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Cómo dominar la administración de cambios

Por Rachel Palad, Gerente sénior de marketing de productos

Publicado 16 Julio 2019
Última modificación realizada 16 Julio 2019

A medida que una empresa crece en tamaño y complejidad, ocurre lo mismo con la naturaleza de los problemas de sus clientes. A causa de esto, las empresas modernas necesitan evaluar y actualizar constantemente las herramientas, los procesos y los sistemas que utilizan para resolver los problemas de los clientes.

Tanto si una empresa quiere aumentar sus soluciones de atención al cliente para utilizar plataformas de rápido crecimiento como Slack para la colaboración, o si desea añadir el desvío basado en habilidades a sus flujos de trabajo, es fundamental que los equipos puedan añadir nuevas funciones rápidamente sin temor a alterar los sistemas existentes. Para hacerlo correctamente, las empresas tienen que cambiar las buenas prácticas de administración.

La administración de cambios es un método estructurado diseñado para organizar a las personas, los procesos y la tecnología de manera que los cambios se implementen sin dificultades en la compañía. Cuando se ejecuta correctamente, la implementación metódica de la administración de cambios ayuda a garantizar una transición perfecta y eficiente de lo antiguo a lo nuevo, incluso en las organizaciones más grandes.

La administración de cambios es una disciplina con una importancia única para las corporaciones. Para las compañías que operan a gran escala, algo tan sencillo como una configuración nueva para su software de soporte podría traer consecuencias indeseadas en varios equipos, funciones y regiones geográficas. Es importante que las organizaciones puedan innovar ágilmente y adoptar funciones y soluciones nuevas, sin crear caos.

Lo bueno es que con un poco de planificación y las herramientas adecuadas, las compañías no deben sentirse temerosas del cambio. Cuando se realizan correctamente, los cambios son una experiencia positiva tanto para las compañías como para los clientes. Estas son algunas sugerencias que pueden ayudar a cualquier organización a realizar cambios:

Hazte las preguntas difíciles al principio

El primer paso para ejecutar un cambio de cualquier tamaño dentro de una organización es hacer una evaluación precisa de dónde se encuentra la compañía en el presente y a dónde quiere estar en el futuro, así como definir una serie de objetivos que se puedan usar para medir los avances.

Antes de emprender cualquier cambio, le corresponde a la compañía evaluar su solución actual y la experiencia que facilita a sus clientes. Es importante comprender cómo y por qué fue implementada la solución actual, qué sacrificios técnicos se hicieron, qué funcionó bien y las dificultades que están impulsando el cambio.

Esta también es una buena oportunidad para evaluar qué proveedores está usando una compañía, y comenzar a trabajar en un plan para introducir los cambios en la organización una vez que se hayan implementado.

Involucra a las personas adecuadas

Cuando llegue el momento preciso de iniciar el proceso de cambios, es importante que las compañías entiendan el impacto que ese proceso tendrá en el personal de la organización. Entre otras cosas, conviene invitar a los grupos adecuados desde un principio, se debe ganar la confianza de las personas clave para conseguir su colaboración, hay que definir un plan claro para comunicar los cambios a la organización y también es necesario contar con una hoja de ruta para que la organización se integre a los flujos de trabajo nuevos.

Más información sobre cómo dar inicio a un proceso de administración de cambios.

Considera el uso de un sandbox

La mayoría de las empresas medianas y grandes cuentan con instalaciones y configuraciones personalizadas en sus sistemas internos. Con tantas variables y dependencias internas, no es nada raro causar estragos incluso en las máquinas mejor engrasadas a la hora de probar e implementar soluciones nuevas.

Una de las herramientas más potentes para las compañías que buscan una manera segura y eficaz de realizar cambios en sus flujos de trabajo consiste en un entorno de sandbox.

Un sandbox es un entorno de prueba separado del entorno real en donde las compañías pueden duplicar todos sus sistemas, o solo parte de ellos, incluyendo automatizaciones, metadatos e información de los clientes. Los sandboxes les permiten a las compañías experimentar con cambios en sus sistemas dentro de un entorno controlado antes de exponer a los clientes o a la organización en su conjunto a dichos cambios.

Al trabajar dentro de un sandbox, se elimina gran parte del riesgo de implementar cambios en los sistemas existentes. Los sandboxes son una manera ideal de experimentar e innovar a la vez que se reducen al mínimo las alteraciones y se limita el riesgo operativo al entorno de producción actual.

Los sandboxes también le permiten a las compañías someter sus cambios a pruebas rigurosas antes de introducirlos. Puesto que los sandboxes son una réplica del entorno real de una compañía, le permiten a los desarrolladores entender todo lo que va a suceder cuando los cambios se realicen en la vida real.

Conclusión

Un método disciplinado en la administración de cambios puede ayudar a las compañías de todos los tamaños a abordar hasta las transiciones más complejas con plena confianza. Al tomarse el tiempo de alinear al personal, los procesos y la tecnología con sus objetivos de negocio, las organizaciones pueden aumentar la adopción de nuevos flujos de trabajo y nuevas soluciones, lo que da lugar a que tanto las personas clave dentro de la compañía como los clientes se sientan más satisfechos.

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