Automatización de onboarding: qué es, proceso y beneficios

No importa si es un CEO o un representante de servicio al cliente: todos tienen un primer día en un nuevo trabajo. Si bien ese primer día puede ser emocionante tanto para el empleado como para el empleador, las empresas necesitan perfeccionar su onboarding de empleados para garantizar que el primer día, semana, mes y más allá transcurran lo más sin problemas posible. Cuanto más rápido los nuevos empleados obtengan la información que necesitan, más rápido pueden convertirse en ese empleado estrella que recursos humanos (RH) vio en el proceso de entrevista.

Afortunadamente, las organizaciones pueden adoptar la automatización de onboarding de empleados para optimizar el proceso de incorporación. En esta guía, cubrimos el onboarding automatizado de empleados en detalle, por qué es mejor que el onboarding manual y cómo puedes usarlo para desarrollar nuevos empleados estelares.

Más en esta guía:

• Onboarding manual vs. onboarding automatizado
• 5 métodos para automatizar el onboarding de empleados
• Beneficios de un proceso de onboarding automatizado
• Mejores prácticas de automatización de onboarding de empleados
• Preguntas frecuentes
• Automatiza el onboarding de empleados con Zendesk para RH

Onboarding manual vs. onboarding automatizado

El onboarding es crucial para integrar empleados en una organización y fomentar el compromiso de los empleados. Cuanto más rápido aclimatas a los nuevos empleados, más rápido pueden convertirse en contribuyentes valiosos para tu empresa. Pero no puedes simplemente lanzarles algunos documentos y esperar que absorban conocimiento. En cambio, necesitas desarrollar un enfoque repetible, y puedes hacer esto mediante onboarding manual u onboarding automatizado.

El onboarding manual generalmente implica que los nuevos empleados interactúen directamente con el departamento de RH y miembros establecidos del equipo a través de múltiples reuniones, comunicación por correo electrónico o una combinación. Si bien el onboarding debe tener algún nivel de interacción personal, confiar estrictamente en un enfoque manual puede causar ineficiencias para tu equipo. Esto se debe a que:

• Múltiples reuniones en persona o en línea pueden consumir mucho tiempo y pueden resultar en que los representantes de RH se retrasen en otras tareas.
• Si tienes múltiples representantes de RH, la información cubierta en la capacitación puede ser inconsistente.
• Puede ser difícil rastrear el progreso y monitorear qué tan bien el nuevo empleado está aprendiendo la información.

El onboarding automatizado optimiza el proceso de incorporación al incorporar IA y automatización. Las empresas pueden hacer esto con procesos como automatización de flujos de trabajo y optimización de centros de conocimiento. En general, crea una experiencia eficiente para los nuevos empleados y representantes de RH porque:

• La IA puede ayudar a los nuevos empleados a obtener la ayuda que necesitan, rápido.
• La automatización resulta en un proceso de onboarding efectivo, repetible y escalable.
• Puede eliminar tareas repetitivas, permitiendo que los empleados terminen el onboarding más rápido y que los representantes de RH se enfoquen en tareas más importantes.

5 métodos para automatizar el onboarding de empleados

Puedes automatizar tu proceso de onboarding de empleados de varias maneras. Aquí están algunas de las más impactantes.

1. Participa en la automatización de flujos de trabajo

La automatización de flujos de trabajo es un proceso que las empresas usan para automatizar tareas rutinarias y optimizar actividades organizacionales. Puede involucrar cualquier cosa, desde rastrear automáticamente el onboarding de empleados hasta usar IA para filtrar currículums y automatizar el proceso de contratación.

Las organizaciones pueden usar la automatización de flujos de trabajo para optimizar tareas de onboarding como envío de documentos, aprobaciones, seguimientos y más en el contexto del onboarding de empleados. Las empresas también pueden identificar y automatizar solicitudes comunes de nuevos empleados durante su trayectoria laboral.

2. Ofrece servicio 24/7 con bots de IA generativa

Los nuevos empleados tienen preguntas, y algunos tienen muchas. Si bien necesitan respuestas, es ineficiente para ellos enviar mensajes repetidamente a un colega o a un representante de RH. En cambio, puedes aprovechar la IA generativa para ayudar en el proceso de onboarding.

