Software de gestión de ventas: todo lo que necesitas saber

El software de gestión de ventas es una herramienta que ayuda a las empresas a gestionar los procesos de negocio de un extremo a otro. Desde administrar el embudo de ventas hasta monitorear el desempeño de los representantes, es un gran aliado para hacer que tu equipo sea más productivo y rentable.

En este artículo aprenderás:

• ¿Qué es un software de gestión de ventas?
• ¿Qué es un software de ventas y facturación?
• ¿Qué es un software de ventas y stock?
• ¿Qué es un software de ventas y marketing?
• ¿Cuál es la importancia de un software de gestión de ventas?
• ¿Por qué tener un software de ventas y facturación?
• ¿Por qué tener un software de ventas y stock?
• ¿Por qué tener un software de ventas y marketing?
• ¿Qué debe tener un software de ventas?
• ¿Cuáles son los software para ventas?
• ¿Vale la pena tener un software de gestión de ventas en comercios minoristas?
• ¿Cómo elegir un software de ventas para Pymes?
• ¿Cuáles son las etapas para implementar un software de gestión de ventas en una empresa?

¡Adelante!

¿Qué es un software de gestión de ventas?

Un software de gestión de ventas es una herramienta que facilita la gestión del departamento comercial. También conocido como CRM, captura automáticamente información sobre tus leads y clientes, a la que tu equipo de ventas puede acceder, analizar y actuar en consecuencia.

Guarda todas las interacciones entre un representante de ventas y un cliente potencial o actual: cada correo electrónico, llamada, mensaje o demostración.

También se puede utilizar para tomar notas sobre las preferencias del cliente, programar reuniones y recordar a los representantes que envíen correos electrónicos de follow-up.

En resumen, el software de ventas simplifica el proceso de nutrir clientes potenciales y mantener relaciones duraderas con los clientes existentes.

Lee también: Software de CRM de ventas: ¿qué es y para qué sirve?

¿Qué es un software de ventas y facturación?

El concepto de software de ventas y facturación se refiere a una herramienta que te permite gestionar todos los aspectos financieros del departamento comercial, incluyendo, pero sin limitarse a:

• pronóstico de ventas;
• volumen de ventas en un período determinado;
• creación y envío de facturas personalizadas, recibos de ventas y presupuestos;
• seguimiento de ventas, gastos y ganancias;
• controle y administración de impuestos o tarifas;
• transacciones en varias monedas;
• creación de órdenes de compra;

• configuración de pagos recurrentes para ahorrar tiempo;
• configuración recordatorios de retraso para que los pagos se cobren automáticamente.

Si quieres aprender más sobre el papel de un software de ventas y facturación, quizás te interese leer: Administración de compras y ventas: ¿cómo mejorar hoy?

¿Qué es un software de ventas y stock?

Por definición, un software de ventas y stock es una herramienta que te permite ver problemas y oportunidades en la gestión de tu cartera de productos o servicios. Entre las principales funciones que debe buscar en dicho software se encuentran:

• seguimiento de inventario en tiempo real;
• valor de inventario en tiempo real;
• puntos de venta que deben reabastecerse;
• alertas de stock bajo;
• gestión de compra y venta de insumos;
• número ilimitado de clientes, productos, servicios y códigos de seguimiento.

¿Te interesas por un software de ventas y stock? Lee: Sistema de control de ventas: ¿qué es y para qué sirve?

¿Qué es un software de ventas y marketing?

Un software de ventas y marketing es una herramienta que centraliza los esfuerzos de atracción, nutrición y conversión de clientes en una única plataforma, compartida entre los profesionales de la comunicación y los representantes de ventas.

Es una excelente medida para asegurar que las personas atraídas por los esfuerzos de marketing estén alineadas con el perfil trazado en la estrategia comercial de la empresa.

¿Cuál es la importancia de un software de gestión de ventas?

