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Artículo 11 min read

Comunicados para clientes: cómo hacerlos en 8 pasos prácticos

Por Zendesk

Última actualización en 8 enero 2024

Comunicados para clientes

En el mundo empresarial, la comunicación efectiva con los clientes es fundamental para mantener una imagen corporativa positiva y afrontar cambios. En este artículo, exploraremos cómo estructurar comunicados para clientes, cuándo es el momento adecuado para hacerlo y cómo optimizar esta comunicación.

Resumen
  • La comunicación con clientes es esencial para mantener una imagen corporativa positiva y demostrar compromiso ante cambios. Este artículo proporciona ejemplos de comunicados, destaca la importancia de la comunicación, y ofrece ocho pasos para crear comunicados efectivos. También presenta modelos de comunicados oficiales utilizados por empresas destacadas.

  • Adaptabilidad del canal: No hay un canal de comunicación único y perfecto; adapta el medio según las necesidades de tu empresa y clientes.

  • Previsión y planificación: La planificación anticipada es crucial para garantizar que la información llegue a tiempo y de manera efectiva.

  • Atención al cliente post-comunicado: Un equipo de atención al cliente especializado es esencial para gestionar consultas y fortalecer la relación con los clientes.

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En este artículo aprenderás:

¿Cuál es la importancia de los comunicados para clientes?

Los comunicados para clientes son herramientas cruciales en la gestión empresarial, ya que desempeñan un papel fundamental en la construcción y mantenimiento de relaciones sólidas con la clientela.

Estos mensajes ofrecen una vía efectiva para informar, educar y establecer una conexión directa con los clientes. La transparencia y la comunicación abierta generan confianza, lo que es esencial para el éxito a largo plazo de cualquier empresa.

Cuando los clientes reciben comunicados claros y pertinentes, se sienten valorados y comprendidos. Además, estos mensajes son fundamentales para proporcionar información importante sobre cambios en productos o servicios, actualizaciones relevantes, eventos especiales o cualquier situación que pueda afectar la experiencia del cliente.

La rapidez y precisión en la entrega de estos comunicados refuerzan la imagen de la empresa y demuestran su compromiso con la satisfacción del cliente.

¿Cuándo y por qué hacer un comunicado?

La emisión de comunicados para clientes debe ser estratégica y oportuna. Es crucial hacerlos en momentos clave como:

  • lanzamientos de nuevos productos;
  • cambios en políticas;
  • actualizaciones de servicios; 
  • en situaciones que puedan afectar la relación con los clientes.

Por ejemplo, en casos de interrupciones de servicios, problemas de seguridad o eventos inesperados que puedan influir en la experiencia del cliente.

El objetivo principal de estos comunicados es mantener a los clientes informados y tranquilos, demostrando un compromiso continuo con su satisfacción. La transparencia en la comunicación refuerza la confianza y la lealtad del cliente.

Además, los comunicados bien elaborados pueden prevenir malentendidos, reducir la incertidumbre y, en última instancia, preservar la reputación de la empresa.

Cómo comunicarse con clientes paso a paso

La comunicación efectiva con los clientes requiere un enfoque cuidadoso y estructurado.

  1. Estudia tu audiencia: En primer lugar, es esencial conocer a la audiencia para adaptar el tono y estilo del mensaje. Se debe comenzar por un saludo cordial y personalizado, seguido por una introducción clara del propósito del mensaje.
  2. Sé objetivo y relevante: La información clave debe presentarse de manera concisa y fácil de entender. Es crucial proporcionar detalles relevantes y responder a posibles preguntas antes de que se planteen. Además, se deben incluir detalles de contacto para que los clientes puedan buscar más información si es necesario.
  3. Agradece a tus clientes y pídeles su opinión: Finalmente, se debe concluir con un agradecimiento por la atención del cliente y una invitación a proporcionar comentarios o hacer preguntas. La retroalimentación del cliente es valiosa y puede utilizarse para mejorar futuras comunicaciones y la calidad general de los productos o servicios ofrecidos.

Modelo de comunicados oficiales para clientes

Los comunicados oficiales deben seguir una estructura clara y profesional para garantizar la efectividad y la seriedad del mensaje.

Encabezado

  • En primer lugar, se debe encabezar el comunicado con el logotipo de la empresa y la información de contacto.
  • A continuación, se debe incluir un título claro que refleje el propósito del comunicado.

Cuerpo del mensaje

El cuerpo del mensaje debe abordar el tema de manera directa y concisa, proporcionando detalles clave y explicando cualquier acción tomada. Se deben evitar jergas innecesarias y utilizar un lenguaje claro y comprensible. Si es necesario, se pueden incluir secciones adicionales para proporcionar información extra o aclaraciones.

Cierre del comunicado

El cierre debe contener una despedida profesional, seguida de información de contacto adicional y posiblemente enlaces relevantes. La inclusión de una firma o nombre de la persona responsable brinda autenticidad al comunicado.

Además, es esencial revisar cuidadosamente el comunicado para evitar errores y garantizar la coherencia en el mensaje transmitido. Este enfoque estructurado y profesional contribuye a una comunicación efectiva y confiable con los clientes.

Mejora la comunicación con tus clientes a través de Zendesk

En este artículo aprendiste qué son los comunicados para clientes, cuál es su importancia y cuándo hacerlos. También viste un ejemplo de comunicado oficial que puede inspirar la creación del tuyo.

Sin embargo, si quieres mejorar las interacciones con tus clientes a escala, necesitarás la tecnología como tu aliada. Afortunadamente, Zendesk ha diseñado una solución completa de servicio al cliente que te permite:

  • Unificar las consultas, dudas y problemas de los clientes en un único lugar;
  • Brindar soporte en los canales favoritos de tus clientes;
  • Aumentar la productividad de los agentes y la autonomía de los clientes con el autoservicio;
  • Personalizar mensajes a gran escala con la ayuda de la inteligencia artificial;
  • Analizar tendencias y predecir necesidades con informes inteligentes;
  • Monitorear el rendimiento del equipo de atención de manera individual o colectiva.

Pide tu prueba gratuita hoy y disfruta los beneficios.

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