Los agentes de IA, un chatbot avanzado impulsado por IA generativa, pueden proporcionar a los nuevos empleados soporte las 24 horas del día. Estos asistentes virtuales pueden proporcionar respuestas instantáneas y precisas a tus empleados, dirigirlos a recursos útiles y más. Esto puede ser útil cuando los gerentes están ocupados o fuera de la oficina y puede cerrar la brecha entre las diferencias de zona horaria del equipo.

3. Crea contenido de centros de conocimiento más rápido usando IA generativa

Una base de conocimiento es la Biblioteca de Alejandría organizacional. Es una fuente de información que los clientes y empleados pueden usar para encontrar información sobre productos, servicios o temas relacionados con la industria de una empresa. Los empleados típicamente pueden acceder a manuales de empleados, información de productos o software y otra documentación importante para fines internos.

Puedes usar IA generativa para ayudarte a construir una base de conocimiento con IA que puede ayudarte a identificar brechas de conocimiento, crear contenido más rápido y ayudar a los nuevos empleados a encontrar los recursos que necesitan. Esto puede facilitar el onboarding, resultando en un desarrollo más rápido y mayor satisfacción de los empleados.

4. Optimiza cómo operas con insights y reporting impulsados por IA

La inteligencia artificial puede proporcionar a tu equipo información valiosa que puedes usar para mejorar tus procesos de onboarding. Esto puede incluir:

• Reporting impulsado por IA que destaca ineficiencias de procesos, tendencias de onboarding y indicadores clave de desempeño (KPIs) de servicio al cliente. Esto puede identificar oportunidades de mejora que puedes usar para mejorar el onboarding.
• Sugerencias de macros permiten a los administradores asistir con interacciones de servicio al cliente y resolver tickets más rápido al ofrecer sugerencias basadas en preguntas comunes y brechas de conocimiento.
• Sugerencias de intención dicen a los administradores exactamente qué automatizar según el historial de conversaciones.

A través de características como estas, puedes monitorear el desempeño y ajustar tus procesos cuando sea necesario.

5. Mejora la calidad del servicio de onboarding con QA impulsado por IA

El aseguramiento de calidad (QA) es un enfoque que garantiza que los productos y servicios cumplan o superen las expectativas, y en el contexto del onboarding, el QA puede ayudarte a garantizar que los nuevos empleados se pongan al día. Con la ayuda de una solución de IA como Zendesk QA, puedes usar inteligencia artificial para evaluar el 100 por ciento de las conversaciones de agentes de soporte. Esto puede ayudar a los gerentes a dar retroalimentación en tiempo real y proporcionar sesiones de coaching a los nuevos empleados. De esa manera, pueden aprender en el trabajo y convertirse en empleados calificados más rápido.

Beneficios de un proceso de onboarding automatizado

El onboarding automatizado puede ayudar a tu organización de varias maneras. Aquí están algunos de los principales beneficios que verás en tus operaciones.

Mayor eficiencia

El onboarding automatizado optimiza tareas administrativas, reduciendo la necesidad de trabajo manual. Por ejemplo, en lugar de tener a un representante de RH verificando manualmente con un nuevo empleado para asegurar que complete los pasos de onboarding requeridos, un sistema de flujo de trabajo automatizado puede mantener al nuevo empleado avanzando durante todo el proceso sin intervención humana. Esto puede ayudar a RH a enfocarse en otras tareas importantes mientras se asegura de que el nuevo empleado aprenda y progrese sin problemas.

Experiencia del empleado mejorada

Un proceso de onboarding automatizado proporciona a los nuevos empleados un comienzo más fluido en sus carreras y mejora su experiencia del empleado (EX). A través del autoservicio impulsado por IA, bots de IA generativa y otras formas de automatización de onboarding, los nuevos empleados obtienen las respuestas que necesitan rápido. Hacerlo puede ser un componente clave de la gestión de experiencia del empleado (EXM) y los hace felices desde el primer día.

Ahorro de tiempo mejorado

La automatización puede acelerar el onboarding, permitiendo que los nuevos empleados sean productivos más rápido. Por ejemplo, en lugar de programar múltiples reuniones uno a uno, los nuevos empleados pueden usar recursos de autoayuda y bots para responder preguntas y ponerse al día. Esto permite que los empleados aprendan rápidamente y contribuyan a sus equipos antes.