Mencionamos que los softwares para el departamento de ventas simplifican el proceso de nutrir clientes potenciales y mantener relaciones duraderas con los clientes existentes. Sin embargo, ¿cuál es su relevancia en el flujo de trabajo de los representantes?

Mejora la gestión de contactos

La plataforma de gestión de ventas puede salvar toda la información pertinente de los clientes en una base de datos, así como las interacciones de tus representantes con ellos. Esto genera un perfil integrado y completo de cada persona que compra tus productos y servicios, lo que te ayuda a entenderlos mejor y, por tanto, ofrecer una atención mucho más personalizada.

Y esto es algo muy valioso. Según el Informe de Tendencias en CX 2023 de Zendesk, el 70% de los consumidores gastan más en empresas que ofrecen experiencias de los clientes fluidas, personalizadas y sin problemas.

No te quedes a oscuras sobre lo que tus clientes quieren de tu empresa en 2023. Descarga gratis el Informe de Tendencias en CX 2023 de Zendesk aquí.

2. Facilita la administración de leads

Generar clientes potenciales no es un trabajo fácil, pero moverlos más abajo en el embudo de conversión es aún más difícil. Afortunadamente, las características del software de administración de ventas ayudan a las empresas a capturar información de prospectos en cada punto de contacto. De esa forma, no solo no pierdes de vista ninguna oportunidad, sino que también cuentas con los datos necesarios para aumentar tus posibilidades de éxito.

3. Optimiza el pipeline de ventas

Los emprendedores exitosos saben que la gestión eficiente del ciclo de ventas puede ser la diferencia entre una empresa que toma la delantera en el mercado y una que se mantiene a la sombra de la competencia.

Un software de ventas te permite ver de comienzo a fin todo el proceso e identificar exactamente en qué etapa se encuentra un cliente. Esta información brinda la oportunidad de realizar acciones específicas y dirigidas al avance del proceso.

4. Automatiza los flujos de trabajo

¿Sabías que 8 de cada 10 líderes empresariales cree que la automatización de tareas aumenta la productividad de todos los involucrados?

Los softwares de gestión de departamento de ventas ofrecen la posibilidad de automatizar procesos que, de otra manera, los agentes tendrían que hacer. Esto aumenta la productividad y permite que el equipo de ventas se concentre en aquello que realmente requiere de su atención: el cierre de tratos.

5. Obtén reportes y analíticas

Rentabilidad, conversiones, retención de clientes… Estos son solo algunos ejemplos de cifras que debes chequear a menudo para evaluar la salud de tu negocio.

A partir de datos concretos, eres capaz de analizar los resultados de todas las operaciones relacionadas con ventas y corregir aquellos aspectos donde hace falta e impulsar aún más los tratos.

A la hora de hablar sobre cuáles son los sistemas utilizados en la gestión de ventas, existen muchos más. Dependiendo de la naturaleza de tu negocio y la tecnología que emplees, lo que debe tener un software de ventas puede variar.

Asegúrate de analizar a profundidad la herramienta o software de ventas que desees utilizar en tu empresa, de manera que cuente con todas las utilidades que buscas.

¿Por qué tener un software de ventas y facturación?

Ahora que ya sabes qué es un software de ventas y facturación, te brindamos algunas razones basadas en datos para implementar este sistema en tu empresa. ¡Echa un vistazo!

1. Para hacer inversiones inteligentes

De acuerdo con un estudio de Gartner, el 55% de los líderes de ventas no confía en que sus proyecciones sean precisas. Un software de ventas y facturación permite que analices las oportunidades y los riesgos de cada acción comercial, además de facilitar la toma de decisión acerca de inversiones y desarrollo de mercado.

Lee más: ¿Cómo hacer análisis para la toma de decisiones estratégicas?

2. Para saber si tu negocio es rentable 

Según un estudio reciente, solo 40% de las empresas es rentable. Esto significa que más de la mitad de las empresas están perdiendo dinero o están a punto de hundirse.

