Matriz de roles y responsabilidades: qué es y qué ventajas tiene

Cuándo hablamos de gestión existen una serie de herramientas disponibles para que esta tarea sea lo más efectiva posible. 

La matriz de roles y responsabilidades se utiliza en gestión de proyectos para la distribución de tareas. 

En este post te explicamos qué es la matriz RACI o matriz de asignación de responsabilidades, y te contamos las 5 ventajas de esta herramienta. 

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En este artículo aprenderás:

• ¿Qué es la matriz de roles y responsabilidades?
• Ejemplo de matriz de roles y responsabilidades
• Beneficios de hacer una matriz de roles y responsabilidades
• Otras funciones de la matriz RACI
• Optimiza el trabajo en equipo con Zendesk

¿Qué es la matriz de roles y responsabilidades?

También conocida como matriz RACI, la matriz de roles y responsabilidades es una herramienta que se utiliza para definir las responsabilidades, papel y obligaciones de cada una de las personas que forman parte de un proyecto.

Literalmente, el modelo RACI es un acrónimo en inglés y significa:

R – Responsible (Responsable);

A – Accountable (Autoridad);

C– Consulted (Consultor);

I – Informed (Informado).

R – Responsable

Estos son los responsables de ejecutar la tarea asignada. O sea, es el colaborador que de hecho hace y entrega lo que fue solicitado. Es quien ejecuta, desarrolla y concluye la tarea. 

A – Accountable

Los que hacen parte del rol de autoridad son las personas —o grupo— propietarios del proyecto a ser ejecutado. Son los que entregan el trabajo realizado por los responsables. Aunque no completen la tarea con sus propias manos, son los responsables últimos por ella. 

C – Consultor

Los consultores son los expertos en el tema del proyecto. Su tarea es brindar al equipo información con valor. Es decir, ellos proporcionan al grupo informaciones realmente útiles para la ejecución de la tarea. 

I – Informado

La función de este grupo es mantenerse informado sobre el estatus de la ejecución de la tarea. Estas personas cuidan de la performance y entrega. Necesitan recibir información sobre el inicio, conclusión, o cualquier actividad que genere impacto en la rutina del proyecto.

Ejemplo de matriz de roles y responsabilidades

En un proyecto de integración de sistemas y softwares, la matriz RACI sería así:

• Responsible: Desarrolladores y programadores que realizan las integraciones;
• Accountable: Gerente del proyecto, el responsable de aceptar y validar la entrega;
• Consulted: Los usuarios clave de los sistemas que serán integrados. Los profesionales con más experiencias en este proyecto y también quienes patrocinan a los programadores y desarrolladores;
• Informed: Los usuarios finales que verán el impacto de las funcionalidades del nuevo sistema.

Beneficios de hacer una matriz de roles y responsabilidades

1. División de tareas

La matriz de RACI elimina problemas de división de las tareas. La herramienta ayuda a delegar con precisión quién hace qué en el proyecto.

2. Simplifica la comunicación

Es verdad que una matriz de roles y responsabilidades no es suficiente para que todo malentendido desaparezca. Sin embargo, cuando se tienen bien claras las responsabilidades de cada persona dentro de un proyecto, la comunicación es más sencilla; ya que es más fácil saber con quién hablar sobre cada tema.

3. Facilidad de relevamiento de informaciones

Como la matriz RACI permite saber quién es el responsable por cada tarea, resulta más sencillo recabar información sobre el estatus del proyecto. 

4. Mejora la productividad

Una vez que la comunicación es más clara y el manejo de la información también, la productividad del equipo mejora. A fin de cuentas, a la hora de ejecutar las tareas, además de tener una persona o grupo para cada una de ellas, es útil saber cómo se han repartido las responsabilidades. 

5. La distribución de trabajo es más adecuada

La matriz de roles y responsabilidades permite que la distribución de trabajo sea más justa y adecuada.

Otras funciones de la matriz RACI 

En la formulación original, la matriz de roles y responsabilidades tan solo cuenta con cuatro tipos de responsabilidades. Sin embargo, en el día a día otras necesidades pueden aparecer, y es necesario incluir otras funciones en la matriz, por ejemplo: 

• M – Manager: Es la persona responsable por la entrega del proyecto, pero no por la aprobación. 
• B – Backup: En caso de que ocurra un imprevisto, el backup es la persona responsable por sustituir al primer responsable por la tarea. Esta posición exige mucha responsabilidad, se debe recurrir a ella solo cuando exista la necesidad. 
• N – Notify: ¿Te acuerdas de los informados? Aquellas personas que debían ser notificadas sobre las entregas y tareas que impactan en el cotidiano. Los notificados, entonces, son las personas que son notificadas solo cuando una tarea es finalizada. Por ejemplo, cuando un desarrollador finaliza una tarea que otra persona necesitaba para comenzar la suya. 
• O – Originator: Esta es la persona que crea una tarea. Tener claro quién es esta persona es importante para aclarar dudas u obtener otras informaciones importantes.

Ahora sabes por qué la matriz de roles y responsabilidades es fundamental para una mejor gestión de tu proyecto. ¿Cómo repartes las responsabilidades de cada una de las personas cuando actúan en conjunto? 

Para que una herramienta de este tipo tenga éxito dentro de una organización, una comunicación efectiva es esencial. ¿Qué sabes sobre gestionar la comunicación en la empresa con un plan de comunicación organizacional? Aquí tienes algunos tips: 

• Haz un diagnóstico de tu situación actual; 
• Determina objetivos;
• Diseña acciones individuales y colectivas; 
• Ejecuta y evalúa tu plan; 
• Corrige acciones y objetivos. 

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