Plantilla de planificación de personal: 7 ejemplos + consejos

En la Liga Nacional de Fútbol Americano (NFL), los equipos no ganan el Super Bowl por casualidad.

Es cierto que hay jugadores estrella y líneas ofensivas potentes, pero los campeonatos se ganan con equipos completos, al fijar objetivos y estrategias para el día del partido, todo lo cual requiere mucha previsión, planificación y trabajo duro.

Las organizaciones de éxito reclutan y desarrollan nuevos talentos, adquieren jugadores de impacto a través de traspasos y de la agencia libre, y empiezan a mirar hacia el futuro cuando los jugadores estrella se acercan a la jubilación. Las franquicias de campeonato siguen un marco probado, que tú puedes emular en tus operaciones.

Las plantillas de planificación de personal preparan a las empresas para el éxito al alinear los objetivos organizativos con las necesidades empresariales. Estas plantillas pueden ayudar con las iniciativas de planificación de la jubilación, identificar las carencias de competencias individuales y departamentales, y arrojar luz sobre las métricas de servicio de atención al cliente. Sigue leyendo para saber cómo puedes crear una dinastía organizativa con plantillas de planificación de personal.

Otros temas en esta guía:

• ¿Por qué necesitas una plantilla de planificación de personal?
• 7 plantillas de planificación de personal
• • Plantilla de planificación estratégica de personal Plantilla del plan de desarrollo de personal
  • Plantilla de análisis de las carencias del personal
  • Plantilla del plan de transición del personal
  • Plantilla de previsión de personal
  • Plantilla de análisis individual del personal
  • Plantilla de personal de atención al cliente
• Cómo introducir una plantilla de planificación de personal en tu equipo

¿Por qué necesitas una plantilla de planificación de personal?

Una empresa debe utilizar plantillas de planificación de personal porque proporcionan un marco para el éxito de la organización.

Al fin y al cabo, el éxito de una empresa depende de su equipo, por lo que es fundamental vigilar la productividad de los agentes, la competencia de la plantilla y los futuros niveles de dotación de personal. Las plantillas de planificación de personal pueden ayudar en varias áreas clave:

• Planificación de nuevas contrataciones: Cuando las organizaciones identifican futuras carencias de talento, pueden planificar y desplegar iniciativas de contratación para ayudar a evitar la rotación y mantener un número óptimo de empleados.
• Oportunidades de capacitación: Las plantillas pueden identificar dónde se necesitan mejoras para fomentar el desarrollo profesional y garantizar que el personal del equipo prospere constantemente.
• Renuncias y jubilaciones: Con un plan adecuado, las organizaciones pueden combatir las renuncias planificadas al identificar sucesores y aplicar planes de transición, lo que reduce el impacto de la pérdida de talento.
• Planificación organizativa: Cuando los directivos de personal piensan a largo plazo con plantillas de planificación de personal, pueden adelantarse a las tendencias de la industria y mantener la fortaleza del mercado.

7 plantillas de planificación de personal

Veamos ahora siete plantillas de planificación que pueden ayudarlo en su estrategia de personal.

• Plantilla de planificación estratégica de personal
• Plantilla del plan de desarrollo de personal
• Plantilla de análisis de las carencias del personal
• Plantilla del plan de transición del personal
• Plantilla de previsión de personal
• Plantilla de análisis individual del personal
• Plantilla de personal de atención al cliente

1. Plantilla de planificación estratégica de personal

Ideal para la planificación inicial del personal

Al crear por primera vez un plan de personal, debes evaluar tu organización desde todos los ángulos. Nuestra plantilla de planificación estratégica de personal proporciona una visión general de alto nivel de tus objetivos actuales y futuros, necesidades de personal y requisitos de capacitación. A partir de aquí, puedes construir una dirección estratégica y poner en marcha iniciativas para mejorar tu organización y fomentar una experiencia moderna del empleado.

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2. Plantilla del plan de desarrollo de personal

Ideal para el desarrollo de los empleados

Para seguir siendo competitivas en el mercado, las empresas deben invertir en sus empleados. Utiliza esta plantilla para evaluar al distinto personal del equipo y hacerte una idea de tus objetivos profesionales y de las medidas de capacitación o acción que deberán adoptar. Este plan de desarrollo también puede desempeñar un rol útil en la retención, la identificación de nuevos conjuntos de habilidades y el mapeo del recorrido de la experiencia del empleado.