Un software de ventas y facturación permite evaluar la salud financiera de tu organización, incluso:

• el equilibrio entre lo que gastas y lo que generas en ingresos;
• cuál es tu margen de beneficio;
• cuánto necesitas vender para cubrir los costos operativos;
• cuánto has vendido o necesitas vender en relación con tus objetivos.

Te recomendamos leer: ¿Cómo se calcula el margen de utilidad bruta?

3. Para ahorrar dinero

Además de identificar los gastos principales y el impacto que tienen en tu margen de beneficio, el software de ventas y facturación puede ayudarte a ahorrar dinero al presentar la declaración de impuestos anual. Dependiendo del país en el que operes, algunos gastos pueden ser deducibles o reembolsables.

Si quieres saber cuánto dinero ganas antes de que se deduzcan los intereses y los impuestos, lee: ¿Qué es el EBIT y EBITDA? Concepto, fórmula y ejemplos.

¿Por qué tener un software de ventas y stock?

No importa si vendes bienes o servicios: la gestión eficaz de la cadena de suministro es fundamental para el éxito de tu negocio.

Sin embargo, llevar el producto correcto al cliente en el lugar adecuado, en el momento oportuno y con la mejor calidad es un desafío para cualquier empresa.

Afortunadamente, un software de ventas y stock puede hacer este trabajo más simple y más eficiente. ¡Echa un vistazo a las principales ventajas de tenerlo!

1. Para tener más visibilidad de tu inventario

Una investigación sobre supply chain reveló que para el comercio minorista el inventario es preciso solo el 63% de los casos. Este es un problema que puede tener consecuencias negativas en cadena.

Por ejemplo, un cliente compra un producto que está agotado y solo te enteras cuando ha pasado el plazo de envío. El cliente se ve insatisfecho con tu marca y se pone en contacto con el soporte. Esta situación se vuelve aún peor si el equipo de ventas y soporte no tienen acceso a la misma información y le dicen cosas diferentes al cliente.

Un software de ventas y stock corta este problema de raíz.

2. Para cumplir plazos de envío

Un tercio de las empresas perderá el plazo de envío porque vendió un artículo que en realidad no estaba en stock. Como mencionamos en el ejemplo anterior, esto puede conducir a una serie de situaciones desagradables. Incluso si realiza un reembolso por la cantidad gastada por el cliente, es muy probable que pierda la confianza en comprarte nuevamente.

3. Para obtener informes y análisis

Un buen software de ventas y stock es capaz de generar informes y análisis valiosos sobre tus operaciones comerciales, incluyendo:

• tu tasa de rotación de inventario;
• tu tasa de pedidos pendientes;
• la cantidad de productos devueltos;
• la cantidad de productos dañados;
• volumen de ventas;
• picos de ventas eventuales.

¿Por qué tener un software de ventas y marketing?

Un software de ventas y marketing puede ser un gran aliado de tus esfuerzos comerciales. Mira dos razones para implementarlo en tu empresa.

1. Para fomentar la colaboración entre los equipos

Según un estudio reciente, 4 de cada 10 empleados cree que no hay suficiente colaboración en su entorno laboral. Esto significa que casi la mitad de los empleados de una empresa no siente que los equipos trabajen de manera integrada, lo que puede generar desánimo y un sentimiento de falta de propósito.

Con un software de ventas, haces que la comunicación interna sea más fluida y eficaz entre el equipo de marketing, ventas y soporte.

2. Para generar ofertas más relevantes

¿Sabías que el 65% de los compradores dedica 15 minutos o más a comparar productos en línea? Un software de ventas y marketing permite que los vendedores y los expertos en comunicación estén al tanto de las preferencias de los clientes para brindar las mejores ofertas, recomendaciones y condiciones de pago.

¿Qué debe tener un software de ventas?

Si te estás preguntando qué debe tener un software de ventas, toma un papel y un bolígrafo ahora mismo.