Ahorro de costos y escalabilidad impulsados

Con el onboarding manual, puede haber un límite en cuántos nuevos empleados puedes incorporar a la vez. Si cada paso de onboarding requiere una reunión en persona o una tarea que un representante de RH debe aprobar, puede crear un cuello de botella severo en tus operaciones. Con automatización, puedes ahorrar dinero al permitir que los representantes de RH se enfoquen en tareas manuales más importantes mientras proporcionas la escalabilidad que necesitas para incorporar múltiples empleados simultáneamente.

Mejores prácticas de automatización de onboarding de empleados

Finalmente, antes de embarcarte en la automatización de onboarding, querrás seguir algunas mejores prácticas. Aquí están nuestros principales consejos.

Protege datos sensibles de empleados

Como con cualquier automatización, debes proteger la información de los empleados durante el onboarding. Asegúrate de que cualquier sistema que uses venga con medidas de protección de seguridad como cifrado y controles de acceso seguros, y sigue las mejores prácticas de ciberseguridad durante todo el proceso.

En Zendesk, podemos ayudarte a proteger datos sensibles de empleados con características de privacidad y seguridad de nivel empresarial como permisos departamentales, enmascaramiento de datos, claves de cifrado avanzadas y más. Asegurar que tengas protecciones como estas salvaguarda la información personal y genera confianza con los nuevos empleados.

Considera cómo se entrenan tus herramientas de IA

Qué tan efectiva es tu automatización de onboarding puede atribuirse directamente a la calidad de los datos con los que se entrena la herramienta de IA. Asegúrate de entrenar tu sistema usando datos precisos y completos para proporcionar soporte confiable. Por ejemplo, nuestra IA está preentrenada en modelos de intención de RH y TI, lo que significa sin largos tiempos de implementación y servicio al empleado más rápido y preciso.

Automatiza rápidamente creando una base de conocimiento

Una base de conocimiento bien estructurada es crucial para un proceso de onboarding fluido. Asegúrate de que tu biblioteca interna esté llena de artículos útiles, páginas de preguntas frecuentes, guías de cómo hacer y otra información de onboarding relevante.

Además, considera usar un bot para ayudarte a construir esa base de conocimiento y hacerla más fácil de usar para nuevos empleados y empleados. Con Zendesk, puedes conectar tu bot directamente a tu información para que pueda responder preguntas comunes de onboarding y dirigir a los nuevos empleados a artículos útiles. Desde ahí, puedes conectarlo a tus sistemas backend para automatizar tus procesos de onboarding aún más.

Monitorea y mejora el proceso

Participa en monitoreo y mejora continuos para garantizar que tu proceso de onboarding sea eficiente. Monitorea análisis y KPIs como satisfacción de los empleados, y apóyate en sistemas de QA automatizados para tener una idea de cómo está funcionando tu sistema. También podrías preguntar directamente a los empleados cómo fue su onboarding después de completarlo.

Preguntas frecuentes

Automatiza el onboarding de empleados con Zendesk para RH

Las empresas necesitan un plan para el onboarding de empleados para que los nuevos empleados puedan aclimatarse lo más rápido posible. Si bien muchos pueden optar por un enfoque manual, la automatización de onboarding puede optimizar tus procesos y crear empleados más eficientes. Para eso, necesitas el socio adecuado que esté contigo para el onboarding y más allá.

En Zendesk, nuestra solución de servicio al empleado puede ayudar a tus equipos de RH y TI a apoyar a los empleados en los momentos que más importan, ya sea incorporando nuevos empleados, respondiendo preguntas sobre beneficios, gestionando solicitudes de licencia o procesando offboarding. Con capacidades poderosas de autoservicio, automatización avanzada y gestión de casos integrada, Zendesk puede ayudarte a entregar servicio de primer nivel mientras mantienes los costos bajos. No solo eso, sino que Zendesk es personalizable, fácil de integrar con tus sistemas existentes y tiene un costo total de propiedad bajo.

Descubre más sobre cómo Zendesk para servicio al empleado puede optimizar tu entrega de servicio de RH.