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3. Plantilla de análisis de las carencias del personal

Ideal para identificar oportunidades de capacitación para empleados y equipos

Con esta plantilla, las empresas pueden identificar las lagunas y carencias en los niveles de cualificación de los empleados y de la organización. La plantilla incluye espacio para la competencia deseada, planes de acción para mejoras y plazos. Cuando una empresa conoce las aptitudes y carencias de sus empleados, puede emprender ejercicios de capacitación y complementación de productos para ayudarlos a desempeñar sus funciones con mayor eficacia.

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4. Plantilla del plan de transición del personal

Ideal para jubilaciones previstas y otros cambios de roles previstos

El cambio de personal es inevitable. Las organizaciones deben planificar bien las jubilaciones y las renuncias, especialmente para los roles de alto nivel. Con listas de comprobación y fechas de transición, esta plantilla puede ayudar a una empresa a planificar futuros cambios de funciones para garantizar que los empleados entrantes no pierdan el ritmo en sus nuevos roles.

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5. Plantilla de previsión de personal

Ideal para prever futuras necesidades laborales

Las empresas necesitan planificar las tendencias internas y externas que afectarán a sus operaciones cotidianas en el futuro. Esta plantilla incluye entradas y preguntas que te permiten analizar exhaustivamente la demografía y la situación de tu personal. Hacerlo puede ayudarte a crear planes de acción y regímenes de capacitación eficaces para ti y tus empleados.

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6. Plantilla de análisis individual del personal

Ideal para analizar una plantilla a un nivel más individual

Utiliza la plantilla de análisis individual del personal para evaluar a tu personal como una suma de sus partes. Introduce la información de los empleados para ver una comparación por equipos y departamentos en cuanto a experiencia, nivel de cualificación, salario, etc. Este proceso puede poner de relieve áreas de mejora y ayudar a las empresas a establecer nuevos objetivos estratégicos y a poner en marcha iniciativas de desarrollo de los empleados, factores que pueden mejorar el compromiso de los empleados.

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7. Plantilla de personal de atención al cliente

Ideal para examinar los niveles de servicio al cliente por departamentos

Ofrecer una experiencia del cliente (CX) excepcional debería ser una de las prioridades de toda empresa. La forma en que tratas y atiendes a los clientes influye directamente en el éxito que tendrás en la captación de nuevos negocios y el establecimiento de relaciones a largo plazo. Nuestra plantilla de personal de atención al cliente contiene entradas para analizar las seis métricas de servicio de atención al cliente que todo equipo de soporte debe controlar.

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Cómo introducir una plantilla de planificación de personal en tu equipo

La creación de una plantilla de planificación de personal eficaz es solo la mitad de la batalla. Asegúrate de que tu organización se comprometa con la nueva estrategia para que las operaciones se desarrollen según lo previsto. Aquí tienes algunas formas de hacerlo.

Crear una visión unificada

Cada integrante del equipo debe alinearse con tu plantilla de planificación de personal. Compártela con las principales partes interesadas, como directivos, profesionales de RR. HH., jefes de departamento, tu help desk de uso interno colectivo y otros miembros relevantes de tu organización, para que todos conozcan el propósito de tu nueva estrategia. Podrás garantizar una implementación sin problemas cuando todo el personal esté de acuerdo y comprenda sus roles en el plan de personal.

Establecer criterios de éxito

Las plantillas de planificación de personal pueden generar éxito organizativo, pero su eficacia depende de tus propios puntos de referencia. No te limites a introducir una nueva plantilla, introdúcela con indicadores clave de rendimiento (KPI) y datos de personal claros y medibles. Al definir los objetivos, darás a tu organización la dirección necesaria para aprovechar al máximo tu nueva estrategia.

Mantenerse flexible

El mero hecho de desarrollar una plantilla de planificación de personal no significa que sea el todo y el fin de tu estrategia organizativa. A medida que pase el tiempo, comprueba los puntos de referencia establecidos previamente para supervisar tu rendimiento. Si necesitas hacer ajustes de estrategia, no te sientas encadenado por tu plan actual y revísalo si es necesario.

Explora herramientas externas como software de help desk o software de experiencia del empleado si crees que hará que tu organización sea productiva.

Optimiza la planificación y administración de personal con Zendesk y Tymeshift

Las plantillas de planificación de personal pueden ayudarte a establecer una dinastía organizativa, pero solo son una pieza del rompecabezas. La administración de personal (WFM) es un conjunto de procesos que las empresas utilizan para gestionar empleados y recursos y optimizar la productividad, y las estrategias de WFM pueden orientar tu planificación.

Dicho esto, la WFM puede llevar mucho tiempo, sobre todo si se utilizan hojas de cálculo. Cuando administras personas, llevas a cabo la programación y necesitas comprender la actividad de tus empleados, una herramienta de WFM puede ayudarte; ahí es donde entramos nosotros.

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