Espacio de trabajo unificado

El mejor software de ventas reúne todos los datos de los clientes en un único lugar, lo que ayuda a mantener al equipo de ventas informado y al tanto de las necesidades, expectativas y preferencias de los consumidores.

Visibilidad del recorrido del cliente

Otra característica qué debe tener un software de ventas es la visibilidad, incluso entre diferentes equipos o roles. Zendesk Sell, por ejemplo, te permite aprovechar oportunidades que surgen en otros departamentos. Cuando un ticket de soporte se convierte en preguntas acerca de nuevos productos, el cliente potencial se puede transferir a ventas con unos pocos clics.

Integraciones de apps y sistemas

Sabemos que utilizas otras herramientas para que todo funcione sin inconvenientes. Por eso, es importante que un software de ventas proporcione API ricas y abiertas para conectarse a tu pila de tecnología con facilidad.

Informes y análisis inteligentes

No menos importante, el software de ventas debe brindar informes y análisis inteligentes sobre las principales métricas.

¿Cuáles son los software para ventas?

Como has visto, los software de gestión de ventas también se pueden llamar CRM. En ese sentido, podemos clasificar los sistemas existentes en tres tipos.

El CRM de ventas colaborativo se centra en la integración de datos, personas y procesos dentro de una empresa. A su turno, el CRM de ventas operativo se encarga de la automatización de procesos y tareas repetitivas. Por fin, el CRM de ventas analítico se enfoca en recopilar, almacenar y analizar todos los datos que procesa tu compañía.

Zendesk Sell, por ejemplo, hace todo esto y más para mejorar la experiencia del cliente. Echa un vistazo a las principales funciones de este software de ventas:

¿Vale la pena tener un software de gestión de ventas en comercios minoristas?

La respuesta corta es sí, vale la pena –y te lo explicamos las razones. En el comercio minorista, es difícil mantener a los clientes contentos y alejados de la competencia. Por eso, es importante ofrecer una excelente experiencia en cada interacción, sin importar en qué canal se desarrolle la conversación.

Conocer mejor a tus clientes te permite satisfacer necesidades, identificar preferencias y superar expectativas. Con el software para comercios minoristas de Zendesk, puedes reunir los datos de todas las áreas de tu empresa — inventarios, facturación, historial de compras y más — y descubrir exactamente lo que tus clientes desean.

Ten en cuenta que atrás quedaron los días en que los clientes sólo podían obtener ayuda o información en momentos específicos. En un mundo cada vez más conectado, las personas quieren acceso a las empresas las 24 horas del día, los 7 días de la semana, en cualquier parte del mundo.

De hecho, el Informe de Tendencias en CX 2023 de Zendesk reveló que casi el 80% de los clientes espera un servicio inmediato cuando contacta a una compañía.

Un software de gestión de ventas te ayuda a ofrecer soporte en cualquier canal y garantizar que los clientes obtengan lo que necesitan al instante para que sigan haciendo lo más importante: comprar. Incluso puedes comunicarte de manera proactiva con los usuarios para brindarles información útil en el momento oportuno.

¿Cómo elegir un software de ventas para Pymes?

Un software de ventas para Pymes debe permitir que las empresas diseñen y administren un pipeline que se adapte a sus operaciones.

También debe hacer llamadas, enviar correos electrónicos, programar reuniones desde un único lugar para impulsar la productividad de los equipos.

Además, debe facilitar la conversión de leads en clientes gracias a la obtención del contexto completo de cada persona. Por fin, debe generar informes y análisis automáticos para que los líderes puedan monitorear el rendimiento de los representantes de ventas en tiempo real.

Y lo más importante: es fundamental que el software de ventas para Pymes pueda crecer al ritmo de tu negocio. Es decir, si hoy tienes 20 clientes y mañana 2000, el sistema debe ser capaz de responder al cambio y funcionar sin problemas ni interrupciones.

¿Cuáles son las etapas para implementar un software de gestión de ventas en una empresa?

