los procesos es uno de los objetivos de un CRM, sin embargo sus funciones son múltiples y aquí te las detallamos para te interiorices en el tema.

Inteligencia en correo electrónico de ventas

¿Ya pensaste cuánto tiempo pierden los representantes comerciales redactando una y otra vez los mismos mensajes para enviarlos a diferentes clientes? o ¿cuánto tiempo tardan creando y organizando los mensajes que envían y reciben en carpetas específicas?

Con un software CRM en ventas podrás crear plantillas personalizadas de mensajes ya redactados para automatizar el correo electrónico, que es una de las herramientas más utilizadas por los vendedores al momento de entrar en contacto con los clientes.

Además te permitirá hacer un seguimiento adecuado de los correos electrónicos y ponerlos en el contexto apropiado relacionándolos con tus contactos y leads.

Un estudio reveló que apenas el 23,9% de los correos electrónicos enviados con finalidades de venta son abiertos por los consumidores. 

Por esta razón el CRM también te enviará notificaciones en tiempo real en cualquier plataforma, ya sea computador, tableta o smartphone, cada vez que algún cliente lea o haga clic en tu correo. 

Agenda detallada y personalizada

¿Por qué perder tiempo buscando los horarios en los que puedes entrar en contacto con un cliente o tratando de hallar el correo electrónico en el que está detallada la información de la última charla que tuvieron?

Un CRM en ventas le permitirá a tu equipo comercial organizar toda su agenda en un mismo lugar y le ofrecerá toda la información detallada al momento de hablar con tu cliente para brindarle una atención personalizada.

Desde el software podrán realizar llamadas, acceder a los registros y notas sobre conversaciones anteriores, enviar un SMS en caso de que lo necesiten y analizar algunas métricas para evaluar los resultados de cada contacto.

Ten en cuenta que el 64% de los consumidores generalmente están de acuerdo con los proveedores que guardan su historial de compras y preferencias con la finalidad de personalizar la atención. 

Prospección de ventas

Encontrar los clientes potenciales adecuados puede ser un tarea ardua y que demanda mucho tiempo. 

Y es que los representantes comerciales generalmente pasan horas en LinkedIn investigando posibles leads y sus datos de contacto para mantener lleno su pipeline.

Sin embargo, esto no garantiza que su pesquisa sea del todo confiable y que los datos de contacto que encontraron en una red social sean los correctos.

Un CRM le ayudará a los miembros de tu equipo de ventas a automatizar este proceso, que en muchos casos puede ser tedioso, y les permitirá aumentar su productividad para concentrarse en descubrir nuevas oportunidades y aumentar las conversiones.

Mantente conectado e informado

A través del CRM tu equipo comercial podrá integrar todas las herramientas y aplicaciones que utiliza a diario para que puedan sacarle el máximo provecho y se mantengan conectado siempre.

Con este tipo de sistema lograrán integrar la información de los consumidores, extraer informes detallados y entender sus necesidades en el momento oportuno. Esto les ayudará a mejorar la relación con tus clientes y continuar con el proceso de retención y fidelización. 

Un aumento de 5% en la retención de clientes puede generar mejoras en los lucros de hasta un 90% ¿Nada mal, no?

¿Realmente es importante implementar un CRM en ventas?

La automatización de los procesos para mejorar las ventas se ha convertido en un ítem fundamental en esta época de inmediatez, transformación digital y de nuevas tecnologías para mejorar la experiencia de los usuarios.

Para nadie es un secreto que la mayoría de las empresas quieren vender más y mejor, pero al mismo tiempo muchas de esas organizaciones continúan con sus hábitos antiguos y no le ofrecen las herramientas adecuadas a su equipo comercial para llevar a cabo esta difícil tarea.

