Herramientas de gestión: ¿qué es un programa de auditoría para clientes?

Un programa de auditoría para clientes es un software que permite automatizar el proceso de revisión de las relaciones con los clientes y las cuentas a cobrar de una empresa. Sirve para identificar posibles problemas en las interacciones, verificar la exactitud de las cuentas pendientes y verificar el historial de pagos. 

Al ser una herramienta tecnológica basada en la automatización, tiene un margen de error mucho más reducido que la gestión manual.

En este artículo verás:

• ¿Qué es una auditoría para clientes?;
• ¿Para qué sirve un software de auditoría para clientes?;
• 5 características de las herramientas para auditorías;
• ¿Por qué es importante su integración con otros sistemas?

¿Qué es una auditoría para clientes?

La auditoría para clientes es una herramienta que permite evaluar la relación con los clientes y las cuentas a cobrar a partir de la información financiera y transaccional de la empresa. Sirve para detectar posibles errores, fraudes o incumplimientos de políticas y también para mejorar la gestión de las cuentas.

Se diferencia de la auditoría de ventas porque se enfoca en el sector comercial de la empresa y evalúa la calidad del equipo, el servicio brindado y la capacidad de generar ganancias.

La toma de decisiones empresariales que ayuden a las empresas a lograr sus objetivos se basa cada vez más en el análisis de datos confiables y verificados.

El 88% de los líderes de IT de grandes empresas concuerda en que la recolección y el análisis de datos puede cambiar radicalmente la forma en la que una compañía hace negocios en un plazo de entre uno y tres años.

La auditoría para clientes tiene dos grandes focos: la revisión de las cuentas por cobrar y la relación con los clientes.

Revisión de las cuentas por cobrar

Una auditoría para clientes garantiza que los registros contables estén completos y sean precisos. Para esto, los auditores pueden revisar los estados de cuenta de los clientes, confirmar saldos y hacer una revisión completa del historial de pagos.

Relación con los clientes

Conocer los puntos fuertes y débiles del servicio al cliente es importante para mejorar el rendimiento de la empresa. Ofrecer cada día una mejor atención y aumentar la satisfacción de los clientes es una de las principales claves del crecimiento. 

Una auditoría puede evaluar si tus herramientas de servicio se adaptan a las necesidades y expectativas de los clientes. También mide el rendimiento y la fiabilidad del sistema, así como la seguridad de la información.

Descubre cómo mejorar la relación con los clientes en: 11 tipos de clientes y sus características. ¿Cómo tratarlos?

¿Para qué sirve un programa de auditoría para clientes?

Ahora que sabes qué es una auditoría de clientes y para qué sirve, puedes comprender que el uso de una herramienta informática facilita el proceso y lo hace más confiable y seguro.

Un programa de auditoría para clientes mejora la precisión de los datos, brinda informes detallados y facilita la comunicación entre los auditores y los líderes de cada departamento de la empresa.

El software puede encargarse de recopilar y analizar los datos en tiempo récord, mientras que los agentes quedan libres para focalizarse en tareas donde se aprovechen al máximo las capacidades humanas, como la interpretación de los datos o la toma de decisiones.

Otra ventaja del uso de software frente a las auditorías manuales, es que el riesgo de errores en la entrada de datos se reduce, por tanto, los resultados son más confiables.

5 características de un programa de auditoría para clientes

Para descubrir cuáles son los programas de auditoría que mejor se adaptan a tus necesidades, a continuación te mostramos las características que debe reunir.

Un software aplicado a la auditoría para clientes es esencial para algunas empresas, porque automatiza y actualiza en tiempo real las distintas etapas de una auditoría: preparación, planificación, calendarización, emisión de informes, seguimiento posterior, etc.

Algunas de sus principales características son:

Automatización

Gran parte del trabajo manual se puede realizar de manera más rápida y efectiva, como la extracción de datos y la generación de informes.

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Análisis de datos

A través de algoritmos y otras herramientas informáticas, el software de auditoría analiza grandes cantidades de datos en forma rápida y eficiente.

Aprende cómo hacer un análisis estadístico de datos en 6 pasos.

Personalización de informes

Aunque una parte importante del proceso se automatiza, un buen software de auditoría permite incluir notas y comentarios relevantes para la empresa en particular.

Seguridad

Como maneja información sensitiva, el software debe incorporar medidas de seguridad, que incluyen contraseñas y cifrado de datos.

Descubre qué es la seguridad de la información.

Integración

Por último, un programa de auditoría para clientes tiene la capacidad de integrarse con otros sistemas y herramientas de la empresa. Descubre a continuación por qué esa característica es esencial para el éxito de tu negocio

Integración: la clave de los programas de auditoría para clientes

Para tener una visión completa de los datos relacionados con las ventas y cuentas por cobrar, es esencial combinar información proveniente de distintas herramientas, como CRM y ERP.

La integración con el CRM de la empresa permite obtener datos valiosos sobre el historial de pagos y de compras de los clientes. Por otra parte, la integración con ERP permite observar cómo los procesos de compras y ventas afectan a las cuentas por cobrar y también a la relación con los clientes.

Para sacar el máximo provecho a tu software de auditoría de clientes, lo mejor es contar con un software de CRM y ERP que pueda brindarle toda la información que necesitas, o mejor aún, uno que combine ambos, como Zendesk Sell.

Con la solución completa de ventas de Zendesk, todos los departamentos tienen acceso a los datos clave relacionados con los clientes, las finanzas, el inventario y los precios. Además, usando Zendesk Sell podrás:

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