Las etapas para implementar un software de gestión de ventas en una empresa son: diagnóstico, selección, planificación, configuración, capacitación, ajustes y mejora continua.

Diagnóstico de necesidades

El primer paso consiste en identificar las necesidades de la empresa. Esto puede incluir la evaluación de los procesos de ventas actuales, el rendimiento de los representantes comerciales y la definición de los objetivos de corto y largo plazo.

2. Selección del proveedor

Una vez identificadas las necesidades de la empresa, se debe seleccionar un software de gestión de ventas que cumpla con los requisitos definidos.

Por ejemplo, si encontraste que la tasa de cierre es baja y que los representantes de ventas dedican mucho tiempo a tareas administrativas, una de tus necesidades puede ser aumentar la productividad del equipo mediante la automatización de procesos.

Es esto que debes tener en mente al investigar y evaluar diferentes opciones de software para determinar cuál es el más adecuado para tu empresa.

3. Planificación de la implementación

Ningún plan es infalible, pero definitivamente ocurrirán fallas si no tienes una idea de lo que debe hacerse, cuánto tiempo llevará y qué recursos se necesitan.

En la tercera etapa de implementación del software, debes crear un plan detallado que incluya el cronograma, las tareas específicas y los recursos necesarios para hacerlo de manera efectiva.

4. Configuración del software

Una vez que se ha creado el plan de implementación, debes charlar con el proveedor para configurar el software según las necesidades de la empresa

Las soluciones modernas, como las que diseña Zendesk, te permiten hacerlo en pocas horas y sin conocimientos técnicos. Esto es genial, porque puedes sacar el máximo provecho de las nuevas funcionalidades lo antes posible.

Sin embargo, otros proveedores pueden necesitar más tiempo para incluir la configuración de las opciones de personalización, la integración con otros sistemas y la configuración de los usuarios y permisos.

5. Capacitación de los usuarios

Es importante que los usuarios de la empresa estén capacitados en el uso del nuevo software de gestión de ventas. Esto puede incluir:

• cómo agregar o eliminar datos de clientes;
• cómo monitorear las oportunidades de ventas;
• cómo generar y analizar informes;
• entre otras posibilidades.

Quizás te interese: Entrenamiento de ventas: Guía para diseñar un plan de capacitación exitoso.

6. Pruebas y ajustes

Después de la configuración y capacitación de los usuarios, se deben realizar pruebas exhaustivas del software de gestión de ventas para asegurarse de que funcione correctamente. Si se identifican problemas, este es el mejor momento para hacer los ajustes necesarios. Luego se debe realizar la migración de datos de sistemas antiguos y la integración con otros sistemas.

7. Mejora continua de procesos

Después de las pruebas, los ajustes y la implementación completa, es importante monitorear el uso del software y realizar el mantenimiento necesario para asegurar su correcto funcionamiento. Esto puede incluir actualizaciones de software, reparación de errores y resolución de problemas técnicos.

Lee también: Mejora continua de procesos: 7 pasos recomendados por ITIL V4.

Conoce el software de ventas en línea de Zendesk

En este artículo aprendiste qué es un software de ventas, sus diferentes tipos y usos. También descubriste, basado en datos, razones para implementar un sistema de gestión en tu departamento comercial.

La buena noticia es que Zendesk ha reunido las mejores características de cada uno de los tipos de software de ventas y ha creado una solución completa de ventas. Con esta herramienta puedes:

• Capitalizar las oportunidades tan pronto como surjan;
• Automatizar tareas administrativas y enfocarte en cerrar más tratos;
• Hacer llamadas, enviar correos electrónicos, programar reuniones desde un único lugar;
• Segmentar y filtrar leads en tiempo real;
• Acceder el historial de tratos con unos pocos clics;
• Integrar con otras herramientas del equipo comercial, como MailChimp o Pandadoc.

¿Te animas a disfrutar los beneficios del software de ventas de Zendesk? Solicita tu prueba gratuita.