Financeonline.com analizó datos y estrategias de ventas para el año 2020 y concluyó que las principales prioridades de las empresas son las siguientes:

  • Cerrar más negocios (75%).
  • Mejorar la efectividad del embudo de ventas (48%).
  • Reducir los ciclos de las ventas (32%).
  • Aumentar las ventas sociales (28%).
  • Capacitaciones de empleados (27%).
  • Inversiones en tecnología de ventas (23%).
  • Capacitaciones de ventas (16%).
  • Inversión en un CRM (13%).

¿Notaste que la mayoría de las empresas quieren cerrar más negocios y mejorar los procesos de ventas, pero al mismo tiempo no le dan mucha prioridad a la inversión en un CRM

Pues bien, un sistema que centralice la comunicación y automatice algunas de las tareas diarias le ayudará a tu equipo de representantes comerciales a ganar tiempo y evitar disfuncionalidades en el proceso de ventas. 

Un CRM en ventas se transformará en el aliado perfecto para que tus vendedores se enfoquen en optimizar la efectividad de las ventas y en reducir el tiempo que gastan en el ciclo de los clientes.

Trazar estrategias para vender más y conseguir más clientes servirá de poco si tus representantes comerciales no están enfocados 100% en lograr esos objetivos.

La adopción de un software CRM en ventas puede ser de gran utilidad para evitar que tus vendedores pierdan tiempo realizando tareas manuales y en cambio se dediquen más a lo que verdaderamente importa: cerrar más tratos y potenciar la relación con tus clientes.

3 ventajas fundamentales de un CRM en ventas

1. Economizar tiempo

Automatizar aquellos procesos y tareas de rutina que se hacían de forma manual le ayudará a tu equipo de representantes comerciales a economizar tiempo valioso.

Al reducir este tipo de tareas que no aportan nada en los lucros, tu equipo comercial podrá realmente concentrarse en mejorar los procesos de ventas y enfocarse en aprovechar las oportunidades para cerrar más tratos. 

Un estudio de LinkedIn reveló que el 46% de los equipos de ventas con mejor desempeño utilizan un sistema de CRM para mejorar sus procesos.

Esto quiere decir que la adopción de un software de CRM, además de economizar tiempo valioso, realmente mejorará el desempeño de los equipos comerciales y les dará la libertad de dedicarse a lo que mejor saben hacer: vender.

2. Mejores relaciones con los clientes

Como bien sabes un CRM te permitirá almacenar toda la información de los clientes en un mismo lugar. Conocer a los consumidores para entender sus necesidades y preferencias a la hora de adquirir un producto es fundamental para personalizar su experiencia y fidelizarlos.

De hecho, los clientes fieles tienen cinco veces más posibilidades de comprar nuevamente y siete veces más posibilidades de experimentar una oferta.

Por eso el acceso en tiempo real a todos los datos y registros de conversaciones le permitirá a tu equipo de ventas ofrecerle una atención personalizada a cada uno de tus clientes con el fin de fidelizarlos y cerrar más negocios.

3. Aumento de los lucros

La reducción del tiempo automatizando procesos y la mejora de las relaciones con tus clientes permitirá que las oportunidades aumenten considerablemente. Con un equipo enfocado en vender más y mejor, será cuestión de tiempo que los resultados se vean reflejados en las finanzas de tu empresa.

De hecho, un CRM puede aumentar los ingresos hasta en un 41% por cada representante de ventas, así como implementarlo correctamente puede ofrecer un Retorno sobre la inversión (ROI) de 245%.

La simple adopción de del sistema de CRM en ventas no es garantía de que vas a solucionar los problemas de tu empresa. Para que mejoren todos los procesos debes capacitar a tus empleados para utilizar la herramienta de la manera adecuada y así sacarle el máximo provecho posible.

El CRM en ventas es una herramienta que está diseñada para que cualquier tipo de empresa la pueda implementar. 

Si estás interesado en automatizar procesos manuales que le quitan tiempo a tus representantes de ventas y estás buscando mejorar tus oportunidades comerciales no lo pienses más. 

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